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法人カードの経費精算の流れとメリット・デメリット
法人カードを利用すると、現場担当者がお金を立替え、後から経費精算を行うための立替清算のフローが不要になります。これにより、現場担当者や経理担当者の業務負担が軽減されます。この記事では、法人カード導入後の経費精算の流れとメリット・デメリットについて解説します。
法人カードの経費精算の流れとメリット・デメリット
法人カードで経費精算する流れ
法人カードで経費精算する手順は以下の通りです。
- 従業員が法人カードで支払いを行う
- 従業員が経費精算書を作成・提出する
- 上長が確認し問題がなければ承認する
- 経理担当者が証憑書類を回収する
- 経理担当者が証憑・購買稟議・決済データを照合する
- 経理担当者が会計ソフトに取り込み仕訳作成する
法人カードで経費精算をするメリット
法人カードを利用すると、経費の立替申請に関連する作業がなくなり、経理業務が効率化されます。
経理担当者の手入力のミスや手間が省ける
法人カードは経理ソフトと連携することで、利用データを自動的に取り込むことが可能です。この連携により、精算内容を手入力する必要がなくなるため、人為的なミスや手間を省くことができます。また、手作業の場合、ミスが発生した際に修正するのに時間がかかりますが、法人カードと連携した経理ソフトを使用すれば、修正も容易に行うことができます。
立替・仮払い精算の負担が軽減される
経費の立替や仮払いの精算は、現場担当者と経理担当者の両方にさまざまな負担がかかります。たとえば立替精算の場合、現場担当者は一時的に経費の負担する必要があります。一方、経理担当者は現場担当者の個人口座への振り込み作業などが発生します。また仮払いの場合には、現場担当者へ一定額を暫定的に支給し、実際に経費を使用した後に差額を精算しなければなりません。法人カードを導入することで立替や仮払いが不要となるため、精算手続きを簡略化することができます。
小口現金の管理が必要ない
法人カードを導入すると、現金支払いがなくなり小口現金を管理する必要がなくなります。これにより残高確認や現金出納に関連する業務が不要となり、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
法人カードで経費精算するデメリット
法人カードの導入により立替申請業務が軽減される一方で、社内で誰がどれだけお金を使ったかを確認するための証憑とカード明細との照合作業は残ります。
利用明細の反映が遅い
法人カードの中には決済後に利用明細が確定される時期が遅いものがあり、月末に発生した支払い利用明細の入力が月初めになっても終わらないケースがあります。間に合わなかった分だけを手入力することもできますが、経理担当者の負担が増えるだけでなく、反映漏れや重複などの入力ミスにつながるリスクもあります。
仕訳作業に手間がかかる
法人カードによってはカードの締め日と月次処理の締め日が異なり、同じ明細内であっても前月分の支払いと翌月分の支払いが混じっていることがあります。そうした場合、どの請求が当月支払い分なのかを仕訳する作業が発生するため、経理担当者の負担が増えてしまいます。
バクラクビジネスカードの特徴
バクラクビジネスカードは、会社の規模に関わらず発行できる法人カードです。カードごとに利用限度額や支払先を設定できること、利用明細速報ですぐに支払状況を確認できる特徴があります。
これまではカード会社に連絡するしかなかったカード発行・停止手続きがWeb上で完結し、用途、部署ごとに何枚でも発行できることも特徴の一つです。カードは非発行型のバーチャルカードとリアルカードの2種類から選べます。
また、仕訳の自動作成機能や、一括アップロードした領収書と利用明細の紐づけ機能があるため、これまで対応が必要だった経費精算業務の負担を軽減できます。