請求書の再発行を依頼する・された際の対応方法は？メール文例や注意点も紹介

取引先から請求書の再発行を依頼された際、対応に迷った経験をおもちの方もいるでしょう。再発行の対応に遅れや不備があると、取引先からの信用を失いかねないため注意が必要です。

本記事では、請求書の再発行が必要になる具体的なケースや、依頼する側・される側それぞれの適切な対応手順を詳しく解説します。そのまま使えるメール文例もご用意していますので、今後の実務にお役立てください。

請求書は再発行できる？

請求書の再発行を、禁止する法令はありません。ただし電子的に授受した請求書の場合は、電子帳簿保存法に則った方法で保存が義務付けられているほか、インボイス制度における記載事項の要件を踏まえ対応する必要があります。

請求書の紛失・破損といった正当な理由があれば、取引先からの再発行依頼に応じるのが商習慣上のマナーといえるでしょう。発行側が再発行に応じない場合、受領側の支払い手続きが停滞する恐れがあるほか、受領側が保存書類の不備として税務調査で指摘される可能性もあります。

ただし、既存のデータと重複して二重請求になるトラブルを防ぐための適切な配慮が欠かせません。

請求書を再発行する場合も、取引年月日を変更しないようにしてください。また、基本的には支払期日も当初のまま据え置くようにします。

社内での管理上の混乱を防ぐために、元の請求書番号（管理番号）に「枝番」を付けましょう。過去の書類と明確に区別でき、お互いに安全かつスムーズな会計処理が行えます。

請求書の再発行が必要になるケースと手順

請求書の再発行が発生する主な理由は、大きく分けて「受領側が請求書を紛失した場合」と「発行側に請求書の記載ミスがあった場合」の2パターンです。

本章では、請求書の再発行が必要になったときの、具体的な対応手順についてそれぞれ解説します。

受領側が請求書を紛失した場合

受領側が送付された請求書を紛失した場合、自社内で探しても見つからないと判明した時点で、発行側へ速やかに再発行の依頼を行ってください。

紛失を放置すると支払期日に間に合わなくなり、取引先からの信用を失う原因となるため、早急な連絡が必要です。

依頼を受けた発行側は、速やかに過去の発行履歴やデータを特定し、再発行の手続きを進めましょう。発行側は、枝番を付与するなど、二重請求の防止策を講じます。

発行側に請求書の記載ミスがあった場合

発行側に、品目・金額・消費税額など請求書の記載ミスがあった場合、受領側はすぐに発行側に連絡し、誤りを指摘しましょう。

指摘を受けた発行側は、速やかにお詫びを伝えた上で、正しい内容へと修正した請求書を交付します。なお、修正方法は再発行のほかに、当初交付した請求書との関連性を明記したうえで修正箇所のみを明示する方法でも問題ありません。

また、受領側の対応は、紙の請求書か電子データによる請求書なのかによって異なります。

紙の請求書の場合、消費税の仕入税額控除には「正しい適格請求書」があれば問題ありません。

ただし、法人税法上は、一度受領した書類は確定申告書提出期限の翌日から7年間の保管が必要です。この保管義務は正しい請求書に限らず、古い請求書でも同様です。

古い請求書は、記載ミスがあることがわかるように記し、適切に保管しましょう。

電子データとして請求書を授受した場合は、電子帳簿保存法に基づく保存が必要です。 認められる方法としては、タイムスタンプの付与、訂正・削除の記録が残るシステムの利用、訂正削除の防止に関する事務処理規程の整備があります。

請求書の再発行における、対処方法については以下の2つの記事が参考になります。

関連記事：請求書の訂正は再発行が原則！対応方法・メール文例と再発防止策を解説

関連記事：請求書の再発行が必要なケースとは？正しい対処方法やポイントを解説

請求書の再発行を依頼する際のメール文例

取引先に請求書の再発行をメールで依頼する場合、該当する請求書（対象の取引や当初の金額など）が明確に伝わる文面に仕上げることが大切です。

以下に、紛失時と記載ミス時の2つのシチュエーションに応じた具体的なメール文例を紹介しますので、状況に合わせて調整してご活用ください。

紛失によって再発行を依頼する場合

受領側の過失で紛失してしまった場合は、自社の非を素直に認め、誠意をもって丁寧にお願いする姿勢が重要です。

以下、メールを送る際の例文です。

【件名】○月度請求書 再発行のお願い

【本文】

株式会社○○○○

○○部　○○課

○○○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の○○です。

貴社より発行いただきました、○月度分の請求書（請求書番号：No.xxxxxx）につきまして、こちらの不手際により紛失してしまいました。

社内をくまなく探しましたが見当たらず、大変恐縮ではございますが、当該請求書を再発行していただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんが、ご対応いただけますと幸いです。

