入金消込を自動化する方法｜メリットやシステムの選び方も解説

手作業による入金消込の課題

入金消込とは、請求情報と売掛金残高、入金情報を照合し、帳簿上にある回収済みの売掛金残高を消し込む作業のことです。入金消込の一般的なプロセスは、以下のとおりです。

• 売上と売掛金を帳簿に計上する
• 請求情報と入金情報を照合する
• 売掛金残高の消込作業を行う

売上は確定していて、入金までに猶予期間がある掛取引では、一度売掛金として計上するのが一般的な方法です。その後、入金されたら売掛金を消込する「入金消込」を行います。

入金消込の中でも、請求情報と入金情報の照合はミスが許されない重要な工程です。

紙やExcelを使用した消込作業は手作業や目視での確認が多く、人為的ミスが生じるリスクも高いといえます。また、入力ミスや確認漏れにとどまらず、売掛金の回収漏れによる資金繰りの悪化や、確認ミスによる取引先との関係悪化を招く恐れもあります。

Excelを用いた消込作業では、関数やマクロを活用することで一定の効率化を図れるものの、完全に手作業をなくすことは難しいでしょう。また、Excelや紙を用いた作業は属人化しやすく、担当者の異動や退職に対応しにくいといった課題も生まれやすいといえます。

入金消込の概要や基本の流れは、以下の記事でさらに詳しく解説していますので、併せてお読みください。

関連記事：入金消込とは？作業の流れや仕訳例、効率化する方法を解説

入金消込の自動化とは？

入金消込の自動化とは、入金消込における一連のプロセスを効率化する仕組みを構築することを指します。たとえば、以下のような作業を自動化することが可能です。

• 入金情報の取得
• 入金情報と請求情報の照合
• 入金消込結果を会計ソフト用の仕訳データとして出力

自動化する手段の一つである「入金消込システム」であれば、導入によって上記の作業を自動化できます。ただし、すべての作業を自動化するのは困難です。たとえば、照合エラーがあった場合には、人が目視で確認する必要があります。

入金消込を自動化する際は、自社の業務フローとも照らし合わせながら、効率化が可能な業務を洗い出した上で、プロセスを再構築していくことが重要です。

入金消込を自動化するメリット

入金消込を自動化する主なメリットとしては、業務の効率化・ヒューマンエラーの削減が挙げられるでしょう。それぞれについて詳しく解説します。

業務の効率化

入金消込を自動化する最大のメリットは、業務の効率化を図れる点です。入金情報と請求情報の照合を自動かつ正確に行うことで、処理スピードの向上が期待できます。

また、目視での確認や手作業による仕訳入力の削減も可能です。作業負担の軽減ができ、担当者はより重要なコア業務に集中できるようになるでしょう。

消込結果がリアルタイムで反映されれば、入金状況の把握や資金管理もスムーズになり、経理全体の生産性向上も期待できます。

ヒューマンエラーの削減

ヒューマンエラーの削減につながる点も、入金消込を自動化するメリットの一つです。たとえば、金額や取引先名の入力ミス、照合作業の見落としなどの人為的ミスの発生を大幅に抑制できます。

システムやAIを活用してデータ連携・照合を行うため、担当者による確認作業のバラつきを抑えられるでしょう。また、誤処理による再作業や修正などの手間が軽減され、業務の正確性・信頼性の向上も期待できます。

入金状況・未回収債権の可視化

入金状況・未回収債権を可視化できる点もメリットです。システム上で入金データと請求データが照合・反映されるため、売掛金の回収状況を迅速に把握できます。

未回収や未消込の取引を迅速に特定でき、資金繰りを検討する際の判断材料を整えやすくなります。入金状況や未回収債権を迅速に把握できることで、経営判断や資金管理に必要な情報の整理にも役立つでしょう。

