請求書をペーパーレス化・電子化するメリットや保存要件・進め方を解説

請求書をペーパーレス化・電子化すると、発行側と受領側の双方にさまざまなメリットがもたらされます。

代表的な5つのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

請求業務を効率化できる

請求書をペーパーレス化すると、発行業務・受領業務の効率化が可能です。

紙の請求書を発行すると最終承認までに複数の部署・担当者間でやり取りするプロセスが生じますが、電子データであれば、パソコンやタブレットで容易に確認できます。

また、請求書の印刷・封入・発送業務が不要になるため、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。送付したデータは速やかに相手へ届くため、送付後にミスが発覚した場合も、スムーズな対応が可能です。

一方の受領側は、データ入力や保存・検索などを正確かつ効率的に行えるメリットがあります。紙の請求書のように、目視確認した請求金額を会計システムに入力したり、1枚ずつファイリングしたりする必要がありません。

請求内容の自動読み取り機能や、振込データの自動作成機能を備えたシステムを導入すれば、さらなる効率化を図れるでしょう。

コスト削減ができる

請求書をペーパーレス化した場合、印刷代や郵送代などのコストが発生しません。取引件数が多い企業ほど、コスト削減効果を実感しやすいでしょう。

また、請求業務の効率化が、人件費の削減につながる場合もあります。電子請求書の場合、パソコンで作成した電子データをメールやクラウド上で送れば業務が完結するため、作成から送付までの時間短縮が可能です。

書類の保管スペースが不要になる

紙の請求書を扱う場合、法人は、請求書などの取引関係書類を一定期間保存することが義務付けられています。請求書をペーパーレス化すると物理的な保管スペースは不要になるため、限られたオフィス空間を有効活用できる点もメリットです。

レンタル倉庫などの保管スペースを利用している場合、ペーパーレス化を機に解約できれば、管理コストの削減にもつながります。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

請求書の保管期間は、法人と個人事業主とで異なります。詳しくは、以下の記事で解説していますので参考にしてください。

関連記事：請求書の保管期間は？法人・個人事業主ごとの年数やインボイスの影響を解説

請求書の管理がしやすくなる

請求書の管理がしやすくなる点も、ペーパーレス化を進めるメリットです。

請求書を紙で管理する場合、取引件数が多いほど請求書の枚数も増えて、処理に時間を要します。書類の紛失・汚損リスクも否定できず、再発行の必要が生じた場合、取引先に迷惑をかける恐れがあるでしょう。

紙の請求書を電子帳簿保存法が定めるスキャナ保存の要件に則って電子データ化すると、管理がしやすくなります。

日付・取引先名・金額などの項目から必要なデータを検索・閲覧できるほか、事業年度や取引先ごとにフォルダを分けておけば、さらなる効率化を図れるでしょう。

リモートワークの促進につながる

ペーパーレス化を進めることは、リモートワークの促進にもつながります。電子請求書はパソコンと通信環境があれば発行・受領できるケースが多く、発行時に社内規定で押印を義務付けていなければ、基本的に出社は必要ありません。

ペーパーレス化を機にリモートワークが普及すれば、オフィスから離れた地域に住む人材を採用しやすく、拠点に縛られない人員配置も可能となるでしょう。