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督促状とは？催促状との違いや書き方・例文、届いたときの対応方法を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2026-06-04
- この記事の3つのポイント
- 督促状は、催促状などで支払いを促しても未入金の状況が続く場合に、債務者へ送ることがある文書
- 文面を送付対象・回数に合わせて変えることで、債権をスムーズに回収できる可能性が高まる
- 督促状が届いた場合は、本物であれば未入金の事実と消滅時効を確認した上で適切に対応する
支払期日を過ぎても取引先からの入金が確認できない場合、相手に支払いを促す文書を送ることがあります。しかし、対応方法を誤ると、企業間のトラブルや関係悪化につながる可能性があるため注意が必要です。
本記事では、督促状について、催促状との違いや書き方・例文について解説します。自社が買い手側の場合に督促状が届いたときの対応方法も紹介しますので、今後の実務にお役立てください。
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督促状とは？催促状との違いや書き方・例文、届いたときの対応方法を解説
督促状とは？
督促とは、約束した期日までに義務が果たされない場合に、履行を促す行為を指します。督促状は、債務者による未入金の状況が続いており、催促状などで支払いを促しても未対応の場合に送ることがある文書です。
具体的には、商品代・家賃・会費・医療費などの入金や、借金返済が確認できないときに、速やかな履行を求める目的で送付します。企業や個人はもちろんのこと、国や自治体が税金の未納に対する督促を行うケースも見られます。
督促状の送り方は、従来は紙媒体が一般的でしたが、適切な運用方法かつ発信者・受信者の情報や督促内容が明記されていれば、メールなどの電子的手段も可能です。
催促状との違い
督促状も催促状と同様、債務者に支払いを促す目的で作成・送付する文書です。
ただし、両者は送付のタイミングと具体的な記載内容が異なります。催促状は、支払期日を過ぎても入金が確認できないときに段階を踏んで送付し、督促状は、催促状を送っても対応しない場合に送付するケースが多いです。
また、催促状は、未入金の事実確認と早期の支払いをお願いするような文面にするのが一般的です。一方で督促状は、法的措置を検討する可能性がある旨も記載することがあります。
催告書との違い
催告書も、債務者に支払いを求める目的で送付する文書です。
ただし、督促状と催告書に関しても、送付のタイミングと具体的な記載内容に違いがあります。催告書は、督促状を送付しても債務者が支払いをしない場合に、法的措置を見据えて送ることが多いです。
催促状・督促状の郵送時は普通郵便で送るのが一般的ですが、催告書は法的措置を視野に入れて送付するため、内容証明郵便を利用することが多い点も違いといえるでしょう。
債務者と裁判になった場合は、債権者が相手方に支払いを促す通知をした事実の証明資料として利用されます。内容証明については、後述しますのでご確認ください。
支払督促との違い
督促状と混同しやすい言葉に、支払督促があります。
一般的な督促状は、企業や個人が未払金の支払いや返済を促すために送付する文書で、法的強制力はありません。一方の支払督促は、強制執行の前段階として、裁判所から送付される正式な文書です。
支払督促を受け取った側は内容を確認し、異議がある場合は受領から2週間以内に裁判所へ申し立てを行う必要があります。債務者が異議を申し立てなかった場合、債権者は、一定期間内であれば仮執行宣言の申し立てが可能です。
支払督促に対応しないと重大な不利益がもたらされる可能性もあり、債務者側には迅速かつ適切な対応が求められます。
督促状を送る流れ
督促状を送付するまでの流れとして、支払期日の前から以下のように段階を踏むのが望ましいといえます。
- 支払期日が近付いたら、債務者にリマインドメールを送信して未回収を防ぐ
- 期日を過ぎても入金がないときは、自社のミスによるものでないか確認する
- 請求書の送付漏れ・ミスなどがなければ、電話やメールで催促をする
- 催促状を複数回送っても未対応の場合は、督促状を送付する
催促状や督促状には、未払い金の詳細が正確に伝わるように請求内容を記載するほか、再設定した支払期日や振込先情報も明記しておくと、相手方が対応しやすいでしょう。
督促状の文面では、未入金が続いた場合の対応方針にも触れておくと、支払いの必要性を債務者に強く意識させられる効果が期待できます。
督促状を送るタイミングや送付時の注意点
督促状は、催促状を複数回送付しても、相手方が対応しない場合に送付するケースが多く見られます。催促状の送付回数やタイミングは社内の決まりに則した対応で問題ありませんが、送付回数を重ねるほど履行を強く求める文面にするのが一般的です。
催促状・督促状ともに、文書の作成後は送付の準備をします。社用封筒や市販の茶封筒を用意し、督促状を封入して普通郵便などで送付しましょう。
