請求書をPDFで送る方法｜メールの件名・文例や注意点も紹介

請求書をPDFファイルにして送付することは、よくあります。

手軽にメールやシステムで送付できる一方、送付時のマナーは紙での送付とやや異なる部分もあるため、注意が必要です。

本記事では、請求書をPDFで送る方法やメール文例、送付時のポイントを解説します。請求書の記載項目も紹介していますので、請求書作成に不安がある方もぜひご活用ください。

請求書をPDFで送る方法

請求書をメールで送る場合は、まずWordやExcel、請求書発行システムなどで請求書データを作成します。入力後は、宛先や金額、税額、支払期限などに誤りがないか確認し、編集されにくく閲覧環境による表示崩れも起こりにくいPDF形式で保存しましょう。

送付時は、作成したPDFをメールに添付して取引先へ送ります。請求書発行システムを利用している場合であれば、システム上から直接データを送信することも可能です。また、PDFで発行した請求書も、紙の請求書と記載すべき内容は基本的に変わりません。

主な記載項目は、以下のとおりです。

• 発行者の氏名または会社名
• 取引先名
• 取引年月日
• 取引内容
• 請求金額
• 支払期限
• 振込先情報

なお、インボイスとして扱う場合は、以下の項目を記載する必要があります。

• 取引年月日
• 取引の内容（軽減税率の対象品目である場合は、その旨）
• 適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号
• 書類交付を受ける事業者の氏名または名称
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 税率ごとに区分して合計した金額と適用税率

上記要件を満たせば、PDFの請求書をインボイスとして送受信しても問題はありません。

送信後は、取引先の運用状況や支払期限にあわせて、受領状況を確認しましょう。支払期限が近い場合は、取引先へ確認すると安心です。

PDFの請求書は法的に有効？

PDF形式の請求書は、紙の請求書や納品書などと同様に取引内容や請求金額を示す書類として利用できます。

法律上、請求書は紙で発行することが義務化されているわけではありません。そのため、前述したとおりメール添付や請求書発行システムによる電子交付も法的に認められます。

法人の場合、請求書などの取引書類は、原則として事業年度の確定申告書の提出期限翌日から7年間の保存が求められます。

ただし、欠損金額や災害損失金額が生じた事業年度などは、10年間の保存が必要です。さらに、平成30年4月1日前に開始した事業年度については、9年間とされる場合があります。

特に、PDFの請求書をメールなどで送受信した場合は「電子取引」に該当する点に注意が必要です。

そのため、紙に出力して社内確認に使うことは可能ですが、保存方法としては紙出力のみでは不十分です。PDF等の電子取引データは、電子データのまま保存する必要があります。

保存時には、改ざんの防止措置や検索機能の確保など、電子帳簿保存法に沿って保存しましょう。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

PDFで送付した請求書の保存や法律上の注意点は、以下の記事で詳しく解説していますので、併せてお読みください。

関連記事：請求書をPDFで送付・原本保存は法的に有効？PDF化の方法や注意点などを解説

請求書の記載項目については、以下の記事もご確認ください。

関連記事：請求書の書き方を重点的に解説！記載すべき項目や注意点とは

請求書をPDFで送るときのメール文例

請求書をメールで送る際は、受信者が内容をすぐ把握できる件名にし、本文には請求対象や添付内容を明記します。たとえば、以下のように作成するとよいでしょう。

件名：〇月分請求書送付のご連絡／株式会社〇〇

本文：株式会社〇〇経理部　〇〇様

平素よりお世話になっております。株式会社△△の▲▲でございます。

〇月分のお取引につきまして、請求書をPDFにて送付させていただきます。お手数ですが、添付ファイルの内容をご確認のうえ、期日までにお手続きくださいますようお願いいたします。

【添付書類】請求書_〇〇年〇月分.pdf

記載内容にご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。今後ともよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△

