入金確認書とは？書き方や印紙の必要性を紹介｜テンプレート付き

入金確認書とは？

入金確認書は、提供した商品・サービスの対価が予定通りに支払われたことを確認した時点で任意に発行される通知書です。入金確認書の発行に法的な義務はありませんが、送付することで、入金が無事に完了している旨や、感謝の気持ちを取引先に伝えられます。

自社が提供した商品・サービスの対価が、予定通りに支払われたかを確認する業務を入金管理といいます。入金管理の具体的な業務内容や注意点については、以下の記事をご覧ください。

関連記事：入金管理とは？業務内容や管理方法、気をつけるべきポイントを解説

入金確認書と領収書・支払証明書の違い

入金確認書と混同しやすい書類に、領収書や支払証明書があります。

領収書は、商品・サービスの対価が支払われた事実を証明する書類で、代金を受領した側が発行する点は共通しています。しかし、入金確認書は取引先からの入金を確認した旨を伝える書類のため、領収書とは発行の目的が異なる点に注意しましょう。

また、入金確認書は取引内容などが記載されていないケースも多いため、取引事実の補助資料として用いられることが多いです。

一方で領収書は、一般的に取引内容など証憑に必要な事項が記載されているケースが多いため、税務申告や税務調査の際に必要な証憑書類として認められやすいです。

支払証明書は、支払いを受けた側から領収書が発行されない場合に、支払いをした側が作成します。入金確認書は代金を受領した側が作成することから、発行主体が異なるといえるでしょう。

入金確認書の送付目的

入金確認書の主な送付目的は、以下のとおりです。

• 入金を確認した事実を正式に通知するため
• 取引内容を双方で確認するため
• 取引先との信頼関係を強化するため
• 取引先に感謝の気持ちを伝えるため

入金確認書を作成・発行することで、取引先は、入金が無事完了した旨を取引内容とともに確認できます。

円滑で安心感のある取引は、取引先との信頼関係を強化することにつながります。取引に対する感謝の気持ちを添えていれば、誠実な印象も与えられるでしょう。

入金確認書の文例・書き方

入金確認書を送付する際に、領収書を送付・同封するケースもあるでしょう。具体的には、PDFファイルの領収書とともにメールで送付する、紙の領収書を同封・郵送する方法が挙げられます。

入金確認書の主な記載事項は以下のとおりです。

• 請求内容
• 入金情報
• 入金を確認した事実
• 領収書送付の旨

本章では、メール・郵送それぞれの場合の文例と書き方を紹介します。テンプレートとして、今後の実務にお役立てください。

メールで送る場合

入金確認書をメールで送る場合の文例は、以下のとおりです。

件名

【（自社名）】（［請求番号］）ご入金確認のご連絡

本文

（取引先名）様 いつも大変お世話になっております。 （自社名）の（担当者名）です。 先日は弊社の（商品・サービス名）をご購入いただき、誠にありがとうございました。 （請求日）付けにてご請求申し上げました（［請求番号］）の代金につきまして、（入金確認日）にご入金を確認いたしました。 迅速にご対応いただけましたことを、重ねて御礼申し上げます。 なお、領収書はPDFにてメール送信いたしますので、ご確認くださいませ。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 （自社名） （担当者名）

入金確認書をメールで送付する際は、内容を把握しやすい件名にすることが重要です。自社名や請求番号を記載して、どの取引に関するメールであるかを明確にしましょう。

郵送する場合

入金確認書を郵送する場合の文例は、以下のとおりです。

（取引先名）　（部署名）　（担当者名）様 （作成年月日） （自社の住所） （自社名） （自社の電話番号） （担当者のメールアドレス） （部署名）　（担当者名） 拝啓　貴社におかれましては、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。 このたびは、弊社の（商品・サービス名）をご購入いただき、誠にありがとうございました。 （請求日）付けにてご請求申し上げました（［請求番号］）の代金につきまして、（入金確認日）にご入金を確認いたしました。 迅速にご対応いただけましたことを、重ねて御礼申し上げます。 なお、領収書を同封いたしましたので、ご査収くださいませ。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 敬具

郵送の場合は、会社情報として自社の電話番号や担当者のメールアドレスなどを記載しておくと安心です。取引に関して確認したいことがあった際、スムーズなやり取りがしやすいでしょう。

入金確認書への印紙の必要性

紙で発行した営業に関わる入金確認書が「金銭の受領事実を証明する受取書」に該当する場合、印紙税の対象となります。

記載金額が5万円未満の場合は、非課税のため印紙は必要ありませんが、5万円以上であれば、金額に応じた印紙の貼付が必要です。たとえば「記載金額が5万円以上100万円以下」または「金額の記載なし」の場合は、200円の印紙を貼付します。

なお、入金確認の旨をメール本文に記載した場合や、PDFファイルなどで発行した場合は印紙税法上の課税文書に該当しませんので、印紙は必要ありません。

参考：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

参考：国税庁「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」

収入印紙の必要性や金額、貼り方については、以下の記事で解説していますので参考にしてください。また、領収書をメールで送る方法や本文の書き方も以下で解説しています。

関連記事：収入印紙とは？必要性や金額、購入方法、貼り方などを徹底解説

関連記事：領収書はメールで送っても良い？送付方法やメールの書き方を文例で解説

入金確認書を発行するときの注意点

入金確認書を発行する際の注意点は、以下のとおりです。

• 入金を確認したら速やかに作成・発行する
• 文書の構成に注意する

入金確認書は、取引先に安心感を与えるために送付する書類でもあります。入金を確認したら、速やかに作成・発行しましょう。

また、文書の構成にも注意する必要があります。読み手が内容を把握しやすいように、入金確認の旨や具体的な金額は冒頭に記載するとよいでしょう。取引先と今後も良好な関係を築くためには、感謝の気持ちも忘れず添えることが大切です。

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入金確認書は、提供した商品・サービスの対価が支払われた事実を取引先に通知する書類です。発行に法的な義務はありませんが、送付することで入金が無事に完了した旨や感謝の意を相手に伝えられます。

入金確認書は、入金を確認したら速やかに作成・発行することが重要です。タイムラグを発生させないためには、日頃から確実かつ入念な入金・督促業務を行う必要があります。

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