請求書に同封する鑑（かがみ）とは？書き方や例文・テンプレートを紹介

請求書をはじめ、さまざまな商取引書類を相手先へ送付する際には「鑑（かがみ）」と呼ばれる書類を別途作成・同封します。

鑑の書き方について明確なルールはないものの、どのように書くべきか不安な方もいるでしょう。

本記事では、鑑の書き方やすぐに使える例文を紹介します。相手先に失礼のないよう基本の書き方を覚えておきましょう。

請求書の鑑（かがみ）とは

請求書の同封文書である「かがみ」は、漢字で「鑑」もしくは「鏡」と書きます。

ビジネス上は、請求書や見積書などの取引書類に添える表紙の位置づけで、送付物の要点を整理して相手に正式に伝えるのが主な役割です。「頭紙」とも呼ばれています。

また、よく似ている書類として「送付状」も挙げられます。送付状は挨拶や同封書類の案内を行うことに重点が置かれた書類で、厳密には目的が少し異なります。ただし、実務では両者を区別せず同じものとして扱うことが多く、いずれか1種類を本体書類に同封すれば問題ありません。

頭紙と鑑（かがみ）の違い

頭紙は、文書の冒頭に添える案内文書、いわゆる送付状の意味で使われます。

ただし、先述したとおり商取引の場面では、鑑の言い換えとして活用されており、商取引書類を送付する際に同封する表紙として扱われています。

鑑（かがみ）の有無や書き方に法的な決まりはない

鑑の書き方や添付の有無について、法律上の決まりは特にありません。とはいえ、請求書や見積書などの取引書類を送る際に鑑を添えるのは、実務上では「押さえておくべきマナー」として定着しています。

鑑には、送付書類の種類・枚数・金額など要点を示すことや、相手先へ敬意や感謝を伝える役割もあります。そのため、形式的なやり取りに見えても、相手との信頼関係を築くためには軽視できない存在です。

受領側も本文を細かく確認する前に全体像を把握でき、読み間違い・記載漏れ・振込ミスといった誤認や、不要なトラブルを予防する効果もあります。

鑑（かがみ）が必要・不要なケースは？

鑑は、送付手段によって添付有無が変わります。

ビジネス取引で添付が望ましいとされているのは、請求書や契約書などを郵送・FAXで送る場面です。特にFAXは、送信枚数の確認や送信漏れの有無を相手が把握する目的もあるため、1枚目に送付するのがマナーです。

一方、メール添付では本文が挨拶や送付内容の案内を兼ねるため、多くの場合、鑑を別紙で用意する必要はありません。書類を直接持参する場合も、その場で相手と内容を確認できるため、省略しても差し支えないケースが多いでしょう。ただし、自社・取引先との運用体制をよく確認してから判断するのが望ましいです。

メール送付する際の文例については、以下の記事で解説していますので併せてご確認ください。

関連記事：【そのまま使える】請求書をメールで送付する際の文例と送り方・注意点を紹介

鑑（かがみ）の書き方｜よくある記載事項一覧

鑑に載せるべき項目は、一般的な送付状と変わりありません。

よくある項目は以下のとおりです。

• 送付日
• 宛先（社名・部署・担当者名）
• 送付元情報（社名・住所・連絡先）
• 件名
• 挨拶文
• 送付書類の概要
• 特記事項があれば備考欄

1.送付日

送付日は、書類がいつ送付されたのかを示す項目です。請求書など本体書類の日付と無理に合わせる必要はありません。鑑の作成日もしくは書類発送日を記載するのが一般的です。

日付の記載方法は和暦・西暦どちらでも問題ないものの、本体書類の形式と同じにしておくのが望ましいでしょう。書類が横書きであれば、記載位置は右上です。

2.宛先（社名・部署・担当者名）

宛先は日付の下に左寄せで記載します。

記載時は、社名を省略せず正式名称で載せましょう。宛先を担当者個人へ指定する場合は、部署名と併せて担当者名も記載します。

なお、会社・部署宛ては「御中」、担当者宛ては「様」をつけて区別しましょう。

3.送付元情報（社名・住所・連絡先）

送付元情報は、宛先の下の段に右寄せで記載します。

記載順は「自社住所→電話（FAX）番号→社名→部署名→担当者名」にするのが通例です。

4.件名

件名は、送付元情報の下段中央に少し大きめのフォントで目立つように載せます。

件名には、書類の送付目的を簡潔に記載し「請求書送付について」「納品書送付のご案内」などと、誰が見ても何の書類がすぐに把握できるようにしましょう。

5.挨拶文

挨拶文は前文とも呼ばれる部分で「頭語＋簡単な挨拶文」で構成するのが基本です。

頭語には「拝啓」を使い、挨拶部分では相手先への感謝を述べます。「拝啓・敬具」の頭語（結語）を使わずに時候の挨拶とすることも可能ですが、季節ごとに文章を見直す必要があるため、通年で使用できる頭語を使うのが無難です。

