出張旅費規程の作成方法は？メリットや手当の相場、ルールの注意点を解説

従業員が安心して出張できるようにするためには、出張旅費規程の作成が必要です。出張旅費規程を作成する際には、相場を認識したうえで適切なルールと金額を設定しなくてはなりません。 本記事では、出張旅費規程の作成方法とメリットや手当の相場、ルールの注意点を解説します。

1.出張旅費規程を作成する目的・メリット

出張旅費規程を作成する目的とメリットは以下の表のとおりです。

出張旅費規程を作成する目的	出張の旅費精算における基準額の規定
出張旅費規程を作成するメリット	所得税・法人税の節税対策 経費管理、削減が可能

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1-1.出張の旅費精算における基準額の規定

出張旅費規程を作成する主目的は、出張旅費精算における基準額の規定です。

具体的には、以下のような項目で基準額を設定します。

基準額を設定すべき主な項目	概要
宿泊費	役職や地域に応じた上限額を設定
交通費	利用可能な交通手段（新幹線、飛行機など） 座席クラス（グリーン車、ビジネスクラスなど）の利用条件
日当（出張手当）	1日あたりの支給額 出張時に発生する食費や通信費などの支給額
その他経費	業務上必要な経費の範囲と上限額

基準額の設定には同業種・同規模の会社との比較や、公務員の旅費規程などを参考にするとよいでしょう。著しく高額な基準額は税務上問題となり、税務署から指摘される可能性があるため、相場を逸脱しないよう注意が必要です。

1-2.所得税・法人税の節税対策

出張旅費規程の作成は、所得税・法人税の節税対策に繋がります。

出張手当は所得税法上で原則非課税とされており、給与とは異なり所得税や住民税がかかりません。また、社会保険料の対象にもならないため、受け取る側にとって大きなメリットになるでしょう。

出張旅費規程を作成し規定通りに出張手当を支給すると、その手当は法人側で経費として計上できます。そのため出張旅費は法人税の課税対象から外れるため、企業としては節税に繋がります。

関連記事：5-1.適正な金額の設定

1-3.経費管理、削減が可能

出張旅費規程を作成することで、交通費や宿泊費などの上限金額が明確になります。そのため、飛行機移動の際に不必要なビジネスクラスを使用したり、高級ホテルに宿泊したりするなど、不必要な高額支出を防ぐことに繋がるでしょう。これによって、企業全体での経費削減に繋がります。

また、規程に基づいた出張を行うことで、各案件ごとに妥当性を判断する必要がなくなり、経費管理の負担が軽減されます。経費精算システムや法人カードを導入すれば、精算手続きはさらに簡略化され、経理業務全体の負担が減るでしょう。

出張旅費規程は従業員側にもメリットがあります。明確なルールを設けることで、従業員は出張時の手配や精算手続きをスムーズに行うことができ、業務効率が向上します。

出張費と旅費交通費の違いや費用の目安について詳しく知りたい方は、以下の関連記事をご参照ください。

関連記事：出張に伴う交通費とは？出張費と旅費交通費の違いや費用の目安についても解説

2.出張旅費の相場

出張旅費の相場は、国内出張と海外出張で異なります。

産労総合研究所の調査によると、2023年度の国内宿泊料の相場は8,606円で、宿泊料が実費支給される場合の上限額は9,117円です。

海外出張では渡航先によって宿泊費が異なります。一般社員の滞在費を地域別にみると、北米は16,735円、中国は15,143円、東南アジアは14,725円です。

一方、シンガポールやヨーロッパ主要都市（ロンドン、パリなど）、ニューヨークなどは東京よりも高いホテル料金が設定されている傾向にあります。渡航先によって宿泊費の上限を変えるなど、柔軟な対応が必要になるでしょう。

出張手当に関しても、国内と海外では多少違いが生じます。国内出張の手当額は部長クラスで2,900円（日帰りの場合は2,666円）、一般社員で2,355円（日帰りの場合は2,094円）です。海外出張（北米）の場合、部長クラスは5,593円、一般社員は4,913円となっています。

