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メールで受け取った請求書の保存方法を電子帳簿保存法に沿って解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2026-06-04
- この記事の3つのポイント
- 電子帳簿保存法における電子取引の保存要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つ
- メールで受け取った請求書は、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で保存しなければならない
- 電子データで受け取った請求書を紙に印刷して保存する方法は、原則認められないため注意が必要
請求書をメールで受け取る場合は、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で保存する必要があります。ただし、受け取り方によって適切な保存方法や原本の扱いが異なり、理解が曖昧なままの方も少なくありません。
本記事では、電子帳簿保存法における、メールで受け取った請求書の保存方法を解説します。請求書をメール送付する際の注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
メールで受け取った請求書の保存方法を電子帳簿保存法に沿って解説
電子帳簿保存法における電子取引の2つの保存要件
電子帳簿保存法では、電子メールなどの電子取引でやり取りした取引書類について、原則「電子データでの保存」が義務付けられています（一定の要件下で猶予措置あり）。
また、電子取引で授受した請求書や領収書の保存時に「真実性の確保」と「可視性の確保」の保存要件が求められます。
真実性の確保とは、データの信頼性を守るための要件です。対応するためにはタイムスタンプの利用や、訂正・削除ができないシステムの使用などのうち、いずれかの措置が必要です。
可視性の確保では、保存されたデータを明瞭かつ整然と閲覧できる状態で保持することが求められ、取引日や金額などでの検索機能も必要になります。
これらの要件を守らなければ、税務上不利な取り扱いを受ける可能性があるため、注意が必要です。
電子帳簿保存法の詳しい概要や請求書の管理方法については、以下の記事で詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。
請求書がメールに添付されている場合の保存方法
メールに請求書が添付されている場合、電子帳簿保存法に基づき適切な保存方法を選択することが求められます。保存方法として代表的なものは、以下の4つです。
- メールシステムで添付ファイルごと保存
- 検索要件を満たしたファイル名で保存
- 事務処理規程を作成して保存
- 連番をつけ索引簿で管理
それぞれの方法について、概要と注意点を順番に見ていきましょう。
添付の請求書ファイルとともにメールを保存する
添付された請求書ファイル原本とともにメールをそのまま保存する方法は、シンプルに情報を保持できる点がメリットです。
自社サーバーやクラウドメールシステムに保存すれば、メール本文と添付ファイルを一元管理できます。
しかし、メールシステム上でメールを削除しないでおくだけでは適切な保存とはいえません。前述のとおり、電子帳簿保存法に基づき、保存システムは真実性と可視性の要件を満たしていることが前提です。
保存場所にシステムマニュアルや概要書を備えつけ、検索要件を満たすための機能を整えることも求められます。
検索要件を満たしたファイル名で請求書データを保存する
請求書データは、検索要件対応の一手段として、ファイル名設計をしても問題ありません。
ファイル名に「取引年月日」と「取引先」「取引金額」の3つの項目を含めることで、電子帳簿保存法の検索要件に対応しやすくなります。たとえば「241001_取引先_10000」といったファイル名にすれば、一目で内容を把握でき、必要な検索を迅速に行えるでしょう。
ファイルをフォルダで整理する際には、取引先や月別にフォルダを分けると、さらに管理しやすくなります。上記のような方法は、検索要件を満たす方法として有効です。
なお、基準期間（2課税年度前）の売上高が5,000万円以下の保存義務者や、電子取引データをプリントアウトした書面を、取引先ごとに取引年月日を整理した状態で提出できる保存義務者は、検索機能は不要です。
事務処理規程を定め、規定に沿った保存をする
「真実性の確保」の手段として、事務処理規程を定めることも有効です。具体的には、データの信頼性を保つための運用ルールをあらかじめ作成し、その事務処理規程に基づいて保存することを指します。
たとえば「保存対象のメールは取引日や金額を確認し、対応するフォルダへ必ず保存する」などの具体的な操作手順や、保存作業の担当者を明確にします。タイムスタンプや削除履歴を残せない場合でも、事務処理規程に従った運用を証明して法的要件を満たすことが可能です。
国税庁Webサイトでは事務処理規程のサンプルも提供されているため、自社に合わせて活用するのもおすすめです。
なお、事務処理規程の作成は、真実性の確保を満たす要件ではあるものの、可視性の確保は満たせません。別途対応が必要なため注意しましょう。
参考：国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」
索引簿で管理する
最後に挙げる保存方法は、索引簿での管理です。具体的な方法は、各ファイルに「0001」「0002」のような連番をつけて保存し、取引年月日や取引先、金額などの詳細情報を索引簿に記載していきます。
ファイルを検索しなくとも索引簿から必要な情報を確認できるため、整理しやすいことがメリットです。ただし取引量が増えると索引簿の更新作業が増えるので、記入漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい点に注意しなければなりません。
国税庁からは索引簿のサンプルも公開されているので、参考にして運用ルールを定めるとよいでしょう。
参考：国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」