挨拶部分も、季節に関係のない決まり文句をいくつか準備しておくと、取引先に合わせて使い分けられ便利です。

6.送付書類の概要

挨拶文の下には「本文＋末文＋箇条書き」を入れ、送付書類の概要を伝えます。

本文では、何の書類を送ったのかを端的に示し、返送を求める書類がある、追加の注意点を伝えたいなど補足が必要な場合も、本文の流れに沿って一緒に記します。

末文は「今後ともよろしくお願い申し上げます」など丁寧な依頼文で締め、頭語に合わせた結語（敬具）を添えれば完了です。

結語の下に、伝達事項のメインである同封物の名称や部数を「箇条書き」で載せます。ただし、すぐに箇条書きを載せるのではなく、結語の下に中央寄せでまず「記」を置いて改行してから箇条書きを入れるのが基本です。

情報が1枚に収まらないときは「別紙参照」とし、箇条書きの内容一覧を別紙にして添付しましょう。

列挙が終わったら改行して右側に「以上」を入れ、書類の終わりを表現します。

7.特記事項があれば備考欄

本文では読み流されたくないイレギュラーな伝達事項や、別途目立たせて伝えたい特記事項がある場合には、本文下に備考欄を設けて説明を入れることも可能です。

【状況別】すぐに使える鑑（かがみ）の例文・テンプレート

鑑に必要な項目は理解できたものの、ゼロから文面を考えるのは手間がかかります。

そこで、すぐに使える例文を送付状況・内容別に紹介しますので、ぜひご活用ください。

請求書送付時の例文

20◯◯年◯月◯日

◯◯株式会社

◯◯部

◯◯様

〒000-0000

◯◯県◯◯市◯◯町123 ◯◯ビル◯階

TEL：000-000-0000

FAX：000-000-0000

株式会社△△

△△部　担当：△△

請求書送付のご案内

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたびの納品に関しまして、下記のとおり請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

記

・◯年◯月分請求書（請求書番号：00000） 1通

以上

請求書に同封する送付状の例文は以下の記事でも紹介していますので、ご活用ください。

関連記事：請求書の送付状の書き方を解説【すぐに使える例文＆テンプレート付き】

契約書（返信依頼）送付時の例文

20◯◯年◯月◯日

◯◯株式会社

◯◯部

◯◯様

〒000-0000

◯◯県◯◯市◯◯町123 ◯◯ビル◯階

TEL：000-000-0000

FAX：000-000-0000

株式会社△△

△△部　担当：△△

契約書送付のご案内

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

記

【送付書類】

・◯◯契約書　2部（返送用含む）

・返送用封筒

【備考】

◯◯契約書について、1部は「貴社保存用」もう1部は「弊社保存用」です。

◯◯契約書をご確認いただけましたら、押印のうえ同封の返送用封筒にて1部をご返送ください。

以上

FAX送付時の例文

20◯◯年◯月◯日

FAX送付状

◯◯株式会社

◯◯部

◯◯様

＜送信元＞

〒000-0000

◯◯県◯◯市◯◯町123 ◯◯ビル◯階

TEL：000-000-0000

FAX：000-000-0000

株式会社△△

△△部　担当：△△

件名：納品書送付のご案内

送信枚数：全2枚（本紙含む）

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたびの注文につきまして納品書をFAXにてお送りいたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

記

・◯月◯日分注文に関する納品書　1通

以上

英語で送付時の例文

英文で書類送付する場合は、日本語とはやや形式が異なります。たとえば、書きはじめは相手の名前を「Dear」とともに記載し、対の言葉として「Sincerely（yours）」で締めくくるスタイルが一般的です。自社担当者のサインを直筆で入れるのも通例です。

