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経費精算に必要な支払い明細書|クレジットカードの明細書でも可能?

経費を精算する際にはルールがあるため、各企業は法律に沿った社内ルールを作成しており、要件を満たした書類が必要となります。代表的な経費精算書類は、領収書や支払明細書などです。領収書の代わりに、クレジットカードの明細書でも法律上問題はありません。この記事では、経費精算における支払明細書の役割や種類などを解説します。ぜひ参考にしてください。

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経費精算の支払明細書について

経費精算時で主に必要な書類は、支払明細書と領収書です。ここでは、支払明細書について、概要や役割、領収書との違いを紹介します。

支払明細書とは

支払明細書は、支払った内容や金額などが1つずつ記載されていることが特徴です。支払明細書は理解が難しい書類というイメージを持っている人も少なくありません。しかし、実際には、レシートやクレジットカードの明細書などが、代表的な支払明細書です。原則として、どのような支払明細書も記載内容は同じであり、記載項目の法的な規制はありません。

しかし、経費精算に必要な要件を満たさなければ、支払明細書としての役割を果たすことはできません。企業間の取引の場合は、取引ごとの支払明細書発行ではなく、1か月ごとや1週間ごとなどにまとめて発行することが一般的です。

支払明細書の役割

支払明細書の役割は、取引先との間で取引内容の確認と支払金額を確認することです。場合によっては、請求書の役割を果たすケースもあります。しかし、支払明細書を作成して、取引先にこの内容で請求するという意味合いも兼ねて発行することが一般的です。支払い明細書の記載内容の具体例は、下記を参考にしてください。

  • 発行日
  • 宛名
  • 支払った金額
  • 但し書き
  • 名称や住所
  • 収入印紙(法律に応じて)

支払い明細書の利点は、領収書の代わりとして認められることです。レシートは税法上、領収書として認められないケースもあるため注意しましょう。

支払明細書と領収書との違い

領収書は、支払いを受けた事業所や店舗などが発行する書類であり、記載される内容は、支払明細書と同じ項目です。支払明細書との違いは、大きく分けて2つあります。

1つ目は、領収書が国税庁の定める「金銭または有価証券受領書」であることです。支払明細書には、そのような定めはありません。2つ目は、支払明細書が一定期間の支払いをまとめるケースがあるのに対して、領収書は支払いごとに発行することが定められていることです。

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支払明細書は領収書の代わりになるのか

領収書は、金銭のやり取りがあったことを証明する書類です。場合によっては、発行されないケースもあります。例えば、公共交通機関の交通費やご祝儀、香典などの出費では領収書は発行されません。領収書がなければ税務調査の際に指摘されるかもしれません。領収書代わりとなる書類が支払明細書です。

支払先や日付、金額、支払い内容の4点が分かれば、領収書の代用が可能です。支払明細書で、この4点が確認できれば領収書の代わりとなります。他にも、クレジットカードの明細書や預金通帳、通販のメール内容でも、領収書代わりとして使用可能です。

場合によっては支払明細書が重要

領収書よりも、支払明細書が重要視されるケースも少なくありません。企業間の取引では、取引ごとに領収書を発行すると双方の手間がかかります。支払明細書にまとめれば、経費計上や入金確認の効率化を図れるでしょう。取引先から支払明細書を望まれるケースもあります。快く対応することで、双方にメリットが生じるでしょう。

経費精算に使える書類

経費精算に使用できる書類は、領収書だけではありません。消費税法で規定されている5つの要件を満たせば、領収書の代わりとして経費精算できます。5つの要件は以下のようになります。

  • 発行者名
  • 取引年月日
  • 取引内容や但し書き
  • 本体価格・消費税の金額・税込金額
  • 支払った者の宛名

ここでは、これら5つの要件を満たした書類を紹介します。

クレジットカードの明細書

クレジットカードの利用明細書は、領収書の代わりになる書類です。ただし、経費精算できるクレジットカードの明細書は、クレジットカードを使った際に発行されるレシートではありません。クレジットカードでのレシートは、たとえ「領収書」と記載されていても、税法上で領収書として認められないためです。

クレジットカードで支払った場合は、信用取引であり実際に代金が支払われたわけではありません。クレジットカード会社から発行される利用明細書は、引き落し後に発行されるため、代金が支払われたと認められ、領収書の代わりとなります。

レシート

現金で支払った場合のレシートには、領収書と同じ次項が記載されているため、領収書の代わりになる書類として経費精算が可能です。現金決済であれば、販売側に決済時点で、直接金銭の受け渡しが完了しているため、レシートも金銭が支払われたことを証明する書類と認められます。

