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請求書のファイル名の付け方とは？ルール化の重要性と電子帳簿保存法の要件
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-03-07
- この記事の3つのポイント
- 請求書ファイル名のルール化は、業務効率化と法令遵守に必須であり、統一規則の設定が推奨される
- 電子帳簿保存法に対応するには、ファイル名に取引先名などを入れて検索性を高める
- 請求書をメールで送付する際は、セキュリティ対策が重要である
請求の検索に時間がかかったり、法改正の度に保存方法に不安を感じたりする人もいるでしょう。請求書の悩みを解決するためには、請求書のファイル名の命名規則を決めておくことが大切です。
この記事では、請求書管理を効率化し、電子帳簿保存法などの法的要件にもスムーズに対応するファイル名の付け方を解説します。ぜひ最後までお読みください。
請求書のファイル名の付け方とは？ルール化の重要性と電子帳簿保存法の要件
請求書のファイル名をルール化する重要性
請求書のファイル名をルール化することは、業務効率化や法的要件への対応において欠かせません。本章では、ファイル名をルール化する重要性について詳しく説明します。
請求書の管理効率化
大量の請求書を扱う企業では、ファイル名のルール化が書類管理の効率化に必要です。たとえば、取引先名や発行日、請求番号を含む統一ルールを設定しておくと、必要な請求書を迅速に検索・取得することが可能です。
ルール化によって紙やフォルダを探し回る無駄な時間を削減し、業務全体の効率が向上します。また、明確なルールがあることで、誰が管理しても同じように書類を整理でき、属人的な運用を防ぐ点も大きなメリットです。
法的要件への適応
請求書ファイル名のルール化は、電子帳簿保存法をはじめとする法的要件への適応にもつながります。電子帳簿保存法では、電子データの請求書に対して適切に管理する仕組みを求めています。
一貫した命名規則があれば、書類が特定しやすくなり、監査対応の確認作業も円滑に進むでしょう。このようにインボイス制度が導入された現在、請求書の正確な保存は企業にとってますます重要となっています。
つまり、ファイル名のルール化は法令遵守の一環として、安心して業務を行うための基盤といえるのです。
電子帳簿保存法の要件に沿ったファイル名の付け方
電子帳簿保存法に適応するためには、請求書のファイル名を適切に付けることが重要です。電子帳簿保存法では、電子データとして保存された請求書が迅速かつ正確に検索できることが求められています。
具体的にファイル名には、以下の情報を含むルールを設けるとよいでしょう。
- 取引先名
- 発行日
- 請求金額
たとえば「20250131_ABC商事_請求書36000」のような形式にすることで、検索や整理が容易になります。ただし、ファイル名が長すぎると見にくいため、取引金額などを省略するのも一つの方法です。
また、請求書ファイルを取引先ごとにフォルダにまとめて管理し「ABC商事請求書」といった情報を加えると、検索がさらに容易になります。
電子帳簿保存法について、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご参照ください。
請求書のファイル名の命名規則を社内管理する方法
請求書のファイル名を一貫して管理するためには、社内でのルール統一と、効率的な管理方法の導入が重要です。具体的な方法を解説します。
ファイル名の統一
スムーズな請求書管理には、社内での明確な命名規則の策定と共有の徹底が不可欠です。新入社員や関係者が迷わないよう、具体例をマニュアル化しておくとルールの運用が安定します。統一された命名規則は、書類の検索性を高め、業務効率化にもつながります。
請求書管理システムの利用
専用の請求書管理システムを導入するのも、業務効率化には有効です。
請求書管理システムは検索機能や分類機能が充実しているため、手作業に比べて大幅な効率化が図れます。また、法的要件への対応や監査時の確認作業がスムーズになる点も、請求書管理システムの利点です。
請求書をメールで送る際の注意点
請求書をメールで送付する際には、以下の点に注意する必要があります。
- PDF形式で作成
- わかりやすいファイル名
- 電子印鑑を使用
- セキュリティ対策
メールで請求書を送付する際は、WordやExcelではなく、編集できないPDF形式にして添付しましょう。ファイル名は、内容が一目でわかる命名規則を徹底してください。また、紙の請求書と同様の信用性をもたせるため、電子印鑑の利用が推奨されます。
メール送付前に宛先を再度確認し、添付ファイルにパスワードを設定することでセキュリティを強化できます。
電子帳簿保存法に沿った請求書の発行、保存方法については以下の記事をご覧ください。
請求書発行なら「バクラク請求書発行」で手間なく効率化
統一化されたルールを基にして請求書にファイル名を付けることは、業務効率化と書類の検索性の向上につながります。
しかし、ファイル名のルールを社内で統一し、手作業で運用・管理し続けるのは負担となる場合があります。そこでおすすめしたいのが「バクラク請求書発行」の活用です。
「バクラク請求書発行」を利用すれば、ファイル名の自動生成はもちろん、電子帳簿保存法に準拠した形式でデータを安全に保管できます。
請求書の作成から送付、承認、保管に至るまでの一連のプロセスをシステム上で一元管理できるため、これまで手作業で行っていた業務から解放され、効率化と人的ミスの削減を実現できます。「バクラク請求書発行」の導入を、ぜひご検討ください。