メール本文に取引情報が記載されている場合の保存方法
電子帳簿保存法の改正により、メールの本文に取引情報が記載されている場合、そのメール自体が原本となり保存対象です。
ここでは、取引情報が記載されたメールの保存方法を2つ紹介します。
メールシステムにメール自体を保存する
使用しているメールシステムに保存機能がある場合は、メール自体を保存するのが一つの手です。ただし、真実性や可視性の要件を満たすシステムであることに注意しなければなりません。
従来のメールシステムでは、訂正や削除履歴を残す機能が少ない傾向があります。「訂正削除履歴が残る」または「訂正削除できない」場合は、タイムスタンプの付与や、事務処理規程の設定などで対応する必要があります。
メール本文をPDFやスクリーンショットとして保存する
自社のメールシステム上で保存要件を満たして管理できない場合は、取引情報を含むメール本文の電子データを保存したうえで、必要に応じて閲覧用としてPDF化したデータを併せて管理します。スクリーンショットやPDFは補助資料としては有効ですが、保存対象となる電子取引データそのものの保存が前提です。
要件を満たすために、以下のように明確なファイル名をつけて保存します。
- 取引年月日
- 取引先
- 取引金額
電子データの保存先は、真実性の確保・可視性の確保を満たす管理体制が整っていれば、自社サーバーやパソコン上の保存専用フォルダで問題ありません。
電子受領した請求書の印刷保存は原本として認められない
電子メールに添付された請求書は、原則として電子取引データのまま保存する必要があります。紙に印刷しただけでは、原則として電子取引データの保存に代えることはできません。なお、制度は税制改正により見直しが行われているため、最新の国税庁公表情報を確認したうえで運用することが重要です。
一方、紙で受け取った請求書については、紙の書類を原本にして保存することが認められています。受け取り方法によって原本保存方法が異なるため、混同しないよう注意しましょう。
なお、紙で受け取った請求書は、スキャナ保存の要件を満たした場合に限り、紙の原本を破棄しても問題ありません。ただし、スキャナ保存の要件を満たさずにデータ化し、原本を破棄してしまうと法令違反となる可能性があるため注意が必要です。
たとえば、閲覧用の機器が設置されていなかったり、システムに関する書類が備えつけられていなかったりする場合は、法令遵守の観点で問題となる恐れがあります。
電子帳簿保存法の要件を完全に満たしているかを確認し、万が一に備えて一定期間は紙の原本も保管しておくとよいでしょう。
請求書の破棄については、以下の記事で詳しく解説しています。
請求書をメール送付する際の注意点
ここまでは請求書をメールで受け取った場合について述べましたが、本章では請求書をメールで送付する際の注意点について解説します。
改ざんできないPDF形式で作成する
送信後に内容を改ざんされないよう、請求書はPDF形式で作成しましょう。WordやExcelで作成した請求書は数値や項目の編集が容易であるため、データの信頼性が低くなってしまいます。
編集がしにくいPDF形式で作成すれば、改ざんリスクを減らし、取引先にも安心して送付できます。WordやExcelからPDFに変換する方法は簡単で、多くの文書作成ソフトにPDF変換機能が標準で備わっているため、手間もかかりません。
あらかじめファイル名はわかりやすくする
請求書ファイルを送付する際、受取先が内容をすぐに把握できるようわかりやすいファイル名をつけることも重要です。ファイル名が曖昧だと、ダウンロード後に先方がファイル名を変更する必要が生じるため、明確な名前をつけましょう。
メール件名にも「10月分請求書_添付」などと明記しておけば、受領した担当者が重要な書類とすぐに認識でき、請求書の見落としを防ぎます。
送信履歴を確認する際にも件名がわかりやすければ、迅速に該当のメールを見つけられます。
押印の代わりに電子印鑑を使用する
日本では以前から請求書に押印する商習慣がありましたが、法的に押印は必須ではありません。2020年6月に政府が押印の廃止を発表したこともあり、現在では多くの企業が押印を省略する動きにシフトしています。
ただし取引先によっては、トラブル防止や手続き上の理由から、押印された請求書を求めるケースもあるため、必要に応じて電子印鑑を利用する方法も検討してみるとよいでしょう。
取引先の信頼を得られるため、押印が必要な場合には電子印鑑を活用しつつ、効率的な業務運用を目指しましょう。
送付時の確認項目やパスワードを設定する
請求書をメールで送付する際は、誤送信による情報漏洩のリスクがあるため、慎重な確認が必要です。送信する際はメールアドレスや担当者が正しいか、アドレス帳の設定に誤りがないかを確認しましょう。
特に月末など、複数の取引先へ請求書を送信する場合、送信先を間違えると重大なトラブルにつながります。また予測変換機能に頼りすぎず、毎回宛先を確認することも重要です。
さらに万が一の誤送信に備えて、請求書ファイルにはパスワードの設定をするとよいでしょう。PDFのパスワード設定や、セキュリティ強化されたファイル共有サービスの利用がおすすめです。
なお、パスワード付きZIPファイル（PPAP）送信は、セキュリティや運用面の課題が指摘されています。使用するか否かは、企業のセキュリティポリシーに従いましょう。
請求書をメールで送る場合の方法やルールについては、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。
請求書の管理はバクラク請求書受取がおすすめ
メールで受け取った請求情報や請求書を保存する際は、電子帳簿保存法に基づいた管理が重要です。メールの本文や添付ファイルに取引情報が記載されている場合、保存対象として適切な形式で管理することが求められます。
受け取った請求書の処理を効率化できる「バクラク請求書受取」なら、メールからPDFを自動回収できる機能を備えているため、業務効率化につながります。受取や仕訳、振込データの出力まですべてバクラク上で完結できるのも特徴です。
バクラク請求書受取の詳細は以下のページで解説しているため、毎月の請求書管理の手間を省きたい方はぜひご覧ください。