注意したいことは、感熱紙のレシートは、時間の経過とともに文字が見えにくくなることです。念のためにコピーを取っておき、保管の際に注意しましょう。古いレジを使っている場合は、金額と日付の記載しかない可能性があります。この場合は、領収書の要件を満たしていないため、領収書を発行するように要望してください。

領収書

領収書は決済方法を問わず、税法上の書類として認められています。クレジットカードを利用した場合は、販売側が領収書を発行する義務はありません。しかし、現実的には、販売側がクレジットカード決済であっても領収書を発行することが通例です。この場合の領収書は、経費精算の利用が可能ですが、クレジットカード払いと明記されていることを確認しましょう。

出金伝票

仕事上の冠婚葬祭などで、祝儀や香典を出金した場合は領収書が発行されません。交通費の場合も、領収書がないことが一般的です。領収書が発行されないケースでは、出金伝票を作成して領収書に代わりに支払った事実を証明する書類とします。出金伝票には、次の4つの項目の記載が必要です。

  • 支払った日の日付
  • 支払った相手の名前または名称
  • 支払った金額
  • 支払いの目的

出金伝票の場合は、複数の証憑を保存しておくことが大事です。冠婚葬祭であれば、式の案内状を出金伝票に貼付します。交通費であれば、業務日報に記録を残しておくとよいでしょう。切符が手元に残っていれば、出金伝票に貼り付けます。切符がなければ、日付や交通機関、移動の目的などを記載したメモを添付します。

経費精算には法人カードが便利な理由

経費精算では、法人のクレジットカードが便利です。従業員にとっても利用価値があるため、ここで法人カードのメリットをいくつか紹介します。

従業員個人の立て替えがない

法人のクレジットカードは、追加で複数の発行が可能です。法人のクレジットカードを利用すれば、法人の口座から引き落としされます。法人のクレジットカードを従業員に渡しておけば、従業員は仕事の経費を立て替える必要がなくなるため、経費に関する負担もなくなります。従業員が、経費と個人的出を明確に分けられることもメリットです。

▶︎立替経費とは何?仕訳・精算の手順と立て替えた費用の消費税の扱い方

精算処理を効率化できる

法人のクレジットカードと経費精算システムを連携させることも可能です。連携させれば、大幅に経費処理が効率化できます。経費精算の申請書は必要なくなりペーパーレス化ができたり、エクセルに入力したりする必要もありません。経費精算システムに集計機能があれば、さらに時間やコストを大幅に削減できます。

▶︎法人カードの経費精算の流れとメリット・デメリット

計上漏れや不正を防止できる

法人カードは、カードごとに明細書が発行されるため、従業員とカード番号を紐づけすることが可能です。クレジットカードの多くは、リアルタイムで支払いを確認できるようになっています。従業員が、どこで何を購入したのかを正確に把握できるため、不正防止にも役立つでしょう。

利用明細が把握できるため、稟議が必要な経費のみ申請書や稟議書を提出させれば、経費精算処理が完了します。

▶︎領収書・経費精算の不正事例まとめ|原因や対策を解説

ポイントを貯められる

法人のクレジットカードでも、個人のクレジットカードのように使用した金額に応じてポイントが付与され、貯めることもできます。還元率は、各クレジットカード会社によって異なるため、還元率の良いクレジットカード会社を選ぶのも1つの選択手段です。ポイントは、マイルやギフト券、商品に交換できたり、キャッシュバックできたりするクレジットカードもあります。

▶︎法人カードのポイント還元と活用方法

クレジットカードの特典やサービスを利用できる

法人のクレジットカードにも、特典やサービスが付帯されているケースが少なくありません。ビジネスサポートとして、会計ソフト導入のディスカウント料金が適用されたり、幅広い専門家に無料で相談できたりするサービスを提供している場合もあります。

優待サービスでは、クレジットカード会社が提携しているホテルやレストランなどを優待料金で利用できるため、コストを抑えることも可能です。

まとめ

経費精算には原則として領収書が必要ですが、支払明細書でも法的要件を満たしていれば領収書の代わりになります。企業間の取引では、領収書よりも支払明細書が重宝されているのが現状です。

領収書は、金銭の授受が発生するごとに作成するように定められていますが、支払明細書ならまとめてやり取りができるため効率が良くなります。さらに経費精算を効率よくするなら、「バクラク経費精算」の導入をご検討ください。経理担当者のミスを防止し、経費申請全体を効率化できます。

バクラクの操作画面(申請者側・経理担当者側),請求書サンプル,バクラクビジネスカード

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