経費精算に請求書は使える?領収書との違いや記載する項目も解説

経費精算を行う際は、請求書や領収書が必要となります。インボイス制度の施行に伴い、請求書や領収書の扱い方を正確に理解できているか、誤りがないかなど、不安を抱えている人もいるでしょう。

この記事では、請求書の扱いや書き方、インボイス制度における変更点などを解説いたします。ぜひ参考にしてください。

経費精算に請求書は使える?領収書との違いや記載する項目も解説

請求書は経費精算で領収書の代わりにできる?

経費精算において、請求書は明細書が添付されている場合に限り領収書の代わりとして利用できます。明細書が付いていなければ内容がわからないため、領収書として使うことはできないことに注意が必要です。また、銀行振り込みやクレジットカード払いの会計を経費精算に計上する場合は、領収書は必要ありません。

請求書と領収書の違い

そもそも請求書と領収書とは何が違うのでしょうか。請求書と領収書の違いを解説します。

請求書

請求書とは、代金に対する支払いを求めるものです。商品やサービスの提供にあたって発生した金額が明記されています。請求書発行のタイミングは、支払いの前です。支払いを行う側は請求書を見て金額や内容を確認し、支払いを行います。

ただし、請求書には請求明細を添付しなくてはならないという明確なルールがありません。そのため、明細書が別で発行されるケースや、明細書がないケースなどもあります。

領収書

領収書とは、代金の授受が完了したことを証明するものです。支払われる側が支払う側から代金の受け取りを完了したこと、またその金額が明記されています。領収書発行のタイミングは、支払った後です。

店舗ですぐに発行されるレシートと違い、会社同士の取引などで発生する領収書には、基本的に明細がついていません。領収書分の明細は、請求時の支払い明細を参照します。

請求書兼領収書とは

請求書兼領収書とは、請求書と領収書、どちらの役割もある書類です。基本的に請求書は支払い前、領収書は支払い後に発行されるものですが、請求書兼領収書の場合は請求と同時に支払いが行われる取引が多いでしょう。そのため、支払い時に発行されることが一般的です。

請求書兼領収書を受け取る際には、支払いが済んでいることを明確にするため、「了」「代済」「相済」などが記載されていることを確認しましょう。

経費精算における請求書と領収書の扱い

経費精算において、請求書と領収書にはそれぞれ異なる部分もあります。経費精算におけるそれぞれの違いについて解説します。

原則7年間の保管義務がある

法人税法によれば、請求書には原則7年間の保管義務があります。一方、領収書は青色申告なら7年間、白色申告の場合は5年間、保管しておかなければなりません。

また、保管期間の開始日は領収書や請求書の発行日ではないという点にも注意が必要です。事業においては、事業年度が終了すると会計を締め、確定申告を行います。請求書・領収書の保管期間は、その年の確定申告提出期限の翌日から数えて7年間です。

収入印紙が必要なケースもある

受領証書(領収書)の支払総額が5万円以上の場合、収入印紙の貼付が必要です。収入印紙とは政府が発行する証票で、租税や手数料、その他の収納金徴収に対して、必要な金額を納める際に貼付します。金額が5万円以下の領収書については非課税のため、収入印紙の貼付は必要ありません。

請求書を書く際に必要なもの

請求書を書く際には、いくつか必要なものがあります。電子での作成、紙媒体での作成、それぞれのケースについて確認しましょう。

電子で作成する場合

電子で請求書を作成する場合は、何らかのテンプレートに金額などを入れる必要があります。オリジナルのテンプレートを用意するか、テンプレートがない場合は、インターネットでダウンロードしたものを使うと便利です。

また、請求書作成サービスを使えば、会計ソフトと連動して作成できます。支払いがあった際に請求書のデータを利用して、会計ソフトに支払いを計上できるなど、手間が省けるでしょう。

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紙で作成する場合

紙で請求書を作成する場合は、請求書のテンプレートのほか、封筒・切手に加えて、請求書在中を示すスタンプが必要です。パソコンなどで請求書のテンプレートを作成し、金額の記入後に印刷します。郵送の際、封筒に請求書在中のスタンプを押しますが、スタンプがない場合は手書きでも問題ありません。