入金消込を自動化する方法

では、入金消込を自動化するには具体的にどのような方法があるでしょうか。

代表的な方法を3つ紹介します。

Excel・マクロで効率化する

Excelの関数やマクロを用いて、一部の業務を効率化する方法が挙げられます。関数は、複雑な計算やデータ処理を自動化できる機能です。マクロにおいては、何度も行う定型作業を設定によって自動で実行できます。

たとえば、入金データと請求データの金額・取引先名・日付などを照合し、条件に合うデータを抽出したり、定型的な並べ替えや集計作業を自動実行したりすることができます。

また、専用システムを導入するより低コストで始めやすい点が魅力です。

一方で、データ量が多い場合や部分入金などイレギュラーな取引が頻発する場合は、手作業による確認・処理が必要になるケースもあります。複雑な関数やマクロの設定については、属人化するリスクやミス・不備による誤処理が起こる可能性もあります。

RPAを活用する

「RPA」とは、人が今まで行ってきた定型的なパソコン操作を自動化できる技術です。たとえば、RPAツールやRPAを活用したシステムを使えば、Excelや銀行データなどを取り込み、データを比較しながら照合の効率化が図れます。

現状の業務フローを維持しつつ、必要な作業のみ自動化できる柔軟性も持ち合わせているのが魅力です。

RPAは、大きく「オンプレミス型」「クラウド型」の2つの種類に分かれており、それぞれメリット・デメリットが存在します。

たとえば、オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、セキュリティ強化を図れる点がメリットである一方、コストが高くなりやすい点がデメリットです。

クラウド型は、初期費用を抑えられる、導入時の手間を軽減できるメリットがあります。一方で、ネットワークを介するほか、権限管理やログ管理などはシステムに依存するため、利用する前にセキュリティの確認が必要です。

入金消込システムを導入する

入金消込システムも有効な手段です。入金消込システムは、銀行口座や決済サービスから取得した入金情報と、請求書・売掛金データを突き合わせ、消込処理を効率化できる機能を備えたものをいいます。

金額や取引先名、請求番号などをもとに自動で照合するため、手入力や目視確認に頼る作業が減り、担当者の負担軽減が可能です。一部製品では、分割入金、複数請求の一括入金、振込名義の相違、差額がある入金など、Excelでは判断が難しい処理にも対応できます。

さらに近年では、AIを活用して過去の消込履歴や入金パターンを学習し、照合候補を提示するシステムも増えています。

入金消込を自動化できるシステムの種類

入金消込のプロセスを自動化できるシステムには、さまざまなタイプがあります。本章では、3つのタイプを紹介します。

債権管理にも対応できるタイプ

債権管理にも対応できるタイプは、入金消込に加え、滞留明細確認や督促連絡までの流れをスムーズに行えます。

シンプルで使い勝手の良いシステムが多い傾向があり、入金管理に直接関わる作業のみを自動化したい場合におすすめです。また、すでにシステムを導入しており、入金消込や債権管理の機能が搭載されていない場合にも便利です。

幅広い業務をカバーできるわけではないものの、コストを抑えつつ、必要な機能のみを利用したい場合に向いています。

債権管理の業務内容については、以下の記事でまとめていますので、併せてご確認ください。

関連記事：債権管理とは？目的・必要性や具体的な業務内容をわかりやすく解説

会計ソフトに搭載されているタイプ

会計ソフトに入金消込機能が搭載されているタイプも存在します。他のタイプに比べ、機能に制限があるものの、既存データとの整合性を保ちやすい点がメリットです。

売掛金の回収状況や未回収残高の把握にも効果的です。会計処理業務全体の効率化を図りたい場合に、有効な選択肢となるでしょう。

請求書発行システムに付帯するタイプ

請求書発行システムに、入金消込に関する機能が付帯しているタイプもあります。発行した請求書の内容と入金データを照合し、入金消込までの一連のプロセスを自動化できる点が魅力です。

すでに請求書発行システムを導入している場合や、入金消込だけでなく請求書発行業務も含めて自動化したい場合に向いています。

請求書発行システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。導入するメリットや主な機能、種類や選び方まで解説しています。

