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交通費とは？支給要件や計算方法、課税・非課税のルールなどを解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-02-10
- この記事の3つのポイント
- 交通費とは業務で発生した移動費用の総称で、電車・バス代や自家用車のガソリン代が含まれる
- 交通費の支給は義務ではないが、支給する場合は就業規則への記載や労働基準監督署への届出が必要
- 交通費・旅費交通費は全額非課税だが、通勤手当には限度額がある
交通費は業務を遂行するために発生した移動費の総称です。よく似た用語に旅費交通費や通勤手当がありますが、意味や目的はそれぞれ異なります。
本記事では、交通費の概要や旅費交通費・通勤手当との違い、交通費の支給要件、計算方法を解説します。交通費のルールを理解して、正しく経費精算できるようになりましょう。
交通費とは？支給要件や計算方法、課税・非課税のルールなどを解説
交通費とは？
交通費とは業務のために発生した移動に関する支出の総称です。具体的には、通勤や出張時の公共交通機関の利用料金や自家用車のガソリン代、駐車料金などが該当します。
交通費を従業員に支給するかは企業に委ねられているものの、福利厚生の一環として支給する企業も多いです。
また、交通費には旅費交通費や通勤交通費（通勤手当）など複数の種類があり、それぞれ意味や目的が異なるため、混同しないよう注意が必要です。
交通費と旅費交通費の違い
交通費とよく似ている科目に「旅費交通費」があります。
旅費交通費とは勤務地と異なる遠方へ移動して業務にあたった際に発生した費用のことです。対象となる移動には、クライアント先への訪問や商談・イベントのための出張、支店への出向などが挙げられます。ただし、宿泊を伴う移動の場合には出張費として精算するケースもあるでしょう。
一方、交通費は通常勤務のために発生した移動費です。
どこまでを交通費の範囲とし、どこからを旅費交通費と見なすかは企業によって異なるため、自社の就業規則や旅費規則をよく確認しておく必要があります。
旅費交通費の対象となる支出の例は以下の記事で詳しく解説していますので、ご確認ください。
交通費と通勤手当との違い
「通勤手当（通勤交通費）」も交通費と混同してしまいがちな用語です。通勤手当とは、従業員が自宅から勤務場所まで移動するのにかかった費用を対象として、会社が支給する手当を指します。具体的には、通勤のために利用した電車・バスの定期代や自家用車のガソリン代などが対象です。
詳しくは後述しますが、通勤手当には非課税限度額があったり、従業員の通勤手段によって計算方法が変わったりする特徴があります。
一方で、交通費は通勤手当や旅費交通費も含んだ費用の総称ではあるものの、通勤手当と区別する場合には、勤務地から別の場所へ移動する際の費用と捉えられることが多いでしょう。
つまり、交通費には日々の通勤費は含まれず、業務のために会社から別の場所へ訪問した際の費用が対象となります。
通勤手当の精算方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
交通費に該当する費用
交通費として計上できる費用の具体例は、以下のとおりです。
- 電車・新幹線料金
- バス代
- タクシー代
- 飛行機代
- 船代
- ガソリン代
- 高速道路料金
- 駐車料金 など
交通費は業務のために発生した移動が対象です。先述のとおり、日々の通勤における電車やバスの定期代は通勤手当として扱うため、交通費には含みません。
移動先が遠方で宿泊を伴う場合には、交通費でなく出張費として扱い、移動費と宿泊費を合算した額で計上します。
会社は交通費を負担する義務がある？
交通費を会社が負担する義務はなく、法律でも特に定められていません。支給するかどうかは会社側が自由に決められます。
会社が交通費を支給する場合には、以下の方法から選択して支給額を定めます。
- 全額支給
- 一部支給
- 一律支給
全額支給は通勤や移動にかかった費用のすべてを会社側が負担する方法です。
一部支給は会社が負担する額の上限を決める方法で、日単位や月単位で設定します。上限額を超えた場合には、従業員が自己負担する仕組みです。
一律支給は実際にかかった費用に関係なく支給額を同額とする方法です。こちらも日・月単位で設定することが多いでしょう。実際の交通費が支給額より安く済んだときには従業員にプラスとなり、高くなった場合には従業員の負担が増します。
交通費の支給要件
交通費を支給する際には、いくつかの要件を満たす必要があります。
まず、交通費を支給することや詳細を就業規則や賃金規程などに記載しなくてはなりません。労働基準法では、従業員に金銭の負担をさせる場合、その旨を記載する必要があると定めています。交通費は従業員が自己負担するケースもあるため、記載が必須です。
就業規則に記載する事項としては、支給要件や具体的な支給内容、申請の手続き方法などが挙げられます。支給のルールについては会社側が自由に決められるのですが、最安値のルートで、経済的な負担をなるべく減らすように設定する企業がほとんどです。
就業規則に交通費規定を記載したあとは、労働基準監督署へ届け出ます。
通勤手当（通勤交通費）には非課税限度額がある
交通費・旅費交通費は事業に必要な経費として扱われるため、全額が非課税です。そのため、給与の内訳にある交通費に対しては所得税が課せられません。
