経費精算に必要な支払い明細書|クレジットカードの明細書でも可能？

経費精算に使用できる書類は、領収書だけではありません。消費税法で規定されている5つの要件を満たせば、領収書の代わりとして経費精算できます。5つの要件は以下のようになります。

・発行者名
・取引年月日
・取引内容や但し書き
・本体価格・消費税の金額・税込金額
・支払った者の宛名

ここでは、これら5つの要件を満たした書類を紹介します。

クレジットカードの明細書

クレジットカードの利用明細書は、領収書の代わりになる書類です。ただし、経費精算できるクレジットカードの明細書は、クレジットカードを使った際に発行されるレシートではありません。クレジットカードでのレシートは、たとえ「領収書」と記載されていても、税法上で領収書として認められないためです。

クレジットカードで支払った場合は、信用取引であり実際に代金が支払われたわけではありません。クレジットカード会社から発行される利用明細書は、引き落し後に発行されるため、代金が支払われたと認められ、領収書の代わりとなります。

レシート

現金で支払った場合のレシートには、領収書と同じ次項が記載されているため、領収書の代わりになる書類として経費精算が可能です。現金決済であれば、販売側に決済時点で、直接金銭の受け渡しが完了しているため、レシートも金銭が支払われたことを証明する書類と認められます。

注意したいことは、感熱紙のレシートは、時間の経過とともに文字が見えにくくなることです。念のためにコピーを取っておき、保管の際に注意しましょう。古いレジを使っている場合は、金額と日付の記載しかない可能性があります。この場合は、領収書の要件を満たしていないため、領収書を発行するように要望してください。

領収書

領収書は決済方法を問わず、税法上の書類として認められています。クレジットカードを利用した場合は、販売側が領収書を発行する義務はありません。しかし、現実的には、販売側がクレジットカード決済であっても領収書を発行することが通例です。この場合の領収書は、経費精算の利用が可能ですが、クレジットカード払いと明記されていることを確認しましょう。

出金伝票

仕事上の冠婚葬祭などで、祝儀や香典を出金した場合は領収書が発行されません。交通費の場合も、領収書がないことが一般的です。領収書が発行されないケースでは、出金伝票を作成して領収書に代わりに支払った事実を証明する書類とします。出金伝票には、次の4つの項目の記載が必要です。

・支払った日の日付
・支払った相手の名前または名称
・支払った金額
・支払いの目的

出金伝票の場合は、複数の証憑を保存しておくことが大事です。冠婚葬祭であれば、式の案内状を出金伝票に貼付します。交通費であれば、業務日報に記録を残しておくとよいでしょう。切符が手元に残っていれば、出金伝票に貼り付けます。切符がなければ、日付や交通機関、移動の目的などを記載したメモを添付します。