請求書チェックを効率化するポイントとは？発行時・受領時に分けて解説

請求書発行前のチェックポイントを紹介します。必須事項の記載漏れがあると、正しく入金されなかったり、消費税の仕入税額控除を受けられなかったりする可能性があるため、しっかり押さえておきましょう。

請求日と支払期日

請求書を発行する際は、請求日と支払期日が明記されているかを確認する必要があります。

請求日によって入金日は変化するため、取引先の締め日や支払日に合わせて日付を記載しなければいけません。あらかじめ支払期日が決まっている場合も、請求書に必ず記載しておきましょう。

ただし、請求日と請求書を送付すべき日が異なるケースもあるため注意が必要です。なかには送付の期限を定めていたり、請求日を統一したりしている企業もあります。

また、振込先の情報が記載されているかの確認も必須です。請求書は発行のタイミングなど、相手に配慮すべき点が複数あるため、事前に確認しておきましょう。

送付方法・送付先・送付期日

請求書を発行する際は、送付方法や送付先、送付期日を確認する必要があります。

送付方法は郵送やFAX、メール、電子システムにアップロードなどがあり、企業によって対応が異なります。「原本の郵送必須」「メールでのPDF送付のみでOK」など、企業ごとに送付方法を確認しておきましょう。

また、請求書発行時には送付先（宛先）と送付期日の確認も必須です。企業名や住所またはメールアドレス、部署および担当者の役職などを把握し、間違いがないように記載しましょう。

送付期日に関しても「締め日の翌5営業日以内」など企業ごとで扱いが異なります。送付期日に間に合うよう余裕をもって対応することが大切です。

なお、請求書の形式は特に決まりがなく、必要な項目が記載されたものであれば、ExcelやWord、手書きやシステム利用など、いずれの方法で作成しても問題ありません。

請求金額の書き方

請求書を発行する際は、請求金額の書き方にも注意が必要です。1円未満の端数が発生した場合はどう処理するかを事前に確認しておくことで、請求金額の記載ミスや修正による手間を防げます。

消費税額によっては、請求書に1円未満の端数が生まれる場合もあるでしょう。財務省では、端数処理の方法は「切り捨て」「切り上げ」「四捨五入」などは任意、かつ企業の判断で端数処理の方法を決めて構わないとしています。

そのため、請求書を発行する際は、事前に取引先と端数処理の方法に関する認識をすり合わせておき、社内でも対応を統一しておかなければいけません。

参考：財務省「総額表示に関する主な質問」

掛売方式と都度方式のどちらか

請求書作成時には、掛売方式と都度方式のどちらかで発行するのかも確認しておく必要があります。「掛売方式」「都度方式」の概要は、以下のとおりです。

どちらの方式をとるかは取引先との取り決めによって異なるため、必ず事前に把握しておきましょう。