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請求業務は大変？業務の流れやよくある課題、効率化の方法を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-01-28
- この記事の3つのポイント
- 請求業務には請求書の作成や送付、支払いの追跡、会計処理など多くの工数が発生する
- 請求業務の課題には担当者の負担や人的ミス、原本の管理、未回収リスクなどが挙げられる
- 社内での請求業務を効率化させたい場合、請求書発行システムの導入がおすすめ
請求業務は、商品やサービスを購入した顧客に対して、請求書を発行したり代金を回収したりするため、多くの工数が発生します。
本記事では請求業務の流れやよくある課題を紹介したうえで、請求業務を効率化する方法として、請求書発行システムの導入やアウトソーシングについて解説します。
請求業務は大変？業務の流れやよくある課題、効率化の方法を解説
請求業務の内容と流れ
請求業務とは、商品やサービスを購入した企業やユーザーに対して請求書を発行したり、売上代金を回収したりする業務のことです。請求業務は業界に関わらずどの企業でもおこなわれており、ミスの許されない重要な業務です。
請求業務は一般的に、以下の流れでおこなわれます。
- 請求書の作成
- 請求書の送付
- 支払いの追跡と管理
- 会計処理
それぞれの内容について、順番に見ていきましょう。
請求書の作成
企業やユーザーに自社の製品やサービスを購入してもらい、取引が発生したら、まずは請求書の作成をおこないます。請求書は法律上必ず発行しなければならないものではありませんが、日本の商習慣や税務調査での証明に必要となる場合もあるため、請求書は発行しておいた方が無難です。
請求書を作成する際に記載するべき内容は、以下のとおりです。
- 請求書発行元を明確にする自社情報
- 商品やサービス名、数量、単価などの取引明細
- 取引金額
- 支払期日
- 宛先の事業者名もしくは担当者名
- 振込先
請求書は締め日をあらかじめ決めておき、期間中の合計金額をまとめて請求する「締め請求」と、取引するたびに請求書を発行する「都度請求」があります。どちらの方法で請求書を作成する場合でも、締め日を迎えたらできるだけ早めに請求書を発行しましょう。
請求書の発行方法について詳しくは、以下の記事で解説しています。
関連記事：請求書の発行方法とは？事前に確認が必要なものや基本の注意点を解説
請求書の送付
請求書を作成し、社内で承認が終わったら、請求書を送付します。請求書の送付には以下のようにさまざまな形式があります。
- メール
- 郵送
- FAX など
請求書をメールで送付する場合は、PDFなど改変が難しいファイル形式に変え、メールに添付して送りましょう。普通郵便で発送する場合は、発送先住所などを封筒に記載してから封入作業をし、封筒には「請求書在中」の記載も忘れないように気をつけましょう。
請求書を送付する際は、取引の内容や宛先に誤りがないかといった確認が重要です。特に郵送は請求書の印刷や宛名、切手貼り、封入といった業務が発生するため、取引先の数が多ければ煩雑になることもあります。
支払いの追跡と管理
請求書を発行して送付した後は、入金期限までに取引先から入金があったかどうかを確認しましょう。もし入金額が異なっていたり、未払い金があったりする場合は、すぐに取引先に連絡し、確認してもらうことが重要です。
もしも未回収金を督促しなければならない業務が毎月あり、負担が大きいと感じれば、システムの導入やサービスを利用するタイミングであることが考えられます。
会計処理
支払いの追跡をして入金が確認できたら、会計処理をおこないましょう。会計処理とは入金情報と請求情報を照らし合わせて、帳簿に記載されている債券や債務を消す作業を指します。
この作業は「消込作業」と呼ばれ、売り上げの計上において欠かせない作業です。消込作業は取引先や案件の数が増えれば増えるほど煩雑になりやすいもので、経理担当者は特に慎重で正確な作業精度を求められます。
請求書処理のフローについては、以下の記事で詳しく解説しています。
請求業務は大変？よくある課題について
請求書業務は幅広く、以下のようにさまざまな課題があります。
- 手作業も多く担当者の負担が大きい
- 人的ミスが発生しやすい
- 管理・保管が難しい
- 未回収のリスクがある
それぞれの課題について詳しく見ていきましょう。
手作業も多く担当者の負担が大きい
請求書業務の課題には、手作業の多さによる担当者の負担が挙げられます。請求書業務の工程によって、以下のように細かな作業が発生します。
- 請求額の計算
- 社内での請求書の承認
- 請求書への押印
- 請求書の抜けや漏れの確認
- メールや送付状の作成
- 請求書の印刷や封入
- 収納状況の確認 など
請求業務は自社の売り上げが絡んでくるため、決してミスが許されないものです。毎月確実に遂行する必要があり、担当者の負担も大きいことが考えられます。
