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法人カードのメリットとデメリット
法人カードとは、法人や法人の代表者、個人事業主に対して発行されるクレジットカード全般のことです。法人カードの大きな特徴として、個人向けのカードよりも利用限度額が大きく、経費精算の効率化が挙げられます。
そんな法人カードの名義は、原則として使用者本人の個人名です。つまりカードに記載されている名義人以外の人がカードを使用することはできません。これはカード会社の規定によって禁止されています。法人カードを複数人が使用する場合は、カードを使用する人の数だけ発行する必要があります。その際、私用利用や紛失等のリスクに備えることが大切です。
この記事では、仮払い精算についての概要や申請・精算手順、会計処理を効率化する方法などを解説します。会計処理の負担軽減にお役立てください。
法人カードのメリットとデメリット
法人カードのメリット
①経費管理の負担が軽減される
法人カードを導入すると、各社員が使用した法人カードの利用データを法人の支出としてまとめて計上できます。カードの利用データを経費精算システムに自動で取り込めるようになるため、現場担当者による経費申請や経理担当者による経費入力業務の負担が軽減されます。
また、カードの利用明細は、国税関係帳簿書類の要件を満たしていれば、領収書代わりに使用できます。現場担当者が経理担当者に領収書を提出する必要や、経理担当者が領収書と購買稟議を照らし合わせる必要などがなくなり、業務の効率化につながります。
なお、国税関係帳簿書類の要件は、以下です。
- その書類の作成者の氏名又は名称
- 課税資産の譲渡等を行った年月日
- 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容（当該課税資産の譲渡等が軽減対象資産の譲渡等に係るものである場合には、資産の内容及び軽減対象資産の譲渡等に係るものである旨）
- 税率の異なるごとに区分して合計した課税資産の譲渡等の対価の額
- その書類の交付を受ける者の氏名又は名称
②支払い履歴が管理しやすくなる
法人カードを導入すると、支払い履歴をWebサイト上で一元管理できます。そのため、誰が、いつ、どこで、何のために経費を使ったのかを可視化でき、追跡・監査がしやすくなります。これにより、無駄な支出を精査しやすくなり、経費削減につながる可能性があります。
③キャッシュフローの調整がしやすくなる
カード払いにすることで、実際の支払い日までに猶予を持たせることができます。締め日によっては支払いが2カ月後になるケースもあるため、その場合は支払い日まで現金を手元に残しておくことができます。とくに、支払金額の大きい大型のプロジェクトに携わった場合は、現金の工面をしやすくなるなど、キャッシュフローの調整に役立つこともあります。
④法人カード向けの特典がある
多くの法人カードには、ビジネス向けの付帯サービスが付いています。
法人カードに付帯するサービス例 ●ポイント・マイレージサービス ●福利厚生サービス ●空港ラウンジ ●ビジネスデスク ●ETCカードの発行 ●経費精算ソフトとの連動 ●国内外出張時の付帯保険 など |
具体例としては、利用に応じて貯まるポイントやマイレージサービスや、空港ラウンジの利用、法人カードが提携する企業のサービスが受けられる福利厚生、海外出張中の病気やケガ、盗難などのトラブルを補償してくれる保険、複数のETCカードの発行などです。
なお、法人カードに付帯しているポイントは、法人・企業のものになります。ポイントを使用して会社備品の購入ができるなど、結果的に経費削減につながることもあります。
法人カードのデメリット
業務量がかえって増えることがある
法人カードを利用すると、立替清算業務が不要になるため、基本的には業務効率化につながります。しかし、カードを追加で発行する際に、カード会社とのやりとりが発生するほか、各社員に対する証憑提出の催促・管理や、会計ソフトへの転記や仕訳作成・確認作業は依然として残ります。そのため、業務量がかえって増えて感じられるケースもあります。
私的利用・紛失が心配
法人カードは現場担当者の個人名義で発行することが多く、現場担当者が私的に利用する可能性もあります。私的利用に気づかない場合は、会社にとって経済的損失が発生しますし、現場担当者からの申告があった場合でも、私的利用分の明細だけ別に計上しなければならず、経理担当者の負担が増えてしまいます。
また、現場担当者が法人カードを紛失した場合、カードの停止・再発行手続きが必要になるほか、第三者に不正利用されるケースも考えられます。
私的利用を防ぐための方法の一つは、利用限度額や使途の設定ができるカードを選ぶことです。また、非発行型のカードを選ぶと、紛失によるリスクを軽減することができます。
社内での運用ルールが必要
法人カードを導入する際、運用ルールを明確に規定しておかないと、法人カードを使って経費として計上できない品目を購入してしまったり、1カ月あたりの支出が利用限度額を超えてしまい、資金繰りに影響したりと、経理担当者の負担がかえって増える可能性があります。
社内で規定しておくべき運用ルールの一例としては、どのようなものが経費として計上されるのかといった「利用品目のルール策定」や、社員ごとに利用限度額を定める「社員別支払額の策定」などです。
法人カードを選ぶ際のポイント
法人カードを選ぶ際の主なポイントは、「法人カードの利用限度額」「カードの発行可能枚数」「年会費などのコスト」「ポイント還元率の高さ」の4つです。
各カード会社では、法人カードの利用限度額やカードの発行可能枚数が定められています。決済したい金額に対して利用限度額が小さかったり、発行したい枚数に対してカードの発行可能枚数が少なかったりすると、業務が滞るおそれがあります。
各カード会社の利用限度額やカードの発行可能枚数を調べておくとともに、導入後の決済額や発行枚数を想定しておくことも大切です。なお、バクラクビジネスカードは、用途、部署ごとにカードを何枚でも発行できるため、発行可能枚数を気にする必要がありません。
また、年会費などのコストやポイント還元率の高さは、カード会社によって異なります。年会費が高いと経営をひっ迫するおそれがあります。年会費などのコストやポイント還元率を事前にチェックしておくと、想定外の支出を避けたり、コスト削減につながったりする可能性があります。