◯◯ Co., Ltd.（自社情報）

◯F, ◯◯Building, 123 ◯◯-cho, ◯◯-shi, ◯◯-ken

000-0000, Japan

Phone: (81)3-0000-0000 / Fax: (81)3-0000-0000Email: info@◯◯.co.com

April ◯. 20◯◯（日付）

△△ Co., Ltd.（宛先）

△△-cho, △△-shi, △△-ken

000-0000, Japan

Dear Mr.◯◯,（相手に沿ってMr./Ms./Mrs.を使い分ける）

Thank you for your order of ◯◯.（注文のお礼など）

We are enclosing the invoice.（書類送付を伝える一言）

Please do not hesitate to contact us if you have any questions.（お問い合わせがございましたら、お気軽にご連絡ください）

Sincerely yours,

◯◯（自筆のサイン）

◯◯（担当者名印字）

◯◯（部署・役職）

◯◯ Co., Ltd.（自社名）

【郵送・FAX別】鑑（かがみ）の送り方

鑑を送付する際は、送付手段によって対応が異なります。

郵送・FAX別の送り方を確認しておきましょう。

郵送時の送り方

郵送時にまず意識すべきなのが用紙のサイズです。同封する本体書類のサイズと同じにしておけば間違いありません。一般的にはA4サイズがよく利用されます。

封筒に入れる際は鑑が一番上に来るようにセットし、封筒には「請求書在中」など取引書類が入っていることを伝える文言を印刷するか手書きで書き入れておきましょう。

そして切手も、料金不足だと返送や取引先への差額請求が行われるため、よく確認してから投函します。

封筒の選び方や書き方については以下の記事をお読みください。

関連記事：請求書を送る封筒の選び方＆書き方の完全ガイド

請求書を普通郵便で送付する際の注意点は、以下の記事で解説しています。

関連記事：請求書を普通郵便で送ってもマナー違反にならない？送付する際の注意点

FAX送信時の送り方

FAX送信時は、まず鑑を先頭に付けて送信します。送信後は電話で受信状況を確認しましょう。原本の郵送が必要な場合は社内規定・契約に従って判断し、後日鑑を受けて送付します。

全体の送信枚数が増えるほど、相手側の紙・インクを消費し、受信機を長時間ふさいでしまう恐れがあるため、長文・複数枚の際には事前に送付の了承を取ってから送るようにします。

またFAXは細かな文字がつぶれて読みづらくなりやすいため、文字サイズやレイアウトにも配慮することが大切です。

鑑（かがみ）をつけるときの注意点3つ

鑑を同封する場合には以下の注意点も意識すると、相手先もスムーズに内容を理解でき、円滑な取引につながります。

手書きの場合は丁寧な字を心がける

鑑はパソコンで作成し印刷することが多いですが、手書きで書いても問題ありません。

ただし、手書きの場合はより一層丁寧に書き、相手が読みやすい字になるよう意識しましょう。誤字脱字があっても部分的な訂正はせず、最初から書き直します。

請求書を送付する際の文言について表現に迷う方は、以下の記事もご活用ください。

関連記事：「ご請求書（御請求書）」は正しい言葉？送る側・請求される側の適切な言い方とは

内容に関係のない情報は載せない

鑑は送付書類の概要を手早く伝えるための書類であるため、余計な説明は省き、相手が一目で内容を把握できる最小限の情報にまとめるのが基本です。

ただし、すでに信頼関係ができている取引先には、商談や打ち合わせのお礼などを一言添えると、丁寧な印象につながる場合があります。

なるべく1枚に収める

鑑は、原則としてA4用紙1枚に収めるのが望ましいです。枚数が増えるほど相手先も確認負担が大きくなり、かえって失礼になりかねません。

送付書類が多く記載欄が足りない場合は、一覧を別紙にまとめ、鑑に「別紙参照」と明記しておきます。別紙の末尾には「以上」を入れて、記載が完結していることを忘れずに示しましょう。

鑑（かがみ）・頭紙の同封作業をなくしてスムーズに帳票送付するなら「バクラク請求書発行」

鑑（かがみ）・頭紙の送付に明確なルールはないものの、ある程度決まった形式や記載事項があり、相手が読みやすい表記にして同封するのがマナーです。

一方で、電子送付・メール送付では鑑の同封自体が不要となり、工数削減につながります。請求書など取引書類送付について手間をかけたくないのであれば、送付手段の変更も検討してみましょう。

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