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請求書をメールで送る場合の正しい方法とルールとは？
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-10-16
請求書を取引先へ送付する際には、郵送での送付とメールによる送付の2つのパターンに分けられます。請求書をメールで送る場合、最低限のルール、ビジネスマナーなどについて、正しく知っておきましょう。
本記事では、請求書をメールで送付する場合の形式、確認事項やルールについて、詳しく解説します。
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請求書をメールで送る場合の正しい方法とルールとは？
請求書をメールで送付するときの注意点
PDFなどのデータファイルを送った後に、改めて請求書の原本を郵送している企業は多く存在しています。原本の送付は必ず行うべきと考えている企業は多く、「実際に取引があったことを証明するための証拠」としている企業も少なくありません。
そのため、請求書をメールで送付する場合「法的な可否」「印鑑の必要性」といった2つの項目に注意しなければなりません。
法的の可否
「請求書をメールで送ることは法的に大丈夫なのか」と疑問に感じる方も多くいるでしょう。
結論から言うと、請求書をメールで送る行為は、取引の証明となるのであれば法的になんら問題はないと言えます。
請求書の発行そのものは、法律的に義務付けられているわけではないため、極端に言えば「発行しなくてもいい書類」に分類されます。しかし、企業として「請求書の存在は不可欠なもの」という考えが多く、請求書を発行しない場合は少ないでしょう。
印鑑の必要性
正式な書類として処理するために、請求書には印鑑を必須としている企業も多く存在しています。
先ほど「請求書発行は法的に義務付けられていない」という話をしましたが、法律上絶対的なものではないため、請求書の印鑑も必要性が強いものではありません。
しかし、メールで請求書を送る場合であっても印鑑を必要としている企業もあるでしょう。取引先が印鑑のある書類のみしか受理しないというのであれば、送る側もそのルールに従わなければいけません。
印鑑の必要性は取引先に事前に確認し、必要かどうかを把握しておくようにしてください。
請求書をメールで送るメリット
請求書のメール送付で得られるメリットとは数多くあり、迅速な対応やミスの回避、手間の削減などあらゆる恩恵を受けられます。
〈 メールで送る場合の主なメリット 〉
- 郵送より早く取引先へ届き、すぐに確認してもらえる
- 宛先の間違いや切手不足による返送などのミスを防ぐ
- 紙媒体として出力する手間や時間を短縮できる
- 請求書を電子化しておけば、すぐに再発行や修正が可能
請求書の送付をメールに変更するタイミング
請求書をメール送付に切り替えるのはどのタイミングで行うべきか、最適な時期はどのような場面となるのかという疑問を抱いている方は多いかもしれません。
請求書の送付をメールに変更するタイミングとして適しているのは「料金の変更タイミング」「消費税の増税タイミング」「ペーパーレス化推進やリモートワークへの切り替え」の3つです。
料金の変更タイミング
国内の経済状況や物価の上昇のタイミングで、自社のサービスや料金に対する価格も上げざるを得ない状況の場合、メールでの送付となる旨を相談・説明する絶好のタイミングと言えるでしょう。
消費税の増税タイミング
頻繁に訪れるようなタイミングではありませんが、増税における価格変更を余儀なくされるという場合、上記のタイミング同様に状況説明を行い、取引先に理解してもらったうえで変更するようにしてください。
ペーパーレス化推進やリモートワークへの切り替え
新型コロナウイルスの影響などにより社内でリモートワークを導入する場合や、ペーパーレス化を進めるうえで電子化を行うなど、明確な理由をしっかりと取引先へ説明し、理解を得るようにしてください。
メール送付にスムーズに移行するには
どのようなタイミングであっても、取引先へメール送付に変更する理由を明確に説明するという点が重要です。
- 郵送費用を削減することで値上げ幅を最小限にできる
- 環境問題への配慮としてペーパーレス化推進
- メールに変更することで得られるメリットについての説明
これらの事項を正しく説明し、取引先に納得してもらったうえで請求書をメール送付へとシフトチェンジすれば、スムーズな移行につながるでしょう。
電子帳簿保存法改正への対応が必要
請求書をメールで送付する場合、電子帳簿保存法に基づき「検索機能」「訂正・削除防止のための事務処理規定」の2点の対応が必須です。それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。
検索機能
電子帳簿保存法改正への対応には、検索機能の準備が不可欠です。
税務署から提出を求められた場合、一括でダウンロードできるように、ファイル名を「取引金額」「取引先」「取引の日付」を含んだ名前に統一しておきましょう。さらに、エクセルなどで「取引金額」「取引先」「取引の日付」の入力をした一覧表を作成しておくと、いつでも検索可能な状態となり効率的です。
訂正・削除防止のための事務処理規程
請求書内容の訂正や削除などを防止するために、事前に事務処理における規定を定めておくようにしてください。