〇〇部担当：▲▲電話：00-0000-0000メール：xxxx@xxx.com

請求書送付時のメール例文や注意点は以下でも紹介していますので、ご活用ください。

関連記事：請求書をメールで送付/受領するときの例文と注意点を解説

PDF化した請求書の送付で注意するポイント

PDFで請求書を送付する際には、以下のポイントを意識するとトラブル防止につながります。

押印を求められることがある

請求書は、紙・PDFのいずれであっても押印しなければ無効になるわけではありません。法律上、請求書への社印や角印は必須ではなく、記載内容が取引の事実を示していれば請求書として扱うことが可能です。

ただし、取引先の社内規定やこれまでの商習慣により、押印付きの請求書を求められるケースも珍しくありません。事前に押印が必要か確認をしておくと、請求書作成がスムーズに行えるでしょう。

PDF請求書に印影を入れる方法としては、作成時に印影画像を配置するほか、電子印鑑サービスを利用する方法があります。

印影画像の貼り付けだけでは、誰が押印したのかの確認や改ざん防止が十分とはいえません。必要に応じて、送付履歴が残るシステムや電子印鑑サービスの利用を検討しましょう。

電子印鑑の作成・押印方法は、以下の記事でご確認ください。

関連記事：請求書に電子印鑑は利用できる？法的効力や作成・押印方法を解説

ファイル名の命名規則を統一する

請求書PDFのファイル名は、受け取った相手や社内担当者が内容をすぐ判別できる形にしましょう。ファイルの命名規則に法的な定めはありませんが、日付・取引先名・請求書番号などを含めると管理しやすくなります。

たとえば「20260601_株式会社xxx_請求書12345.pdf」「請求書_2026年6月分_株式会社xxx.pdf」のような形式です。社内で命名規則を統一しておけば、後から検索や照合もしやすくなります。

メール件名には請求書の添付を明記する

請求書をメールで送る際は、件名だけで内容が伝わるようにすることが大切です。

「請求書送付のご連絡」「〇月分請求書のご案内」などの文言を含めておけば、取引先の担当者が重要書類として認識しやすくなり、確認や支払処理も進めやすくなります。

また、請求月や取引先名を入れておくと、送信後に履歴を検索する際にも便利です。誤認や見落としを防ぐためにも、簡潔で具体的な表現を心がけましょう。

宛先の間違いが起きないようにする

請求書には取引金額や振込先口座情報のほか、担当者名や電話番号などの個人情報が含まれる場合もあります。そのため、メール送付時の宛先ミスは機密情報や個人情報の漏えいにつながるリスクがあります。

送信前に行う目視確認だけに頼らず、誤送信そのものを防ぐ業務フローを構築することが重要です。

たとえば、取引先ごとに承認済みのメールアドレスを登録し、送付時は登録一覧から選択する方法があります。また、請求書発行システムを利用して、登録済みの送付先へ自動配信する仕組みにすれば、手入力や予測変換によるミスを減らせます。

異動・退職などによる担当者変更時も、送付先情報を必ず更新しましょう。

PDFの請求書を手間なく送付するなら「バクラク請求書発行」

PDF請求書は、紙の請求書と同様に有効な取引書類として利用できます。作成後はPDF形式で保存し、件名やファイル名をわかりやすく整え、宛先を確認してから相手方へ送付することが大切です。

押印は法的義務ではないものの、取引先の要望に応じて印影画像や電子印鑑を活用するとよいでしょう。また、送受信した請求書は電子帳簿保存法に沿った適切な保存が必要です。

人的ミスによるトラブルを防止するためにも、請求書送付を電子化する際には、発行時点からミスが起こりにくい環境を構築するのがおすすめです。

バクラク請求書発行なら、請求書などさまざまな帳票の作成から送付・保存までをクラウド上で一元管理できます。帳票は既存のスタイルを活かしつつ作成でき、柔軟にレイアウトや項目もカスタマイズ可能です。

紙の請求書を送付するための郵送費や人件費を抑えることにもつながり、請求書管理業務全体のコスト削減も期待できます。

請求書の電子送付フローを最適化したいとお考えであれば、ぜひバクラク請求書発行の導入をご検討ください。