催促状や督促状を送る際は、該当取引の正確な把握のために、請求書の写しを同封しても問題ありません。請求書には適宜「写」の朱書きをするなどの配慮で、相手方の計上ミスや不正計上を防ぎましょう。
請求書の再発行について、適切な対処方法を知りたい方は以下の記事をご確認ください。
督促状の書き方
督促状の文面は、単純に支払いを依頼するだけでなく、相手方が必要とする情報をスムーズに把握できる構成にすることが大切です。
本章では、督促状を作成するときのポイントを、記載項目ごとに解説します。
宛先
督促状の宛先が企業の場合は、企業名に加えて、把握している範囲で支店名・部署名・役職・担当者名を記載しましょう。個人事業主宛ての場合は屋号と氏名を記載し、個人宛の場合は「会員様」といった形式的な表記を使用します。
宛先は、誤字脱字に注意しながら正確に記載することがポイントです。記載に誤りがあると、文書の信頼性を損なう可能性があるため注意しましょう。
発行日
発行日として、文書を作成または送付した日付を年月日で記載します。発行日を記載することで、支払期日を超過した事実を明確に示せるほか、後のやり取りにおいても役立つ可能性があります。
相手方も「×月×日付の督促状について」と表現でき、企業間コミュニケーションの円滑化を図れる点もメリットといえるでしょう。
差出人名
差出人名として、以下のような自社の情報を明記します。
- 企業名
- 住所
- 担当部署
- 担当者名
相手方が問い合わせやすいように、担当者の電話番号やメールアドレスを併記するのも効果的です。
なお、従来は捺印をするケースも多く見られましたが、昨今は押印廃止の流れもあり、対応は任意で問題ありません。
表題
表題は、文書の送付目的を端的に示す部分です。表題の設定方法に法的な決まりはありませんが、相手との信頼関係を維持するためには柔和な表現を用いるのが望ましいといえます。
具体的には「商品代金のお支払いにつきまして」「お支払いのお願い」といった表題が適しているでしょう。
支払い要求
支払い要求として記載する項目の例は、以下のとおりです。
- 該当の取引内容
- 請求金額
- 再設定した支払期日
- 支払予定日を確認する文言と記載欄
誤記はトラブルの原因になる可能性があるため、慎重に記載する必要があります。明確な要求が債務者の行動を促すことにつながるため、支払期日などは忘れず明記しましょう。
法的手段の告知
法的手段の告知とは、支払期日を過ぎても未入金の状況が続いた場合に、法的措置をとる可能性がある旨を通知することです。法的手段の告知を行うことで、債務者に責任と緊急性を意識させて、支払い行動を促す効果が期待できます。
必要に応じて、遅延損害金や延滞利息、再請求手数料なども記載しておくとよいでしょう。
【送付対象別】督促状の例文・テンプレート
督促状の文面・表現は、送付先や関係性によって調整することが大切です。取引先宛ての場合はビジネス文書としての形式や丁寧さを保ちつつも、支払期日や法的手段の可能性などは必要に応じて明記するのが望ましいといえます。
顧客など個人宛ての場合は、心理的負担を与えないように、よりやんわりとした表現を意識する必要があるでしょう。
本章では、督促状の例文を送付対象別に紹介します。テンプレートとして、今後の実務にお役立てください。
取引先に送る場合
取引先を対象とした送付状の例文は、以下のとおりです。
令和×年×月×日 株式会社○○ 経理部 ○○○○様 △△株式会社 〒×××-×××× △△県△△市～～ ××-× 総務部 △△△△ 電話番号：××-××××-×× お支払いのお願い 拝啓 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、令和×年×月×日付にて弊社よりご請求申し上げました「□□□□」の代金につきまして、本日時点でご入金が確認できておりません。 ご多忙のところ恐縮ではございますが、至急ご確認いただき、下記にお支払予定日を記入の上FAXでご返送いただくか、お電話にてご連絡くださいませ。 なお、誠に遺憾ではございますが、期日（×年×月×日）までにお支払いをいただけない場合は、法的手段をとらせていただく可能性がございます。何卒ご了承くださいませ。 行き違いですでにお振込いただいている場合は、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 敬具 記 〈請求金額〉××,×××円 〈振込先〉 □□銀行□□支店 ～～～ ※振込手数料はご負担ください。 以上 お支払予定日：令和 年 月 日 貴社名： ご担当者様名： |
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個人顧客に送る場合
顧客などの個人宛てに督促状を送る場合は、以下のような文面にしましょう。
