人件費を請求書へ適切に記載するには？必要な項目や書き方のポイントなどを解説！

人件費に関する請求書の書き方について必要な項目ごとに解説します。

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1.宛名

請求書の宛名の欄には、請求書を受け取る会社名、個人名、屋号のいずれかを記載しましょう。1文字分のスペースを空け、会社名には「御中」、個人名には「様」と敬称をつけます。宛名の次の行に郵便番号、その次の行に住所を記載してください。

なお、「御中」と「様」は併用できないため、企業に所属している個人を宛名に記載する場合、会社名の敬称は省略して構いません。また、請求書を不特定多数に発行する小売店や飲食店などでは、宛名そのものを省略可能です。

2.取引年月日・請求日

請求書に記載する日付は、基本的に請求書の発行日です。ただし、請求書を受け取った側の処理に影響が出るため、実際の作成日や印刷日ではなく事前に確認した締め日を記載するパターンが一般的です。和暦と西暦のどちらでも構いません。

なお、領収書は支払後に発行しますが、請求書は請求のための書類であるため支払前に発行します。

3.請求書番号

請求書番号とは、請求書を発行した側が管理しやすくするためにつける通し番号です。請求書番号は、作成者名の近くに記載する場合が多いです。初めて請求書を作成する際にフォーマットを決め、請求書番号を記載する箇所も決めましょう。

4.作成者の氏名もしくは名称

請求書には、作成者の氏名もしくは名称を記載する必要があります。作成者が会社の場合、「会社名」「住所」「電話番号」「担当者名」を記載しましょう。個人事業主やフリーランスの場合、「氏名」または「屋号」とともに「住所」「電話番号」を記載します。

請求書は押印がなくても問題ありません。

5.小計・消費税・合計金額

小計の欄には税抜金額、消費税の欄には税額を記載します。合計金額は、小計と消費税を合算した額です。消費税には標準税率（10%）と軽減税率（8%）があるため、それぞれを区別して判別できるようにする必要があります。

6.取引内容

請求書には、取引内容も記します。商品名、単価、数量、合計金額などを具体的に記載しましょう。ただし、取引内容が多い場合、数量については「一式」と記載する方法もあります。取引先の要望により、取引内容を通常通り細かく記載するケースもあります。

7.源泉徴収額

源泉徴収額とは、毎月の給与から税金を引き、企業が代わりに納税する制度です。これにより従業員は税金を個別に支払う手間が省けます。一方で、自営業者やフリーランスの場合、報酬を受け取る際に源泉徴収が正しく行われているかを確認することが重要です。源泉徴収されていない場合は自身で納税する必要が生じます。

8.特記事項

特記事項は、請求書において自由に伝えたいことを書く欄です。ここには、振込手数料の負担者を記載するのが一般的です。たとえば、「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担願います。」と明記することで、相手方に費用負担の詳細を伝えることができます。

9.振込先

振込先の欄には、銀行口座情報を正確に記載します。銀行名、支店名、銀行コード、支店コードを書き込むことが重要です。また、複数の口座を記載しておくことで、クライアントに選択肢を提供することができます。これにより、相手方が都合の良い口座を選んで振り込むことができ、取引が円滑に進むでしょう。

10.支払期日

支払期日の欄には、あらかじめ取引先と合意した支払期限を記載します。見積書や契約書などの事前に交わした書類を参考にして、明確な期日を示すことが重要です。これにより、両者間の認識違いを防ぎスムーズな取引を行えるでしょう。