電子請求書の保管期間は？保存要件や原本（紙）の取り扱いも解説

請求書を紙媒体で保管することは手間がかかるだけでなく、保管場所や費用も要するため、保管に苦労する経理担当者も多いでしょう。 近年は、請求書がPDF等の電子形式で発行されるケースが増えました。また、改正電子帳簿保存法やインボイス制度導入により、請求書の保存方法も変化しています。 本記事では、電子帳簿保存法に基づく請求書の保存要件や紙の原本の取り扱い、関連法規、電子化のメリット・デメリットを解説します。電子請求書について理解を深め、今後の実務にお役立てください。

1.電子帳簿保存法における請求書の保管期間

請求書は、税務調査において取引の事実を証明する証憑書類（取引の証明書類）として扱われます。保存期間中は、定められた適切な方法で保管しなくてはいけません。

保管期間は、原則として法人で7年間、個人事業主で5年間と定められています。

ただし、法人が過去の赤字（欠損金）を将来の黒字と相殺する欠損金の繰越控除を適用する場合は、最長10年間の保存が必要です。また、個人事業主で消費税の課税事業者である場合は、7年間の保存が必要になるため注意しましょう。

なお、保管期間は、請求書を紙で保存する場合と、電子帳簿保存法に基づいて電子データで保存する場合のいずれも同じです。

保存期間の起算日は、請求書が関連する事業年度の確定申告提出期限の翌日です。たとえば、3月決算の法人であれば、翌年5月末日の翌日が起算日に該当します。

以下の記事では、請求書の保管期間やインボイスの影響について解説していますので、併せてお読みください。

関連記事：請求書の保管期間は？法人・個人事業主ごとの年数やインボイスの影響を解説

2.電子データで保管すれば原本は破棄できる

請求書の原本（紙媒体）を破棄できるかどうかは、請求書の受領・保存方法によって異なります。本章で詳しく解説します。

2-1.請求書を電子データで受領した場合

電子帳簿保存法が改正され、受理した請求書が電子データである場合、電子データのまま保管することが義務付けられました。紙に印刷しても国税関係書類として認められないため注意しましょう。なお、紙に印刷した請求書の破棄は任意です。

PDF等の電子データとして請求書を受領した際は、下記の電子帳簿保存法の要件を満たすようにしてください。

すべて満たす必要あり	システムの概要を記載した書類等の関連書類の備え付け ディスプレイ及びプリンタ等の見読可能装置の備え付け 取引年月日及びその他の日付をはじめ、取引金額、取引先といった検索機能の確保
いずれかを満たす必要あり	取引先からタイムスタンプが付けられた請求書及び領収書の受領 受領後遅れることなくタイムスタンプを付ける 電子データの訂正及び削除を行った場合、記録が残るシステムあるいは訂正及び削除が不可能なシステムを採用 訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を整備

上記の要件を満たせない場合、請求が仕入税額控除の適用対象外になってしまうので注意が必要です。

2-2.請求書を紙で受領した場合

受理した請求書が紙媒体で保管場所に困る場合は、原本（紙媒体）を破棄し、スキャナで読み取り電子データとして保管ができます。

ただし、電子帳簿保存法に定められている、以下のスキャナ保存要件を満たす必要があります。

• 請求書受領日からおよそ2カ月以内にスキャナでの読み取りを行う
• 請求書改ざんや不正防止のため、タイムスタンプ機能がついたシステムで保管する

ただし、訂正削除不可あるいは訂正削除の履歴が残るシステムに、およそ2カ月以内に保存を行った場合、タイムスタンプは不要です。

電子帳簿保存法における請求書の管理方法や保存要件の詳細は、以下の記事でご確認ください。

関連記事：電子帳簿保存法における請求書の管理方法や保存要件について

3.請求書原本を電子データで保管するメリット・デメリット

電子データの請求書を保管する際は、事務処理のフローを明確にし、社内規定を見直すことで、保存要件をスムーズに満たすことができるでしょう。

本章では、請求書の原本を電子データで保管する際のメリット・デメリットを解説します。

3-1.電子データ保管のメリット

電子データ化された請求書はメール等で送付されてくるため、従来の郵送と異なり、即日受け取りが可能です。

さらに、印刷して保管する必要がないことから、紙の使用量が減り、コスト削減をしつつ環境に優しい取り組みにもつながります。紙の書類がなくなることで、空いたスペースを有効活用することもできるでしょう。

3-2.電子データ保管のデメリット

請求書の電子データを保管する際は、システムトラブルが発生するといったデメリットがあります。

サーバー障害及びセキュリティ障害、自然災害によって予期せぬ停電等が発生してしまったとき、復旧するための業務フローを確立・周知しておく必要があります。

メリット・デメリットを詳しく知りたい方は、以下の記事がおすすめです。

関連記事：請求書をペーパーレス化するメリット・デメリット｜進め方も紹介

4.請求書の電子化に関連する法律と経緯

請求書保管の電子化に関する法律は、以下の3つです。

• 電子帳簿保存法
• e-文書法
• インボイス制度

まず、2022年1月に法改正された「電子帳簿保存法」では、国税関係書類を電子化することを促進しています。主な規定は以下のとおりです。

• 国税関係帳簿書類の電子保存を認める
• 国税関係書類のスキャナ保存を認める
• 電子取引に係る取引情報の保存を義務付ける

次に、2005年に制定された「e-文書法」では、文書及び書類に関する多くの法律に対して、文書全般の電子化を認めるよう、横断的な効力をもっています。e-文書法が施行されたことで、電子帳簿保存法が改正されることにもつながりました。

さらに、2023年10月からは「インボイス制度（定格請求書等保存方式）」が適用されました。仕入税額控除を受けるための要件として、請求書を受領する側だけでなく、発行する側も電子化することを促進しています。

電子帳簿保存法について理解を深めたい方は、以下の関連記事をご覧ください。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

5.請求書の電子保存を効率的に行うなら「バクラク請求書受取」

請求書の電子保存は、改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するために欠かせません。請求書の保管期間は、法人で原則7年間、個人事業主で原則5年間と定められています。

電子データ化には、保管スペースの削減や業務効率化といったメリットがある一方、要件を満たした保存や、紙で受領した際のデータ化作業は大きな負担となり得ます。

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電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、法令に則った適切な請求書の保存を自動で行うため、経理担当者の手間を大幅に削減できるでしょう。

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