令和×年×月×日 ○○○○様 △△株式会社 〒×××-×××× △△県△△市～～ ××-× 総務部 △△△△ 電話番号：××-××××-×× お支払いのお願い 拝啓 ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、令和×年×月×日にお送りいたしました「×月分ご請求書」につきまして、本日時点でご入金が確認できておりません。 つきましては、誠に恐縮ではございますが、×年×月×日までに下記口座へお振込いただきますようお願い申し上げます。 期日までに確認ができない場合は、法的手段をとらせていただく可能性もございますので、あらかじめご了承くださいませ。 なお、行き違いですでにご入金いただいている場合は、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 敬具 記 〈請求金額〉××,×××円 〈振込先〉 □□銀行□□支店 ～～～ ※振込手数料はご負担ください。 以上 |
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【送付回数別】督促状の例文・テンプレート
督促状を複数回送る場合は、送付の回数を重ねるごとに文書の構成や表現を変えることが大切です。初回は丁寧に依頼して問題ありませんが、2回目は「再送」と記載するなどの工夫で、緊急性を高める必要があります。
本章では、督促状を2回、その後催告書を1回送るケースを想定し、送付回数ごとの例文を紹介します。テンプレートとしてもぜひご活用ください。
初回の督促状
督促状を初めて送る場合の例文は、以下のとおりです。
令和×年×月×日 株式会社○○ 経理部 ○○○○様 △△株式会社 〒×××-×××× △△県△△市～～ ××-× 総務部 △△△△ 電話番号：××-××××-×× お支払いのお願い 拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。 さて、令和×年×月×日付でご請求いたしました「□□□□」の代金（××,×××円）につきまして、本日時点でご入金が確認できておりません。 誠に恐縮ではございますが、×年×月×日までに下記口座へお振込いただきますようお願い申し上げます。 振込先：□□銀行□□支店 ～～～ なお、本状到着前にお支払いがお済みの場合は、恐れ入りますがご放念ください。 敬具 |
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2回目の督促状
2回目の督促状では、以前も支払いを促したことを明確にするために、再送の旨を明記します。以下のように、緊急性を意識させる表現を交えながら作成しましょう。
令和×年×月×日 株式会社○○ 経理部 ○○○○様 △△株式会社 〒×××-×××× △△県△△市～～ ××-× 総務部 △△△△ 電話番号：××-××××-×× 【再送】お支払いのお願い 前略 先般（令和×年×月×日付）お送りいたしました「□□□□」の代金（××,×××円）につきまして、期日（×年×月×日）を過ぎても入金が確認できておりません。 弊社の事務処理上、早急なご入金が必要となっております。 下記口座まで、お振込をお願い申し上げます。 振込先：□□銀行□□支店 ～～～ なお、×年×月×日までにご入金がない場合は、誠に不本意ながら法的手続きへの移行を検討する場合がございます。 お支払いにつきまして、何かご事情がある場合は至急ご連絡をお願いいたします。 草々 |
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最終的に送る催告書
最終的に送る文書は催告書として、1回目・2回目よりも緊急性の高さが伝わりやすい内容にします。内容証明郵便で送付していることにも触れながら、以下のような文書を作成しましょう。
令和×年×月×日 株式会社○○ 経理部 ○○○○様 △△株式会社 〒×××-×××× △△県△△市～～ ××-× 総務部 △△△△ 電話番号：××-××××-×× 催告書 前略 令和×年×月×日にご請求いたしました「□□□□」の代金（××,×××円）につきまして、その後2回にわたるご案内（令和×年×月×日・令和×年×月×日）をいたしましたが、本日時点で入金が確認できておりません。 つきましては、令和×年×月×日までに下記口座へお支払いください。 振込先：□□銀行□□支店 ～～～ この期日を過ぎた場合は、誠に遺憾ながら訴訟手続きなどの法的措置をとらせていただく所存です。 本書は最終的な催告であり、内容証明郵便にて送付しております。 草々 |
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督促状を送付しても入金されない場合の対処法
督促状を送付しても入金がない場合は、段階的に対応を強化することが必要です。
本章では、催促状の再送方法や内容証明郵便、法的手段の検討といった対応について詳しく解説します。
督促状を複数回送付する
督促状を送っても債務者が支払いを行わない場合は、再度督促状を作成・送付します。送付回数を重ねるごとに少しずつ厳格な表現を増やしながら、必要に応じて法的措置の可能性も記載しておきましょう。
届いた郵便物やメールの見落としによって相手方が対応していないケースもあるため、督促状の書式は保存し、迅速に再送できる状態にしておきましょう。
