電子帳簿保存法による個人事業主への影響と対応方法について解説

個人事業主が電子帳簿保存法にスムーズに対応するには、いくつかポイントがあります。

効率的なデータ管理を行う

効率的かつ正確なデータ管理体制を構築しましょう。

電子保存が義務化されたことで、単にデータを保存するだけではなく、迅速に検索・確認できる仕組みが必要です。たとえば、ファイル名に「取引日」「取引先」「金額」などを付けることで、必要な書類を短時間で探し出せます。

具体的には「2025-01-01_株式会社ABC_請求書.pdf」のような形式にすることで、条件検索にも対応できます。

ほかにも、Excelなどで索引ファイルを作成し、ファイル名・保存場所・取引内容を一覧管理する方法もおすすめです。複数条件による絞り込みにも対応でき、法的要件への適合と業務効率の両立が図れるでしょう。

データの保管場所を決めておく

電子データの保管場所を明確に決めておくと、必要な時に速やかに検索・閲覧し、提出できます。

ただ、パソコンのローカル領域に保存するだけでは、故障やウイルス感染によるデータ消失リスクが高まるため注意が必要です。たとえば、日常的に使うパソコンに保存しつつ、定期的に外付けハードディスクやUSBメモリにバックアップを取ることが推奨されます。

Google ドライブやDropboxなど、履歴管理や自動バックアップ機能が備わったクラウドサービスを併用すると、より安全性が高まるでしょう。

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを活用する

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを利用すれば、取引データの整理や保存がスムーズに行え、電子帳簿保存法が求める検索性や保存要件にも対応しやすくなります。

特に、電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引の3つすべてに対応したソフトを選ぶと安心です。現在利用中の会計ソフトが対応しているかどうかも確認しましょう。

さらに、タイムスタンプ機能を搭載したシステムを使えば、スキャナ保存にもスムーズに対応でき、業務効率の向上につながります。なお、クラウド型で自動バックアップ機能があるサービスを選べば、データ消失リスクも減らせます。

ペーパーレス化を検討する

電子帳簿保存法に対応するうえでは、ペーパーレス化の推進が重要です。

法改正後も一時的に紙の書類管理は認められていますが、紙と電子データの両方を管理するのは手間が増え、ミスや管理漏れのリスクも高まります。将来的な業務効率やコンプライアンスの観点からも、早い段階で書類の電子管理へ一本化するのが望ましいでしょう。

具体的には、請求書や領収書をPDFで保存し、クラウドシステムなどで一元管理する方法が有効です。スキャナ保存を活用して紙書類を電子化すれば、検索やデータ整理もスムーズに行えます。