自社の運用に適した処理の方法を前もって明確にしておくことで、電子データの改ざんや不正行為を未然に防ぐことが可能です。規定は企業により細かな部分は異なりますので、自社の状況や業務の方向性、社員の負担など、さまざまな視点から考慮し決定させるようにしてください。
メールの文面に記載すべき項目
取引先へメールで請求書を送る際には、メールの内容に記載すべき項目があり、以下のように正しく記載することで、電子化した請求書であっても紙媒体の請求書と同じ効力を発揮します。
宛先や請求金額、支払期日などに間違いがないよう、必ず送付する前にチェックを行うと安心です。
件名 | 何のためのメールなのかを記載し、メールを送る目的を明確に示します。 |
宛先 | 宛先は必ず誤りのないように記載してください。 |
挨拶 | 「いつもお世話になっております」などの挨拶や日頃のお礼などを入れることは最低限のビジネスマナーですので、記載するようにしましょう。 |
メールの要件 | このメールをなぜ送ったのか、その要件について言及します。 |
添付内容（ファイル名） | 添付したファイルについて記載してください。 |
請求金額 | 請求金額は添付する請求書のファイルにも記載されていますが、確認をしてもらうためメールの文中にも入れます。 |
支払期日 | 請求金額同様、確認のために支払期日もメールの文中に入れておきましょう。 |
送信者の連絡先 | 誰から送られてきたのかを明記しておくことで、何かしらのトラブルが起きた際も迅速に連絡できます。 |
請求書をメールで送る場合の例文
上記の「メールの文面に記載すべき項目」に合わせてその例文をご紹介します。
件名：10月分請求書送付
株式会社〇〇
担当〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の✕✕です。
日ごろより弊社のサービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。
「◇◇◇」の件につきまして、10月分の請求書を送付させていただきます。
内容をご確認いただき、期日までにお支払いいただけますようよろしくお願い申し上げます。
添付ファイル【abcd_efg_2022.02.02.pdf】
ご請求金額：￥〇〇〇
お支払期日：〇〇年〇〇月〇〇日
ご不明な点がございましたら、お手数ですが〇〇までお問い合わせください。
Tel：〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇
mail：〇〇〇＠〇〇.com
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社△△ ✕✕
請求書をメールで送る場合の注意点
メールによる請求書送付をする場合、気を付けるべき4つの注意点があります。メールによる請求書の送付が初めての場合や、メール送付作業に慣れていない場合は、ここで解説する注意点を把握し、取引先とのスムーズなやり取りが行えるよう徹底した準備をしておきましょう。
取引先の承諾を得る
請求書をメールで送る場合、自社のみで完結して送ればいいわけではありません。受け取る側の取引先の承諾を得ておきましょう。原本の存在を絶対としている企業もあります。
取引先に確認した際、承諾を口頭で得ていても、関係者や担当者にその旨が正しく伝わっていないことも考えられます。認識のすれ違いを防ぐため、今後請求書はデータ化してメールで送付を行うこと、原本の郵送は取りやめることなどを明記した書面の作成を推奨します。
わかりやすい件名にする
請求書データが添付されたメールを受け取った担当者が、最初に見るのはメールの件名です。
そのため、「10月分請求書送付」など一目見てどのような内容のメールなのかを把握できるよう、わかりやすい件名にするように心がけてください。
件名で請求書の内容と判断できない場合、他のメールに埋もれてしまったり、確認を後回しにされたりすることもあります。また、件名をわかりやすくすることで、送った自社側でも管理がしやすくなるというメリットがあります。何に関する請求なのか、何月分の請求なのかなどを正しく記載するようにしましょう。
ファイル形式はPDFにする
セキュリティを強化するためにパスワードの設定を行い、ファイル形式をPDFにしてメール送付するという方法が一番確実で安全な方法と言えます。
PDFはほとんどのパソコンで表示でき、かつ修正がしにくいという特徴があるためです。
エクセルやワードなどで請求書の作成を行う場合、そのまま送付すると、人的ミスにより数字を削除してしまう、なかには改ざんされてしまうというリスクがあります。
また、バージョンによってはファイルを閲覧できない、レイアウトが崩れてしまうこともあります。
押印形式を確認する
電子化した請求書に印鑑を押して送付する場合、電子印鑑を利用、もしくは書面に印鑑を押し、それをスキャンしてデータ化するという2つの方法があります。電子印鑑の場合、印影を画像化したもの、または印影に作成者や使用者、タイムスタンプなどの情報を保存しているものに分けられます。
電子印鑑の導入をする場合は、単純に印影を画像化したものを採用するか、さまざまな情報を保存したものを採用するか、それぞれの違いをよく理解し印鑑の管理体制についても事前によく取り決めておくことが大切です。
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