【対象の請求書内容】

当初の発行日：2026年○月○日

ご請求金額：○,○○○円

なお、再発行にあたり手数料等の費用が発生する場合は、併せてご請求いただけますようお願い申し上げます。

今後、このようなことがないよう、社内体制を徹底させていく所存です。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○株式会社

○○部　○○○○

TEL：xxx-xxxx-xxxx

Mail：xxxxxx@xxx.com

発行側の記載ミスによって再発行を依頼する場合

発行側のミスを指摘する場合は、相手を責め立てるような強い口調は避け、事由を客観的に伝えて、修正と再発行を依頼しましょう。

相手との関係性をスムーズにするため、やわらかい言葉を使います。

メールを送る際の例文は以下のとおりです。

【件名】○月度ご請求書の記載内容に関する、ご確認のお願い

【本文】

株式会社○○○○

○○部　○○課

○○○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の○○です。

先日ご送付いただきました、○月度分の請求書（請求書番号：No.xxxxxx）につきまして、拝受いたしました。

内容を確認いたしましたところ、一部記載に誤りがある可能性がございましたので、ご連絡差し上げました。

【確認させていただきたい箇所】

該当項目：○○の数量および単価

請求書内の記載：数量 10 / 単価 5,000円（計 50,000円）

本来の契約内容：数量 5 / 単価 5,000円（計 25,000円）

大変お手数ではございますが、一度ご確認のうえ、正しい内容にて請求書を再発行していただけますでしょうか。

当初の支払期日（○月○日）に間に合わせるため、恐れ入りますが○月○日までにご送付いただけますと幸いです。

お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

○○株式会社

○○部　○○○○

TEL：xxx-xxxx-xxxx

Mail：xxxxxx@xxx.com

請求書の再発行を依頼された際のメール文例

請求書の再発行を依頼された際のメール文は、受領側と発行側のどちらに過失があるかで異なります。

本章では、再発行時の具体的なメール文例を立場別に見ていきましょう。

受領側の紛失によって再発行を依頼された場合

受領側の紛失によって再発行の依頼連絡が来たときには、取引先とのトラブルを防ぐことが大切です。もし、紛失した請求書を後日発見した際には、旧請求書を適切に管理してもらうよう忘れず記載しましょう。

以下、メールを送る際の例文です。

【件名】請求書再発行のご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○部　○○課

○○○○様

いつも大変お世話になっております。

○○株式会社の○○です。

先日お問い合わせをいただきました請求書（請求書番号：No.xxxxxx）の再発行に関して、新たに作成したものをPDFファイルにてお送りしますのでご確認ください。

なお、紛失された初回発行分の請求書は、見つかりましたら再発行済みであることをわかるようにしたうえで、貴社の管理方法に併せてご対応くださるようお願い申し上げます。

上記に関して質問や不明点がございましたら、○○まで遠慮なくお問い合わせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

○○株式会社

○○部　○○○○

TEL：xxx-xxxx-xxxx

Mail：xxxxxx@xxx.com

記載ミスによって再発行を依頼された場合

発行側の過失による再発行の場合は、請求書を送付する際にお詫びの言葉や今後の再発防止策などを記載することが重要です。取引の事実と異なる箇所を発行側・受領側の双方で確認し、適正な内容に修正・再発行しましょう。

再発行時は以下のメール文例を参考にしつつ、取引先に誠意が伝わる文面を作成しましょう。

≪発行側が記載内容のミス・漏れに気付いた場合≫

【件名】請求書の誤表記に関するお詫びと再発行のご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○部　○○課

○○○○様

いつも大変お世話になっております。

○○株式会社の○○です。

先日メールでお送りいたしました請求書（請求書番号：No.xxxxxx）につきまして、商品名に以下の誤りがございました。

（誤）△△△△

（正）□□□□

なお、今回の誤りは商品名に関する内容のため、請求金額は当初と相違ございません。

誤りを修正して新たに作成した請求書を、PDFファイルでお送りしますのでご確認ください。お手元の旧請求書につきましては、誤りがある旨がわかるようにしたうえで、貴社の保存規定に沿って管理いただけますと幸いです。

今後は送付前に社内でダブルチェックを実施し、再発防止に取り組んでまいります。

上記に関して質問や不明点がございましたら、○○まで遠慮なくお問い合わせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

○○株式会社

○○部　○○○○

TEL：xxx-xxxx-xxxx

Mail：xxxxxx@xxx.com

≪取引先からの指摘で不備が発覚した場合≫

【件名】請求書の誤表記に関するお詫びと再発行のご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○部　○○課