しかし通勤手当（通勤交通費）は異なり、限度額が設けられています。限度額は通勤手段や通勤距離によって異なります。
たとえば、自家用車で片道5kmの距離を通勤している場合は月4,200円までが非課税です。距離に応じてこの額は変動し、上限額は片道55km以上で31,600円となっています。
参考：国税庁「No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当」
一方、電車やバスといった公共交通機関を利用していたり、自家用車と他の手段を併用したりしている場合は、月15万円までが非課税です。
参考：国税庁「No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当」
限度額を超えると、超過部分は所得税の課税対象となります。また、新幹線でグリーン車を利用したときや、自家用車の使用中における駐車料金を支給したときには非課税の対象から外れる可能性もあるため、注意しましょう。
通勤手当の非課税限度額に関しての詳細は、以下の記事をご確認ください。
通勤手当の計算方法
ここからは、通勤手当を支給する際の計算方法について解説します。
公共交通機関のみを使用する場合
公共交通機関のみを利用している場合は、経済的かつ合理的なルートをもとに割り出した区間の定期代を支給します。
支給額は、定期代の1カ月分とする会社が多いものの、従業員が6カ月分の定期券を購入することやルート変更があまり発生しないことを考慮して、6カ月分をまとめて支給することもあるでしょう。
自家用車のみを使用する場合
自家用車やバイクのみを使用して通勤している場合は、通勤にかかる往復の距離をベースに計算します。
具体的には、会社側で1kmあたりのガソリン単価を設定し、その額を使って以下のように求めるのが一般的です。
往復の通勤距離 × 1カ月あたりの平均出勤日数 × ガソリン単価
ガソリン単価は、1Lあたりのガソリン単価を1Lあたりの燃費で除して算出しますが、車種によって燃費は大きく異なります。従業員負担をなるべく減らしたいのであれば、燃費が悪い設定にしておくとよいでしょう。
また先ほど解説したとおり、自家用車の利用では片道の通勤距離によって非課税限度額が設けられています。そのため、限度額を超えないように支給できる要件を規定で定めておくのが得策です。
公共交通機関と自家用車を併用する場合
公共交通機関と自家用車を組み合わせたルートで通勤する場合は、定期料金と自家用車のガソリン代・駐車料金を合算した額を支給します。
算出する際は、公共交通機関・自家用車の算出方法に応じてそれぞれの費用を求めてから合算します。
複数の手段を併用して通勤するときの非課税限度額は月15万円のため、この額を超えないように支給しましょう。
交通費を経費精算する手順
交通費を経費精算する際は、一般的に以下の手順を踏んで進めます。
- 交通費精算書に日付、経路、目的、訪問先、運賃などを記載する
- 精算書を起票し、上長の承認をもらう
- 領収書なども一緒に添付して経理課へ申請する
- 経理担当者が内容確認・承認を行い、出金処理をする
- 給与と合わせて振り込まれる
- 入金確認をしたら受領確認書などを提出して完了
交通費が発生するたびに従業員へ申請を求める企業もあれば、1カ月ごとなど申請期間を決めて処理する企業もあるため、自社のルールに従いましょう。
交通費の経費精算手順の詳細は、以下の記事をご確認ください。
関連記事：交通費の経費精算｜旅費交通費との違いや交通費を精算する手順・仕訳例・注意点
なお、経理担当者の確認時に不備やミスがあると差し戻しとなり、精算に時間がかかります。よくあるミスとしては、申請項目の間違いが挙げられます。たとえば、交際費や出張費など交通費とは違う科目での申請が必要な場合は、違う書類を起票しなくてはなりません。そのため、従業員に就業規則をよく確認してもらうことも必要です。
交通費精算書作成時の注意点については以下の記事で解説していますので、合わせてお読みください。
交通費の不正受給に注意
交通費の経費精算時に気を付けたいのが不正受給です。従業員が意図的に二重申請して、通常より多く交通費を受給することもあれば、申請時のミスによって結果的に不正受給となってしまうケースもあります。
不正受給が起こりやすい場面の例としては、以下が考えられます。
- 通勤経路が短くなったことを報告せず、長い距離のまま交通費を受け取る
- 新幹線料金を申請しているが、実際には別の手段で移動している
- 通勤区域（定期料金）の範囲を含む交通費を別途申請している
- 通勤手当を受給しているが、実際には自転車や徒歩で通勤している
悪質な不正受給であると判断されれば、懲戒処分が下る可能性もあるでしょう。また、会社側が返還を求めるケースもあります。
そのため会社側（主に経理担当者）は申請時のルートが合理的であるか、居住地に変更はないか、領収書は添付されているかなどの確認ルールを設け、虚偽申告を防ぐ対策を設けることが大切です。
経費精算の不正事例は以下の記事で紹介していますので、お役立てください。
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交通費は通勤やクライアント先への訪問、出張に関する移動費を示します。交通費の支給は義務化されていませんが、支給する企業は多いでしょう。
支給時には明確な支給ルールを定めて不正受給が起こらないよう、よく確認しながら精算処理することが必要です。
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