人的ミスが発生しやすい
人的ミスが発生しやすい点も、請求業務の課題です。請求業務は工程が多いだけでなく、取引先が多いほど業務が煩雑となり、以下のようなミスが発生する可能性があります。
- 請求書作成時に必要な項目が記載されていない
- メールで請求書を送付する際、異なる取引先の請求書を送付してしまった
- 郵送で送る場合、封入作業で請求書を入れ忘れた など
人的ミスは、本人の注意力低下による見落としや、思い込みなどによって発生します。ミスしてしまうと取引先からの信頼に関わるだけでなく、修正作業にも手間がかかるでしょう。また経理担当者が「決して間違ってはいけない」と思えば、精神的負担も大きくなります。
管理・保管が難しい
発行した請求書の控えは「証憑書類」として確実に保管しなければなりません。証憑書類とは取引の事実を証明するための書類で、法人では基本的に帳簿と共に7年間の保管を定められています。
紙で請求書を保管する場合、スペース確保が必要です。顧客が多くなればなるほど保管スペースも必要になるため、キャビネット代や、場合によってはレンタル倉庫などの利用が必要で、購入料金やレンタル料金などのコストもかかります。
また保管だけでなく、必要なときにすぐに取り出せるようなわかりやすい管理方法も大切です。保管する際に取引先や取引月日ごとに仕分けして保管をしなければいけないため、負担と感じている企業も少なくないでしょう。
控えの保管が定められている「電子帳簿保存法」について、詳しくは以下の記事で解説しています。
関連記事：電子帳簿保存法とは？2024年義務化の内容や注意点などわかりやすく解説
2-4.未回収のリスクがある
自社が取引先に提供した商品やサービスの対価は当然支払われるべきものですが、以下のような未回収リスクがあることは念頭に入れておきましょう。
- 入金期日の失念や請求書の紛失などの取引先のミスにより入金されない
- 取引先の経営状態悪化により支払い能力が低下している
- 取引先が支払い能力があるにも関わらず、故意に支払おうとしない など
未回収金があれば、督促の手間やそれに伴う担当者の心理的負担も発生します。企業間で取引をおこなう際は、未回収リスクをできるだけ抑えるために、取引前に「与信審査」を正確におこなうことも重要です。
請求業務を効率化する方法
複数の課題があり、担当者に大きな負担を与える請求業務ですが、効率化する方法として、以下の2つが挙げられます。
- 請求書発行システムを導入する
- 請求書発行のアウトソーシングサービスを活用する
それぞれの方法について、順番に見ていきましょう。
請求書発行システムを導入する
請求業務の効率化には、請求書発行システムの導入を検討しましょう。請求書発行システムとは、請求書発行業務を自動化するシステムのことで、一般的な機能は以下のとおりです。
- 請求額の計算
- 請求書の発行
- 送付や消込作業 など
今まで担当者が手作業でおこなっていた作業を自動化できれば、作業工数も人的ミスも減らせます。さらに会計ソフトと連携すれば請求業務から会計処理まで自動化できるため、担当者の負担が減り、ほかのコア業務へ集中できるでしょう。
請求書発行システムの導入を検討しているのであれば、「バクラク請求書発行」がおすすめです。バクラク請求書発行を利用すれば、請求書や納品書、見積書などのあらゆる発行書類の作成や送付、郵送代行や保存管理ができます。
サービスの詳しい概要や導入効果については、以下のページで詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。
請求書発行のアウトソーシングを活用する
請求書発行システム以外の方法として、請求書発行のアウトソーシングの活用も業務効率化の解決策です。請求書発行のアウトソーシングとは、請求の発行業務を外部の代行会社やサービスなどに依頼するものです。
取引データさえ送れば、請求書の作成や発行、印刷、送付などの業務を代行してもらえるため、担当者の負担が軽くなります。アウトソーシング会社やサービスによっては、作成だけでなく、入金確認や未回収金の督促、消込作業などの代行も可能です。
請求業務を一貫して誰かに任せたいと考えている企業は、アウトソーシングの導入を検討してみるとよいでしょう。
請求業務の効率化はバクラク請求書発行にお任せください
請求業務は、請求書の作成から送付、入金確認・会計処理までが一連業務のため、工程が多く経理担当者へ負担を与えます。請求業務を効率化させたい場合は、請求書発行システムの導入もしくは、アウトソーシングを活用しましょう。
バクラク請求書発行は、従来担当者が手でおこなっていた作業を自動化します。業務負担を大幅に削減するだけではなく、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応し、ワークフローの構築も可能です。
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