請求書に記載する項目

請求書に必要な記載項目は、以下のとおりです。請求書を作成する際の参考にしてください。

請求者の氏名

請求書には、請求者の氏名が必要です。企業で発行する請求書の場合は、会社名や担当者名を書かなければなりません。このとき、請求者の住所や電話番号はなくてもよいことになっています。もちろん、請求に関して問い合わせ等が発生した場合は連絡先があると便利なため、請求書に住所と電話番号が記載されていることもよくあります。

取引のあった年月日

請求書には、取引のあった年月日を記載する必要があります。取引のあった年月日とは、商品やサービスを引き渡した日にちです。いくつかの取引についてまとめて請求する際は、取引ごとの年月日を記載しましょう。

取引の内容

取引にあたって引き渡した商品や製品の名称、数量、サービス名、回数などを記載します。数量が多い場合や、施工費用などは、「一式」「1ケース」のように表記するとわかりやすいでしょう。セット商品の場合は「1セット」と記載することもできます。

取引の金額

取引の金額は、区分記載請求書や適格請求書の請求の合計額を税込み価格で記載します。軽減税率対象のものを含む請求書では、取引金額を税率ごとに記載します。税率8%で計上される金額と10%の金額とを分けて記載し、双方の合計金額が請求合計額になることを確認しましょう。

請求先の事業者名

請求先の事業者名とは、請求書に書かれた金額を支払う事業者の名前です。法人宛の場合は「○○(社名)御中」、個人宛の場合は「○○(個人名)様」とします。

インボイス制度の注意点

2023年10月からは、インボイス制度が開始されています。ここではインボイス制度の注意点について解説します。

インボイス制度とは

インボイス制度とは、課税事業者が仕入税額控除を受けるための制度です。正式名称を「適格請求書等保存方式」といいます。適格請求書は、請求書の発行側が請求を受ける買い手側に対して、税率や税額を正確に通知するための請求書です。適格請求書があると、買い手側は消費税分を仕入れ額に計上し、仕入税額控除を受けることができます。

インボイス制度における請求書の変更点

インボイス制度では、請求書に以下3つの項目を記載することが義務づけられています。

・インボイス発行業者の登録番号
・税率ごとに区分した消費税額
・税率ごとに区分した合計金額と適用税率

これらの項目は、従来の区分記載請求書等の書式に加えて記載する必要があります。従来の区分記載請求書では、税率ごとに請求の合計金額が書かれていることが一般的でした。しかし、適格請求書ではこれに加えて、税率ごとの税抜金額と税率ごとの税額が記載されます。

免税事業者への影響

免税事業者とは、消費税の課税期間に課税売上高が1,000万円未満の事業者を指します。免税事業者は適格請求書を発行することができません。適格請求書を発行するためには課税事業者になる必要があります。請求書を発行される側は、消費税の仕入税額控除をするために適格請求書を発行してほしいと考えている可能性があるでしょう。

ただし、適格請求書を発行するために課税事業者になれば、課税売上高が1,000万円未満であっても消費税を納税する義務が発生します。免税事業者から課税事業者への変更があった場合は、課税事業者に登録した日の売上分から消費税を納税分として計算しましょう。

電子インボイスを利用するにはシステムの導入が必要

電子インボイスを利用するには、電子インボイス専用のシステムが必要です。電子インボイスとは、適格請求書をデータ化したもので、請求書を電子データとして発行・保存できます。電子インボイス利用の注意点として、電子データを保存する際に、電子帳簿保存法に準じた保存対応をしていなければならないことが挙げられます。

まとめ

インボイス制度の開始にともない、請求書や領収書の扱いはある程度の混乱が予想されています。しかし、インボイス制度と同時に電子帳簿保存法にもしっかりと対応するシステム基盤をつくれば、経費精算に関する負担は大きく軽減されるでしょう。

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