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請求書の締め日とは？適切な決め方や過ぎた場合の対処法を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-04-25
- この記事の3つのポイント
- 請求書の締め日とは取引の締め日で、基本的に受領側が設定し、事務処理を円滑に進めるのに役立つ
- 締め日の決め方は受領側が自社の状況に応じて任意に設定でき、月末締めにする企業が多い
- 締め日を過ぎた場合は、取引先に再発行や新規締め日の提案を行うことに加え、再発防止策も講じる
請求書の発行時には、締め日を設定して取引を行うのが一般的です。しかし、締め日の決め方や変更時の対応について、認識が曖昧な経理担当者の方もいるでしょう。
本記事では、請求書における締め日とは何か、支払期限との違いや決め方、変更を依頼された場合の対応、締め日を過ぎた際の対処法などを解説します。
締め日の仕組みや設定方法を理解して、円滑に請求書処理を行いましょう。
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請求書の締め日とは？適切な決め方や過ぎた場合の対処法を解説
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請求書の締め日とは？
請求書の締め日とは、取引期間を区切る最終日のことで、請求金額を確定する基準となる日です。
一般的には請求書を受け取る側が締め日を決め、発行側はその期間内の取引をまとめて請求します。月末締め・翌月末払いのように1カ月ごとに設定するケースがよく見受けられます。受領側が決めるだけでなく、取引先との合意によって決定することも可能です。
締め日の設定は、取引期間を明確にするために欠かせません。締め日を設けることで複数の取引を一括で請求でき、事務処理の効率化につながります。不要なトラブルを避けるためにも、締め日の設定は必要だといえます。
締め日と支払期限との違い
請求書の支払期限とは、請求金額を支払う最終期限のことです。
一方、締め日は事務処理の区切りとなる日であり、実際の支払日や支払期限とは関係がありません。なお、支払期限は、契約段階で話し合いのうえ決められます。
支払期限の一般的な設定方法や未払い時の対応については、以下の記事をご確認ください。
請求書の締め日の決め方
請求書の締め日の決め方には、明確な決まりはありません。
一般的には、請求書を受け取る企業が、自社の状況や慣例を基に設定します。月単位で締めた方が事務処理をしやすいため、月末締めにする会社が多いです。
請求書の発行業務や受け取り業務を行うのは経理担当者です。経理担当者は他にも金銭の出納業務を抱えていることから、繁忙期や給料の支払日などと被らないよう配慮するケースもよく見られます。
締め日の変更をお願いされた場合は？
締め日の変更を求められた際は、現状の取引内容や変更理由を明確にし、影響を慎重に判断することが重要です。変更が一時的か継続的か、全取引に適用されるのか、支払日や支払方法の変更が伴うのかなどを確認し、債権状況も把握しましょう。
締め日変更時の対応方法として、以下が挙げられます。
- 無条件で受け入れる
- 条件を設定する
- 交渉する
- 拒否する
取引先との関係を重視する場合は、締め日変更を受け入れることも考えられる一方、資金繰りの影響もよく加味しなくてはなりません。条件付きで変更する際には、注文量の増加や値引きなどの代替条件を提示し、双方にとって適切な条件を探ることが大切です。
ただし、変更が自社の経営に悪影響を及ぼす場合は、誠意を持って事情を伝え、拒否する選択肢も検討すべきでしょう。
請求書に締め日を記載する必要はない
請求書には、支払期限を記載しますが、締め日を記載する必要はありません。支払期限の欄に締め日を記載してしまわないよう注意してください。
請求書に支払期限を記載しないと、請求書を受け取った企業で事務処理が遅れるなど、支払いが漏れてしまう可能性があります。また、請求書には「支払期限」ではなく「振込期限」と記載する場合もあるため、よく確認しましょう。
なお、実質的に請求書発行日を締め日とする場合がありますが、これは取引先企業との取り決めによって異なります。
請求書の発行は締め日厳守！過ぎた場合の対処法は？
請求書は、取引先の締め日までに発行することが原則です。締め日に間に合わない場合は、事前にメールで請求内容を伝えるなどして速やかに報告しましょう。
また、締め日が休日に当たる場合は、取引先と相談し前後の平日を新たな締め日として設定することが一般的です。金融機関が休業する影響も考慮し、支払期限を事前に決めておくとトラブルを防げます。
締め日を過ぎてしまった場合は、取引先に謝罪し、遅延の理由を説明した上で、請求書の再発行や追加発行を行います。その際は、取引先と新しい支払期限を調整し、影響を最小限に抑える対応を心がけましょう。また、再発防止のための対策を講じることも欠かせません。
請求書発行時の確認事項や注意点については、以下の記事も併せてお読みください。
相手先から支払いがない場合の対処方法
取引先からの支払いがない場合は、社内確認を行い、社内でのミスがないことを確認した上で、取引先に連絡します。
メールや電話での催促を行っても入金されない場合や音沙汰がない場合は、催促状を作成して送付しましょう。催促状とは、支払期限までに代金の入金がなかったことを伝え、再度入金を求めるための書面です。
催促状を送付しても入金されない場合には、督促状を送付しましょう。督促状とは支払期限までに代金が支払われなかったことを伝え、入金を求める書面です。督促状を送付しても未入金が続く場合には、状況に応じて法的措置を検討します。
未入金時の適切な対応方法は以下の記事でも詳しく解説しています。
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請求書の締め日は、事務処理をスムーズに行うために必要ですが、必ずしも請求書に記載する決まりはありません。ただし、締め日がなければ請求のミスにつながり、混乱が起こる可能性があるため、設定しておくことが推奨されます。
また、支払期限の記載に関しては双方の合意のもと設定しておく必要があるため、両者を混同しないよう注意しましょう。
請求書の発行は経理担当者にとってストレスが大きく、かつミスの起こりやすい細かい業務の一つといえます。効率よく正確に請求書を発行するためには、請求書作成システムを導入するのも有効です。
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