※掲載している情報は、当社が独自調査したものとなります。相場や目安は変更になる可能性があるのでご注意ください。

参考：産労総合研究所「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」

産労総合研究所「2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査」

3.出張旅費規程の作成方法

本章では出張旅費規程の作成方法と手順は以下のとおりです。

• 必要事項が記載された出張旅費規程の草案を作成する
• 株主総会で出張旅費規程の承認を得る
• 労働基準監督署へ提出する
• 従業員全員に周知する

まずは出張旅費規程の草案を作成します。出張旅費規程には、宿泊費・交通費・日当（出張手当）や、その他の経費の利用上限などを記載する必要があります。

作成した出張旅費規程は会社にとって重要な規程となるため、株主総会や取締役会による承認を受けなければなりません。

また、出張旅費規程は就業規則の一部として扱われます。そのため、株主総会や取締役会での承認後は労働基準法に基づき、労働基準監督署へ提出する必要があります。

上記の手続きが完了したら、作成した出張旅費規程の内容を全従業員に周知しましょう。

4.出張旅費規程の記載項目

規定すべき主な項目は以下の表のとおりです。ただし以下の項目以外にも、事業形態に合わせて独自の内容を追加しても構いません。

規定すべき主な項目	概要	記載例
目的	出張旅費規程を決める目的を明記	本規程は、就業規則第●条に基づき、役員および従業員が業務のために出張する場合の手続きおよび旅費に関して定めるものである。
適用範囲	出張旅費規程が適用される役員や従業員の範囲を明記	本規程は、当社の全ての役員および正社員に適用する。パートタイム従業員および契約社員については、所属長の承認を得た場合に限り本規程を準用する。
出張の定義	どのようなケースが「出張」になるのかを明記（一般的には移動距離や時間で定義）	本規程における出張とは、勤務地を起点とし、目的地までの移動距離が片道●km以上の場所に移動し、職務を遂行することをいう。
出張旅費の内訳と金額	旅費の内訳（交通費、食費、宿泊費、日当など）を明記	出張旅費は以下のとおりとする。 交通費：実費支給 新幹線：普通車指定席 飛行機：エコノミークラス その他：公共交通機関の普通運賃 宿泊費：1泊につき上限●円 日当：日帰り出張は●円、宿泊を伴う出張は1日あたり●円
出張手続きの方法	従業員が出張するときの申請方法を明記（必要書類や提出期日を記載）	出張を命ぜられた者は「出張申請書」に必要事項を記入し、所属長に提出した後、承認を受けなければならない。
精算手続きの方法	出張旅費の精算時に必要な手続きを明記	出張者は帰社後●営業日以内に「出張報告書」と領収書を添えて経理部門に旅費精算を申請すること。
勤務時間の取り扱い	出張期間中の勤務時間は、どのような扱いになるのかを明記します。	出張中の勤務時間は、通常の所定労働時間を勤務したものとみなす。出張先での業務により所定労働時間を超える場合は、事前に所属長の承認を得ること。

5.出張旅費規程を作成する際の注意点

出張旅費規程を作成する際には、適正な金額の設定や出張旅費の対象者に注意しなくてはなりません。これらを踏まえて出張旅費規程を作成することで、公平で透明性のある経費管理を実現しつつ、法的なコンプライアンスも確保できます。

本章では、出張旅費規程を作成する際の注意点を解説します。

5-1.適正な金額の設定

出張旅費の金額は、社会通念に基づいて適正に設定することが重要です。国税庁によると、非課税になる旅費の範囲は以下のように定められています。

（1）その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。

（2）その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

出典：国税庁「〔傷病者の恩給等（第3号関係）〕」

具体的な金額は書かれていませんが、過度に高額または低額な設定は、税務上の問題や従業員の不満を引き起こす可能性があります。常識の範囲内で出張旅費の金額を決めましょう。

また、宿泊費や交通費の相場は時間と共に変化するため、規程の金額設定は定期的に見直し、必要に応じて更新しましょう。

5-2.出張旅費の対象者

出張旅費規程は、正社員だけでなく契約社員やパートタイマー、派遣労働者を含む全ての従業員に適用されます。全ての従業員が平等に扱われ、出張に関連する費用を公正に補償されなくてはなりません。

5-3.例外となるケース

一部の例外やイレギュラーな出来事についても規定しておきましょう。規定しないとケースごとに判断する必要に迫られ、処理が煩雑になります。

たとえば、悪天候や自然災害で経路や交通機関の変更を余儀なくされた場合や、出張中の怪我や病気、出張先でそのまま帰省する場合についても想定しておきましょう。

急な予定変更や自然災害、有事の際には適切な対応が求められます。特に海外出張の際は、適切な保険加入などの対策が必要です。

6.出張旅費の経費精算の流れと経費申請サンプル

出張旅費の経費精算の流れは以下のとおりです。

• 出張の事前申請と承認
• 出張中は経費を立替払いする
• 旅費精算書を作成する
• 上長の承認を得る
• 経理担当者に提出する

なお会社によっては経費精算申請の期日が設けられている場合もあります。期日までに精算書を提出しなければ振込時期が遅くなってしまうこともあるため、出張が終わったら速やかに旅費精算書を作成・提出するとよいでしょう。

自社内で出張時の申請書や精算書のフォーマットが用意されていない場合は、以下のテンプレートをぜひ活用してください。

【エクセルでダウンロードできる】そのまま使える旅費経費申請テンプレートはこちら

出張旅費の精算方法や流れについては以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。

関連記事：出張旅費精算とは？混同しやすい経費や精算の流れ・ポイントを解説

7.出張旅費などの経費精算を実現する「バクラク経費精算」

出張には宿泊費や交通費などがかかります。出張旅費規定を作ることで、従業員は出張時の手配や精算手続きをスムーズに行うことができ、出張計画も立てやすくなるでしょう。また、所得税や法人税の節税対策にも繋がります。

ホテル代や取引先への手土産代など、出張中の従業員が経費を立て替えることもあります。経理部門では、旅費精算書をもとに領収証の確認や出張旅費の仕訳を行わないといけません。

業務効率化を図るならば、経費精算システムの導入がおすすめです。経費精算から支払いまで一元管理でき、スマートフォンアプリによる操作も可能な「バクラク経費精算」をぜひご検討ください。