請求書発行すべき部署は？営業・経理が担当するメリット・デメリットを解説

請求書発行は、売上管理や取引先の信頼に関わる重要な業務ですが、営業と経理どちらが担当すべきか悩む企業も少なくありません。

本記事では、請求書発行を担当する部署の考え方やメリット・デメリット、業務の流れや効率化のポイントを解説します。

請求書発行はどの部署が行う？

請求書発行を担当する部署は企業によって異なりますが、営業部門または経理部門が担う場合が一般的です。請求書は、取引の締めくくりとなる重要な書類であるため、会社の業務フローや組織体制に応じて担当部署が決められています。

経理部門は、売上データや顧客情報をもとに請求書を作成し、発行後の入金確認や債権管理まで一括して管理できるため、請求業務全体を効率よく運用できる点が特徴です。

一方で、営業担当者は、顧客との取引内容や支払い条件を把握しているため、顧客の要望を反映した請求書をスピーディーに作成できます。

営業担当者が請求書発行を担当するメリット・デメリット

営業担当者は取引内容を最も把握しているため、営業担当者が請求書を発行すると効率的な面もありますが、業務負担やリスクが生じる可能性も否定できません。

本章では、営業担当者が請求書発行を担当する場合のメリットとデメリットを見ていきましょう。

営業担当者が発行するメリット

営業担当者が請求書発行をする主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。

取引状況に応じて迅速に発行できる

営業担当者は取引先と直接コミュニケーションをとり、受注内容や納品状況を把握しているため、取引の進行に合わせて迅速に請求書を発行できます。

請求書の発行が遅れると入金も遅れる可能性があるため、タイムリーな発行は企業のキャッシュフローを安定させるうえでも重要です。

営業が自ら対応すれば、受注内容や納品情報をそのまま反映した請求書を作成でき、顧客への送付もスムーズに行えます。支払いの督促があった場合、素早く対応できる点も、メリットといえるでしょう。

取引内容の入力ミスが起きにくい

営業担当者は取引先とのやり取りを通じて、契約条件や数量、金額などの詳細情報を最も把握している立場です。担当者自らが請求書発行を行うことで、社内で情報を伝達する手間が減り、認識のズレや情報漏れによる入力ミスが起こりにくくなります。

特に個別条件の多い取引では、担当者が直接請求書を作成することで、内容を正確に反映できます。請求書の記載内容に誤りがあると支払いトラブルにつながる可能性もあるため、ミスを防ぎやすい体制を整えられる点は、大きなメリットといえるでしょう。

取引先の支払いルールを考慮しやすい

請求書には締日や支払いサイトなど、取引先ごとの支払い条件を正確に反映する必要があります。営業担当者は、契約時のやり取りを通じて支払い条件を把握しているため、取引先のルールに沿った請求書を作成しやすいのが特徴です。

支払い条件を誤って記載すると、入金遅延やトラブルの原因となります。顧客事情を理解している営業が対応することで、正確でスムーズな請求業務を実現しやすくなるでしょう。

営業担当者が発行するデメリット

メリットがある一方で、営業担当者が請求書発行をするデメリットも存在します。本章では、3つのデメリットについて見ていきましょう。

属人化による不正リスクが発生しうる

営業担当者が取引管理から請求書発行までを一人で行う場合、業務が属人化しやすくなります。担当者だけで処理が完結する体制では、第三者による確認が入りにくく、不正やミスが見逃される可能性も否定できません。

実際に、企業不正の要因として業務の属人化が挙げられることもあり、内部統制の観点から注意が必要です。不正リスクを防ぐためには、経理部門による確認や承認フローを設けるなど、第三者のチェック体制を整えることが重要といえるでしょう。

営業活動に専念できる時間が減る

営業担当者が請求書発行を担当すると、商談や新規顧客の開拓といった本来の営業業務に加えて、請求書作成や管理業務の負担が増えます。請求業務の量が多い場合、営業活動に充てる時間が減り、売上機会を逃す可能性も否定できません。