○○○○様

いつも大変お世話になっております。

○○株式会社の○○です。

先日メールでお問い合わせいただいた請求書（請求書番号：No.xxxxxx）につきまして、記載内容に誤りがあり申し訳ございません。弊社の不備によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

誤りを修正して新たに作成した請求書を、PDFファイルでお送りしますのでご確認ください。お手元の旧請求書につきましては、誤りがある旨がわかるようにしたうえで、貴社の保存規定に沿って管理いただけますと幸いです。

今後は送付前に社内でダブルチェックを実施し、再発防止に取り組んでまいります。

上記に関して質問や不明点がございましたら、○○まで遠慮なくお問い合わせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

○○株式会社

○○部　○○○○

TEL：xxx-xxxx-xxxx

Mail：xxxxxx@xxx.com

再発行時のお詫びメール文例をさらに確認したい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

関連記事：請求書の不備や送付漏れはどう対処する？再発行時のお詫びメール例文や改善策も紹介

請求書の再発行に関する注意点

請求書の再発行は、金銭のやり取りに直結する重要書類であるため、取り扱いには細心の注意が必要です。

本章では、受領側・発行側の双方が遵守すべき注意点について、立場ごとに整理して解説します。

受領側

請求書の再発行を依頼する受領側が意識すべきポイントは、以下のとおりです。

• 再発行の依頼理由を明確に伝える
• 相手のミスが原因でも丁重な姿勢でお願いする

再発行が必要な理由（紛失、破損、記載ミスなど）を明確に伝えるようにしましょう。理由が曖昧なまま再発行を繰り返すと、相手方に管理体制を疑われる原因となります。

たとえ発行側の記載ミスが原因であっても、高圧的な態度をとるのではなく、ビジネスパートナーとして丁重な姿勢で修正・再発行をお願いするのがマナーです。円滑なコミュニケーションを意識しましょう。

発行側

請求書を実際に作成・送付する発行側が徹底すべき注意点は、以下のとおりです。

• 早急に請求書再発行の手続きをする
• 再発行である旨を請求書に明記する
• 適格請求書（インボイス）の記載事項を満たす
• 誤りのある適格請求書の写しと修正した適格請求書の写し双方を保管する

再発行の依頼が届いたら、自社の過失の有無にかかわらず、早急に再発行の手続きを行いましょう。対応が遅れると相手方の支払処理が滞り、結果として自社への入金遅延を招く恐れがあります。

再発行した請求書には、書類の目立つ位置に「再発行」や「再」という文言を明記してください。社内や取引先で過去の書類と混同され、誤って二重に支払われるリスクを防ぎます。

適格請求書発行事業者が請求書を再発行する場合、登録番号や税率ごとに区分した消費税額などの必要な記載事項を含め、正確な内容で再発行するようにしましょう。

また発行側には、適格請求書を修正した場合、誤りのある適格請求書の写し、修正した適格請求書の写し双方を保管する義務があります。破棄はせず、消費税法に則って保存しましょう。

請求書の書き方や記載すべき項目については、以下の記事が参考になります。

関連記事：請求書の書き方を重点的に解説！記載すべき項目や注意点とは

発行側の過失による請求書再発行のリスク

発行側の過失による請求書再発行には、以下のようなリスクがあります。

• 二重請求の発生
• 請求内容の不一致による信用低下
• 経理処理の煩雑化によるミスの増加

請求書を再発行した際、取引先が初回発行分の管理を怠ると、二重支払いや二重計上が発生する恐れがあります。二重請求が起きると、返金処理などの手間が生じるため注意が必要です。

また、記載内容のミスが故意でなくても、取引の事実と請求内容に相違があると自社の信用低下につながる可能性があります。

再発行によって請求書の枚数ややり取りの回数が増え、業務が煩雑化した結果、双方の経理処理にミスが増える恐れもあるため注意しましょう。

上記のリスクを負わないためにも、発行側は請求書の記載ミス・漏れを未然に防ぐことが重要です。請求書の訂正・再発行を防ぐポイントについては、以下の記事で解説していますのでご参照ください。

関連記事：請求書でミスした場合はどうする？訂正やお詫びなど対処法、再発予防策を解説

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請求書の再発行を禁止する法令はなく、紛失や破損などの正当な理由があれば依頼に応じるのが一般的です。ただし電子データの場合は電子帳簿保存法、インボイス発行事業者の場合は、記載事項の要件に留意が必要です。

また再発行の際は、取引年月日や支払期日を当初のまま据え置く、元の請求書番号に「枝番」を付けるなどの対応をしましょう。

発行側の過失による再発行の場合、二重請求の発生や自社の信用低下、経理処理の煩雑化によるミスの増加といった複数のリスクが懸念されます。請求書を正確かつスムーズに発行したい方には、請求書発行システムの導入がおすすめです。

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