領収書の整理方法とは？保管の効率化で手間と時間を削減するコツ

領収書の整理は、基本的に次の3ステップで行います。効率よく整理できるように、手順を押さえておきましょう。

整理用アイテムを用意する

まずは、整理に必要となるアイテムを用意しましょう。どの整理方法を採用するかによって、必要となるアイテムは異なります。ファイルで保管する場合は、外から見やすいクリアファイルタイプや、領収書の保管に特化した領収書ファイルなどがおすすめです。封筒で保管する場合は、クリップやホッチキスもあわせて用意しておきましょう。

ノートや用紙に貼り付けて保管する場合は、分類ごとに中身が見えるチャック付きポリ袋に入れておくと、紛失のリスクが軽減できます。作業の途中で不足することがないよう、アイテムは多めの準備が大切です。

分類の項目を決定する

続いて、月別、科目別、取引先別といった領収書の分類項目を決めていきます。月別は期間ごとのお金の流れを把握するのに役立ちますが、取引先が多いほど必要な領収書を探すのに時間がかかるでしょう。

確定申告時の作業をスムーズに行いたいのであれば、科目別の保管が向いています。ただし、毎月のお金の流れや取引先ごとの金額は把握しづらい傾向です。取引先の数が少ない場合は、取引先別に分類する方法もあります。

帳簿や会計ソフトに入力する

分類項目に従って領収書を分けて、内容を帳簿に記録または会計ソフトに入力します。処理が終わった領収書から、前述したファイルや封筒、ノートに保管していくことで、重複を防止できます。分類した領収書が混ざってしまうことがないよう、入力済みの領収書は、その都度収納することを心がけましょう。