関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介

入金消込システムの選び方のポイント

課題を解消するためには、自社に合ったシステムを導入することが大切です。本章では、入金消込システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

自社のニーズや予算に合っているか

入金消込システムを選ぶ際は、自社のニーズや予算に合っているかを確認することが重要です。業務フローや抱えている課題は企業ごとに異なるため、知名度やシステムの代表的な機能のみに注目して選ぶと、使い勝手が悪いと感じてしまう可能性があります。

また、システムごとで料金体系も異なります。固定費か変動費か、従量制か定額制かなどを確認し、コスト面にも配慮してシステムを選びましょう。初期費用やオプション料金の確認も欠かせません。

既存システムと連携できるか

既存システムとの連携可否も、入金消込システムを選ぶ上では確認すべきポイントです。既存システムとの連携ができないシステムを導入してしまうと、データを手作業で移行しなければならず、作業効率が低下してしまいます。

なお、すでに会計システムを導入している場合、入金消込システムと連携することで、データを自動で取得できます。銀行口座との連携が可能であれば、入金データを自動かつリアルタイムで取り込むことで、さらなる効率化が可能です。

自動照合率は納得のいく数値か

入金消込システムを選ぶ際は、自動照合率に注目してみるのもよいでしょう。

AIがもつ学習機能で自動照合率が向上する入金消込システムも少なくありません。振込人名義の表記揺れや、初めての取引先からの入金における請求候補をAIが自動で判別する機能など、システムによって機能の充実度に差があります。

イレギュラーな入金にも対応できるか

イレギュラーな入金への対応も、入金消込システムを選ぶ際のポイントの一つです。

たとえば、入金額の間違いのほか複数請求の一括入金など、イレギュラーな入金が発生する場合があります。

イレギュラー時の対応をすべて自動化するのは難しいものの、入金の検知や抽出を代行してくれるシステムであれば、作業を最小限に抑えられます。

入金消込システムを導入する流れ

入金消込システムを導入する一般的な流れは、以下のとおりです。

• 自社の課題を明確にする
• 課題を解消できるシステムを選定する
• ベンダーと打合せを行う
• 導入準備を行う（銀行口座・取引先情報の整理など）
• 既存システムとの連携テストを実施する
• 社内周知・トレーニングを行う
• システムによる効果を定量的に測定する
• 定期的な見直しと改善を繰り返す

入金消込システムを導入する際は、導入目的を明確にした上で、必要となる機能を過不足なく搭載したシステムを選ぶことが大切です。複数のシステムを比較し、トライアルなども利用しつつ、自社に適したものを選定しましょう。

また、入金管理システムの導入後は業務効率化を実現するために、ルール周知や効果測定、定期的な見直しと改善を行うことも重要です。

AIによる入金消込の自動化から債権管理まで可能な「バクラク債権管理」

入金消込を自動化することで、従来の目視確認や手入力による作業を削減できます。Excelやマクロを用いる手軽な方法から、システムやAIを使って自動でデータの取得・照合・消込作業を行う方法まで、さまざまな手段があります。

中でも専用システムには、さまざまな機能を搭載したものがあり、導入時には判断に迷うことも少なくありません。失敗を避けるには、自社の課題を洗い出し、自動化が必要な業務を見極めた上で、最適なシステムを選ぶことが大切です。

入金消込の一部のみを効率化したいのか、経理業務全体を効率化したいのかなど、目的や課題に沿うものを選ぶようにしましょう。

「バクラク債権管理」なら、入金消込の自動化から債権管理までをAIを用いて行えます。請求書の送付・入金消込・仕訳作成・残高管理・督促を一気通貫で行うことが可能です。

取引先へのリマインドや未入金の督促を半自動化できるほか、売上仕訳・入金仕訳の作成支援も可能なため、入金消込や債権管理にかかる手間の削減に期待できます。

入金消込や債権管理を自動化・効率化したい企業は、ぜひ「バクラク債権管理」の導入をご検討ください。