催促状とは？督促状との違いや書き方・例文、届いたときの対処法を解説

催促状とは？

催促状とは、支払期日を過ぎても入金を確認できないとき、取引先に対して支払いを求める文書です。

催促状を作成・送付する主な目的は、未入金の事実を相手方に通知し、速やかな支払いを促すことのため、一般的には強い表現を控えた文面にします。

催促状を送っても支払いに応じる様子がない場合は、後述の督促状や催告書を送付する段階的な対応が求められるでしょう。

督促状との違い

督促状も、支払いを催促するために作成・送付する文書の一種です。

催促状と督促状の主な違いは、送付時期と、書面上で履行を求める度合いの強さです。催促状は未入金が発覚した後に段階を踏んで送付するのに対し、督促状は催促状を送っても相手方が対応しない場合に送ります。

どちらも法的な強制力はないものの、督促状の文面には、支払いを確認できない場合に法的措置を検討する旨を記載することがあります。

督促状については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：督促状とは？催促状や催告書との違いや書き方を例文とともに解説

催告書との違い

催告書も支払いを催促する書面ですが、基本的には法的手段を見据えて送付するケースが多く見られます。

催促状・督促状はあくまで支払いを求める文書のため、郵送の場合は普通郵便で送付するのが一般的です。一方、催告書は内容証明郵便を利用するケースが多く見られます。

内容証明は「いつ」「どのような内容の文書を」「誰から誰宛てに差し出したか」を、差出人が作成した謄本によって郵便局が証明する制度です。そのため、催告書は取引先と裁判になった場合に補助資料として利用できます。

催促状を送るタイミング

催促状は、支払期日を過ぎても入金が確認できないときに作成・送付する文書ですが、未入金が発覚してすぐに送るわけではありません。未入金が、以下のような自社のミスによって発生している可能性を否定できないためです。

• 請求書の送付漏れ・遅れ
• 請求内容の誤り
• 宛先の記載ミス

まずは自社が保管している請求書の控えを確認し、送付内容に誤りがないかを確かめましょう。

なお、振込による支払いの場合、自社が入金を確認できるまでに日数を要するケースもあります。取引先が支払期日の当日に振込手続きを行った可能性を考慮すると、催促状を送る前の最終的な入金確認は、期日の約1週間後を目安に行うのが望ましいです。

最終確認の時期は、銀行営業日や取引条件を踏まえて企業ごとに設定するとよいでしょう。

日数が経過しても未入金の状況が続く場合は、取引先に請求書が届いているかを確認した上で、催促状を送付するのが一般的な流れといえます。

未入金の場合に請求書を再発行すべきかお悩みの方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：請求書を送ったのに未入金のまま！再発行すべき？正しい対処方法を解説

催促状の記載項目と書き方

催促状の基本的な記載項目は、以下7点です。

• 発行日
• 宛先
• 差出人情報
• 表題
• 利用内容
• 支払期日
• 振込先情報

まずは支払期日を過ぎている事実を書面に残すために、催促状の発行年月日を記載します。

次に宛先として、相手方の企業名や代表者名を記載しましょう。企業宛ての場合は「企業名＋御中」、代表者や担当者宛ての場合は「個人名＋様」などと適切な敬称をつけるのがマナーです。

差出人情報は自社の企業名・部署名・担当者名に加えて、相手方が問い合わせやすいように担当者直通の電話番号・メールアドレスも記載します。

表題は「催促状」とせず「お支払いのお願い」や「お支払いの件につきまして」といった柔和な表現にするのが望ましいでしょう。

利用内容とは、取引内容や支払金額のことです。再設定した支払期日のほか、相手方が速やかに対応できるように、振込先情報も明記しておきましょう。

なお、場合によっては催促状が届くまでに取引先が支払いの手続きを済ませる可能性も考えられます。文末に、行き違いがあった場合のお詫びを添えておくとよいでしょう。

催促状の例文

取引先に送付する催促状の例文を以下に紹介しますので、参考にしてください。

令和×年×月×日 株式会社○○ 経理部　○○様 △△株式会社 総務部　△△△△ 電話番号：××-××××-×× お支払いの件につきまして 拝啓 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 このたび、令和×年×月×日にご請求いたしましたお取引金額につきまして、本日時点でご入金を確認できておりません。 本取引は、令和×年×月×日がお支払の期日でございました。何らかの手違いかと思われますが、未払い分につきましては、ご確認の上、至急お支払いいただきますようお願い申し上げます。 敬具 記 〈ご請求内容〉 ・取引年月日：令和×年×月×日 ・商品名：□□□□ ・取引金額：××,×××円 ・お支払期限：令和×年×月×日 〈お振込先〉 □□銀行□□支店　～～～ ※振込手数料はご負担ください。 なお、本状と行き違いでお支払いいただきました場合は、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

催促状を送る際のポイントと注意点

催促状を送る際、注意すべきポイントがいくつかあります。気をつけるべきポイントを詳しく見ていきましょう。

相手に配慮して送付する

支払いの遅延には、さまざまな理由が考えられます。取引先の担当者が単純に支払いを忘れていた場合、催促状を送付するとすぐに入金されるケースは少なくありません。

催促状の送付回数・頻度に法的なきまりはありませんが、一定期間内に何度も送ると、取引先からの印象を悪くしたり、トラブルを招いたりする恐れがあるため注意しましょう。

今後も取引が継続する可能性があることを踏まえ、相手方に配慮した一文を入れることが大切です。

請求書の写しを同封する

取引先が複数の企業とやり取りをしている場合、催促状の記載内容が指す支払いをすぐに確認できない可能性があります。

催促状を送る際は、該当の取引を照合しやすいように請求書の写しを同封すると親切です。ビジネスマナーとして、請求書の写しには「写」といった朱書きを行いましょう。

請求書の再発行が必要なケースについて理解を深めたい方は、以下の記事を併せてご覧ください。

関連記事：請求書の再発行が必要なケースとは？正しい対処方法やポイントを解説

催促状が届いた場合の対処法

自社が買い手側で、取引先から催促状を受け取ったら、まずは記載内容に心当たりがあるかを確認しましょう。身に覚えがない場合は、取引先に連絡をして事実と異なる旨を伝えます。

催促状の記載内容が正当で、取引内容や請求金額に誤りがない場合は、速やかに支払いを済ませる必要があります。入金後は、振込明細書の写しなどを提示し、支払いが完了した旨を相手に通知しましょう。

万一支払いが困難な場合は、催促状の送り主に相談が必要です。支払い意思の有無によって取引先の対応が変わる可能性もあるため、誠実なコミュニケーションを意識しましょう。

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催促状は、期日を過ぎても取引先から商品・サービスの代金が支払われない場合に作成・送付する文書です。

送付のタイミングは未入金が発覚した直後ではなく、支払期日から1週間程度が経過し、自社のミスが原因でないことを確認した後です。取引先に配慮した文面を心がけ、極力請求書の写しを同封して速やかな支払いを促しましょう。

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