また、請求書作成には会計や事務処理の知識も必要となるため、業務効率が低下する場合もあるでしょう。営業担当者が営業活動に集中できる環境を整えるためにも、業務分担の見直しやサポート体制の構築が求められます。

経理担当者が請求書発行を担当するメリット・デメリット

営業のほか、経理担当者が請求書を担当するケースも多く見られます。財務管理の専門部署が対応すれば、業務の正確性を高められる一方で、部署間の連携や業務負担にも注意が必要です。

本章では、経理担当者が請求書発行を担当するメリットとデメリットについて見ていきましょう。

経理担当者が発行するメリット

まずは、経理が請求書発行を担当するメリットについて解説します。

入金管理がスムーズにできる

経理担当者が請求書を発行する場合、請求金額や入金予定日、取引先情報などをあらかじめ把握した状態で業務を進めることができます。実際に入金があった際に請求額と入金額を照合する消込作業や、差異が発生した場合の確認対応をスムーズに行えるのが特徴です。

また、入金確認後の領収書発行や帳簿への記帳などの会計処理も同じ部署で対応できるため、売掛金管理や未回収の確認も効率的に行えます。経理担当者が請求書発行をすると、キャッシュフロー管理の精度向上にもつながるでしょう。

不正防止につながる

経理担当者が請求書発行を担当すると、営業とは別の立場の人間が請求内容を確認することになるため、自然と第三者によるチェックが入る体制になります。業務の属人化を防ぎやすくなり、不正な請求や誤った処理のリスクを抑えられる点がメリットです。

経理部門は内部統制や会計ルールに基づいて業務を行うため、請求書の内容や金額の妥当性を客観的に確認できます。チェック体制は、企業の財務の信頼性を高めることにもつながり、リスク管理の観点からも重要な役割を果たすでしょう。

経理担当者が発行するデメリット

メリットがある一方で、経理担当者が請求書発行をする場合、注意点も存在します。2つのデメリットについて見ていきましょう。

営業担当者との円滑な連携が必要になる

経理担当者は取引の当事者ではないため、請求書を作成する際は営業担当者から契約内容や納品状況などの情報を共有してもらう必要があります。

営業との連携がうまく取れていない場合、情報の伝達漏れや認識のズレが原因となり、請求書の内容に誤りが生じる可能性があるでしょう。

また、取引内容の変更や追加があった場合も、迅速に情報共有が行われなければ発行遅れや請求漏れにつながることがあります。正確な請求書を発行するためには、営業部門との継続的なコミュニケーションと情報共有体制を整えることが重要です。

繁忙期に業務が集中しやすい

請求書発行は、多くの企業で月末や月初に集中する傾向です。経理部門がすべての請求書発行を担当する場合、支払い管理や決算準備などの業務と重なり、業務負担が大きくなることがあります。

特に、決算期などの繁忙期に請求業務が重なると、処理の遅れや請求漏れが発生するリスクも高まります。経理の本来業務である財務管理や予算管理に影響が出る可能性もあるため、業務量の分散やシステム導入などの対策を検討することが重要です。

請求書発行の主な流れと課題

請求書発行は、単に書類を作成するだけでなく、取引内容の確認から入金管理まで複数の工程で構成されています。本章では請求書発行の基本的な業務フローと、実務で発生しやすい課題について見ていきましょう。

請求書発行の流れ

請求業務の流れは、大きく分けて以下の4つです。

• 請求内容を確定する
• 請求書を作成する
• 請求書を送付する
• 入金消込を行う

請求書発行は契約内容や納品状況を確認し、商品やサービスの明細・数量・単価などから請求内容を確定するところから始まります。確認後、テンプレートや請求書作成システムを用いて請求書を作成し、社内承認を経て取引先へ送付します。

送付方法は郵送やメールが一般的ですが、最近では請求書システムを活用して電子データで送るケースも増えているでしょう。請求書送付後は、入金があった際に請求額と入金額を照合する消込処理を行います。

