監査における売掛金の残高確認は電子化できる？メリットやポイントを解説

監査における売掛金の残高確認とは？

監査における売掛金の残高確認とは、監査人が企業の取引先へ確認を依頼し、会社の帳簿上の売掛金残高について、取引先から監査人が直接回答を入手する監査手続です。財務諸表項目について、十分かつ適切な監査証拠を入手するために用いられる、代表的な監査手続の一つです。

売掛金は、架空計上や計上時期の誤りなどの虚偽表示が生じる可能性があります。監査では、企業が作成した内部データだけでなく、外部から入手した監査証拠を組み合わせて検討することが重要です。

なお、監査目的で行う残高確認の手続きは、企業が日常的に行う一般的な売掛金管理とは目的が異なるため、留意しましょう。

従来の残高確認（紙媒体）の課題

従来主流であった紙媒体の残高確認には、実務上多くの課題があります。

たとえば、発送時の封入・郵送、回収時の仕分け・保管といった紙特有のアナログ作業は自動化しづらく、事務負担が大きくなりやすいです。

また、郵送によるタイムラグや紛失、誤送付のリスクに加え、進捗をリアルタイムで把握できないことから回答状況を管理しにくい点も課題として挙げられます。確認漏れや再送のための手配といった工数も発生するでしょう。

残高確認は、監査の規模によっては多数の取引先に実施されるため、確認状の作成・発送・回収に加え、回答状況の管理も煩雑になりやすい手続です。

紙による確認作業は、監査人だけでなく、書類を準備する被監査会社や対応する取引先（回答者）にも事務負担をもたらします。

監査の残高確認を電子化するメリット

残高確認を電子化するメリットとして、以下の内容が挙げられます。

• 監査対応の工数を削減できる
• 監査スケジュールを短縮しやすい
• コスト削減につながる
• 進捗管理が容易になる

第一のメリットは、監査対応にかかる工数を削減できる点です。書類の準備や発送、回収管理の負担が軽減され、担当者は他の業務に集中できます。

また、Web上で対応できる取引先との手続きでは、郵送に要する時間を削減し、回答を入手するまでの時間を短縮できる可能性があります。リモートワークにも対応できるため、社外で対応が必要な場合も業務を継続できるでしょう。

さらに、紙代・封筒代・郵送費・印刷にかかる人件費といったコスト削減も期待できます。

システム上で確認状況をリアルタイムに可視化できるため、進捗管理が行いやすく、未回答先へのフォローもスムーズに行うことが可能です。

残高確認に使われる主な電子化プラットフォーム

残高確認の電子化を進める際、一般的に電子化プラットフォームが利用されます。

代表的なサービスとして「Balance Gateway」が挙げられます。Balance Gatewayとは、大手監査法人の出資により設立された会計監査確認センターが運営するプラットフォームです。残高確認状の作成・発送・回収までをWeb上で一元管理することができます。

銀行確認状の電子受付にも対応している点が特長です。

残高確認の電子化を進めるためのポイント

残高確認の電子化をスムーズに進めるためには、事前の準備が重要です。

電子化を導入する場合は、被監査会社の同意や取引先のメールアドレス確認が必要となり、従来の業務フローの変更が障壁になりやすいでしょう。

また、自社の経理システムやERPとの連携の検証、および監査法人や取引先と事前に運用を調整することも欠かせません。

少しでも手続きを簡略化したい場合、担当者情報が事前登録されている「認証済回答者」の仕組みを活用するのが有効です。すでに金融機関をはじめ、ソフトバンクや京セラなどの大手企業も多数登録しています。

取引先が上記のプラットフォームに登録済みであれば、メールアドレス等の確認フローを省略できるケースもあり、よりスムーズに手続きを進められます。事前に自社の取引先の登録状況を確認しておくとよいでしょう。

監査対応をスムーズにするには、日頃の債権管理体制の整備も重要

監査の残高確認を電子化すると、監査対応にかかる工数を削減できるなど、さまざまなメリットがあります。

ただし、残高確認の電子化は、あくまで監査時の対応を効率化するための方法です。日頃の売掛金データが正確に管理されていない場合、電子化しても確認作業の手戻りが発生するでしょう。監査対応をスムーズに行うためには、日頃の売掛金管理体制の整備が重要です。

体制整備には、請求書の送付・入金消込・仕訳作成・残高管理・督促まで、一気通貫で業務ができるシステムを導入するとよいでしょう。

「バクラク債権管理」は、取引先へのリマインドや未入金の督促を効率化し、支払期日超過の債権を検知できます。日々の債権管理業務を効率化することで、監査資料の準備に伴う負担軽減にもつながるでしょう。