なお、催促状や督促状などを送付した際は、証拠保全の観点から、送付日・送付方法・担当者・相手方の反応などを記録・保管することが推奨されます。その後の支払督促や裁判に、利用できる可能性があるでしょう。
内容証明郵便にて催告書を送付する
督促状を再送しても入金がないときは、催告書を内容証明郵便で送付します。内容証明郵便は「いつ」「誰が誰宛てに」「どのような内容を送ったか」を郵便局が証明する制度で、後日裁判になった際は補助資料として活用可能です。
催告書に法的強制力はありませんが、催告を行うことで債権回収の時効完成が6カ月間猶予されます。
ただし、猶予中に再度催告をしても、同じ効力はありません。猶予中に裁判上の請求などを行わない場合は、時効が完成し、債権未回収に至る可能性もある点に注意しましょう。
支払督促をする
催告書を送っても解決しない場合は、裁判所へ申し立てて支払督促を行います。支払督促は、裁判所を通じた法的手続きであり、適切な手続きを経た場合は強制執行につながる可能性があります。
申し立ての手続きは郵送も可能なため、必ずしも裁判所へ足を運ぶ必要はありません。迅速に債権回収を進めたい場合に、有効な手段の一つといえるでしょう。
法的手段へ移行する
支払督促の後も未払いが続く場合は、民事調停や通常訴訟、強制執行などの法的手段に移行します。
債務者が、支払督促を受け取って2週間内に異議申し立てを行った場合は、通常訴訟に移行します。
督促異議の申し立てがなければ、債権者は期間内に仮執行宣言の申し立てが可能です。その後も一定期間内に債務者が異議を申し立てなかった場合、強制執行に進みます。
債務者を対象とした法的措置については、以下の記事で解説していますので参考にしてください。
督促状が届いたときの対応方法
ここまで債権者として督促状を送る側の対応をお伝えしましたが、債務者側として督促状が届いた場合の対応も知っておくと、実務に役立ちます。
督促状が届いたときの対応方法を、詳しく見ていきましょう。
督促状の内容を確認する
督促状が届いた場合に、まずすべきことは以下の3点です。
- 督促状が本物かを確認する
- 未入金の事実確認をする
- 消滅時効を確認する
架空請求の可能性を考慮し、督促状に目を通して支払義務の根拠を確認することが重要です。目視のみで判断しかねる場合は、契約書や検収記録などと照合しながら根拠を確認しましょう。
心当たりがない場合や、支払義務の根拠が記載されていない場合は、消費生活センターなどに相談するのが望ましい対応です。
督促状が本物の場合は、未入金の事実確認を行います。支払期日の認識や支払い手続きに誤りがなかったか、入念に確認しましょう。
以下の記事では債権回収の時効について解説していますので、理解を深めたい方はご参照ください。
関連記事：債権回収の時効はいつ？消滅時効の考え方や完成猶予・更新方法を解説
期限までに支払いを行う
督促状の記載内容が事実で、支払い義務があると判断した場合は、期日を確認の上で速やかに支払いを済ませます。
督促状が届いても期日を守って対応すれば、一般的には約束を履行したとみなされます。ただし、契約条件によっては遅延損害金などが発生するケースもあるため、別途確認が必要です。
支払いが難しい場合は相談する
資金繰りの事情などで期日までに支払いを済ませることが難しい場合は、相手方に相談して期限の延長などを検討してもらう必要があります。対応できないからといって連絡せずに放置していると、催告などのステップに進む恐れがあるため注意が必要です。
相手方との交渉に難航する場合は、弁護士に相談するのが得策です。支払条件の変更や法的整理手続きの検討について、アドバイスを受けられる可能性があるでしょう。
督促状が届いたのに放置することのリスク
督促状が届いたにもかかわらず、支払いをせずに放置した場合のリスクは以下のとおりです。
- 段階的に次の督促状や催告書が届く
- 遅延損害金が発生する
- 法人クレジットカードの場合、信用情報に影響する
- 裁判所から通知が届く
- 強制執行により財産が差し押さえられる
督促状を無視していると、段階的に次の督促状や催告書が届きます。文面も徐々に変化し、支払いの責任を問われるようになるでしょう。支払いが遅延した日数に応じて遅延損害金が発生することもあるため、支払いは極力早めに済ませるのが賢明です。
また、債務の種類によっては、滞納が数カ月以上続くと信用情報に傷がつく恐れもあります。場合によっては、クレジットカードやローンの利用ができなくなる可能性があるでしょう。
さらに、適切な手続きによって支払督促の申し立てや訴訟の提起が行われ、最終的には強制執行によって財産が差し押さえられるリスクも孕んでいます。
督促状送付の負担を減らすなら「バクラク債権管理」
督促状は、期日を過ぎても債務者からの入金が確認できない場合に、支払いを促す文書の一つです。
支払督促業務は、文書の作成や適切なタイミングでの送付に手間と時間を要します。特に複数の相手と取引をする企業の場合、入金確認だけでも担当者に負担がかかっている可能性があります。
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