請求書を送る封筒の選び方＆書き方の完全ガイド

請求書の封筒の書き方に関しても、明確なルールは存在しませんが、一般的なビジネスマナーとして浸透している書き方があります。

まず、封筒の表面に記載するべき内容としては、下記の通りです。

・郵便番号
・宛先住所
・企業名
・宛名
・『請求書在中』の添え字

〈郵便番号〉

郵便番号を記載する枠が設けられている封筒の場合には、枠の中に記載し、枠が設けられていない封筒の場合には封筒の右上部に記載します。

〈宛先住所〉

宛先住所は、記載した郵便番号の欄から1文字分スペースを空けた上で記載します。同一都道府県の取引先である場合等、都道府県名を省略したくなることもありますが、ビジネスマナーとしては良いとは言えませんので、都道府県名は省略することなく記載しましょう。

〈企業名〉

企業名は、住所から1文字分下げて書き始めます。株式会社や有限会社という表記を（株）や（有）等と省略することもビジネスマナーとしては良くないため、省略せず記載します。

〈宛名〉

宛名は、企業名と並ぶ位置かつ封筒の中央部分に、企業名よりも一回り大きい字で記載します。個人名や役職名がはっきりとしている場合には「役職名+個人名+様」と記載しますが、個人名や役職名が不明な場合等には「部署名+ご担当者様」と記載します。

〈『請求書在中』の添え字〉

封筒が縦書きであれば、表面の左下、封筒が横書きであれば、表面の右下に青色で『請求書在中』という添え字を青色で記載しましょう。スタンプあるいは手書きのどちらでも問題はありませんが、手書きの場合には定規を使用して枠で囲むことが必要です。

次に、封筒の裏面に記載するべき内容としては、下記の通りです。

・送付日
・差出人郵便番号
・差出人住所
・差出人企業名
・差出人氏名
・〆

封筒の裏面ですが、中央部分に継ぎ目があるタイプと継ぎ目がないタイプが存在しているため、実際に使用する封筒はどちらになるかを確認しておく必要があります。基本的に継ぎ目があるタイプの場合には中央下部に、継ぎ目がないタイプの場合には左下に「送付日」以外を記載します。

〈送付日〉

送付日は、裏面の継ぎ目があるタイプもないタイプも左上部に記載します。送付日を記載しておくことで、万が一、配送遅延等が発生してしまった際に役立ちます。

〈差出人郵便番号〉

差出人郵便番号は、継ぎ目のあるタイプは住所の上かつ継ぎ目の右側、継ぎ目のないタイプは、左下部に記載します。

〈差出人住所〉

差出人住所は、継ぎ目のあるタイプは郵便番号の下かつ継ぎ目の右側に、継ぎ目のないタイプは左下部の郵便番号末尾の方に記載します。

〈差出人企業名〉

差出人企業名は、左側中央かつ差出人住所書き出しから1文字分下げて記載します。

〈差出人氏名〉

差出人氏名は、継ぎ目があるタイプは継ぎ目の左側かつ差出人住所最下部と合わせて、継ぎ目のないタイプは郵便番号の先頭かつ差出人住所の書き出しから5文字程度下げて記載します。この際、差出人住所及び差出人所属よりも大きな字で記載しましょう。

〈〆〉

〆は、封筒を閉じた際に、継ぎ目の上に記載する封字のことです。この封字は、第三者によって一度も開封されていないという未開封の証明になります。縦書き及び横書きどちらの封筒であっても、黒色のペンを用いて〆という封字を書きましょう。