請求書処理の具体的な流れについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

関連記事：請求書処理の業務フローとは？受領から支払い・保管まで詳しく解説

請求書発行でよくある課題

請求書発行でよくある課題として、以下の4つが挙げられます。

• 手間や二度手間が発生しやすい
• 手作業によるミスが起きやすい
• 業務が属人化しやすい
• 保管や管理のコストがかかる

請求書発行業務では、見積書や受注データを請求書へ転記する作業が発生することが多く、二度手間による業務負担が大きくなりかねません。金額入力や転記作業を手作業で行う場合、ヒューマンエラーによるミスが発生するリスクもあります。

さらに特定の担当者しか業務内容を把握していない状態では属人化が進み、担当者不在時に業務が滞る可能性があるでしょう。

加えて請求書は法人税法などの法律に基づき、一定期間保管する必要があるため、紙で管理している企業では保管スペースの確保や管理コストも課題となります。

課題の詳細や効率化の方法については、以下の記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

関連記事：請求業務は大変？業務の流れやよくある課題、効率化の方法を解説

請求書発行を効率的に行うには？

請求書発行は日常的に発生する業務であるため、作業方法によっては大きな負担になることがあります。ミスや業務負担を減らすためには、情報管理の方法や発行手順を見直し、効率的な仕組みを整えることが重要です。

本章では、請求書発行を効率的に行う方法について見ていきましょう。

情報・書類を一元管理する

請求書発行を効率化するためには、見積書や納品書などの関連書類を一元管理することが重要です。書類が部署ごとや担当者ごとに分散していると、必要な情報を探すのに時間がかかるだけでなく、最新版のデータが共有されていないといったミスの原因にもなります。

たとえば、見積書・納品書・請求書を同じシステムやフォルダで管理すれば、最新の情報をすぐに確認できるため、作業効率が向上します。情報が統一されていれば、重複発行や請求漏れといったトラブルも防ぎやすくなるでしょう。

顧客から問い合わせがあった際も迅速に情報を確認できるため、業務全体のスピードと正確性の向上につながります。

改ざんできない方法で発行する

請求書は税務上の証憑書類として扱われるため、内容が容易に改ざんできない形式で発行することが重要です。電子データで送付する場合は、WordやExcelのままではなく、PDFなど容易に編集できない形式で発行するようにしましょう。

また、電子データや紙の原本を保管する際には、関係者以外が簡単にアクセスできない環境を整えることも大切です。電子署名や認証機能などを活用すれば、改ざんリスクを抑えることができ、請求書の信頼性も高められます。

請求書発行システムを導入する

請求書発行業務を大きく効率化したい場合は、請求書発行システムの導入も有効な方法です。紙ベースで請求書を発行している企業は、電子化することで印刷や封入、郵送などの作業を削減できます。

また、システムを導入すると、フォーマットを統一できるため、記載ミスを防ぎながら請求書を作成できます。電子データとして送付・保存できるため、検索や共有も容易になり、保管スペースの削減にもつながるでしょう。

なお、請求書を電子化する際には電子帳簿保存法やインボイス制度などの要件を満たす必要があるため、法令に対応したシステムを選ぶことが重要です。

以下の記事では、請求書発行ツールを徹底比較しています。ぜひご覧ください。

関連記事：請求書作成ツールの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介

「バクラク請求書発行」で毎月の業務負担を軽減しよう

請求書発行は、取引内容の確認から入金管理まで複数の工程が発生する重要な業務です。業務フローが複雑になるほど手間やミス、属人化といった課題が生じやすく、効率的な管理体制を整えることが求められます。

書類の一元管理や電子化を進め、請求業務をスムーズに進められる仕組みづくりにより、請求書発行の効率化を目指すなら「バクラク請求書発行」の導入がおすすめです。

バクラク請求書発行では、請求書をはじめとするあらゆる帳票の個別作成および一括作成に対応しており、大量の請求書発行業務を効率化できます。

また、帳票のレイアウトや項目を柔軟にカスタマイズできるため、取引先ごとに異なるフォーマットにも対応可能です。

さらに、帳票の作成・社内稟議・送付・保存をデジタル上で一元管理できるため、業務の手間やミスを大幅に削減できます。請求書発行業務の負担を減らしたい方は、ぜひ以下のページより詳細をご確認ください。