請求書を手渡しするときは封筒に入れるべき？手渡し用の封筒の書き方や渡し方のポイント

請求書を封筒に入れて手渡しする際には、ポイントを押さえましょう。ここでは、手渡しする際のポイントを解説します。

請求書は折って入れても問題ない

請求書は折って封筒に入れても問題ありません。折り目がつくのはよくないのではと思う人もいるかもしれませんが、特にマナー違反ではないため折って入れてもよいでしょう。基本的に請求書はA4サイズです。長形3号の小さめの封筒を使用する場合は、三つ折りにして入れますが、三つ折りでの手渡しや郵送は一般的でマナー違反ではありません。

請求書の表側を封筒の裏面にくるように入れる

請求書の向きは可能なら意識しましょう。基本的には表側が封筒の裏側に来るように入れます。三つ折りの場合には、請求書の上部が封筒の裏側に近い位置に来るように意識して入れましょう。一般的に封筒を開ける際には裏返して開けるケースが多いため、裏側に表面が来ることで開けたときすぐに内容を把握できます。

手渡しの場合は切手・送付状は不要

手渡しの場合には、切手を貼り付ける必要はありません。切手は郵送するための代金のため、手渡しの場合には不要です。また、送付状を一緒に入れる必要もありません。請求書や見積書といった書類を送付する際には、送付状を同封することがマナーです。しかし、手渡しの際は直接挨拶できるため、基本的に送付状は同封せず渡しましょう。

請求書を入れる封筒は白・茶どちらでも問題ない

また、封筒の色についても明確なルールは存在しませんが、一般的に請求書を送付する際には、白あるいは薄い青色の封筒が用いられることが多いです。これも『請求書在中』という記載同様に取引先が請求書の封筒であると言うことを一目で判別可能とするためと言われています。

請求書を手渡ししたあとメールをしておくと良い

請求書を手渡ししたあと、メールをしておくとよいでしょう。手渡しだと請求書が経理担当者に届かなかったり、請求処理を忘れられたりするリスクがあります。このようなリスクを軽減するため、手渡ししたあとにもメールでリマインドしておく、内容物を確認するメールを送るなどすると安心です。

できるだけ早めに手渡しする

請求書はできるだけ早めに手渡しすることがポイントです。大企業では、請求書や見積書の締め切り日が厳密に定められているケースが多いです。担当者に迷惑がかかったり、入金遅れが発生したりする可能性もあるため、請求書は早めに手渡ししましょう。また、訪問する際は一報入れておくこともマナーです。