賃金台帳とは？記載項目や作り方、保管期間、給与明細との違いを解説

賃金台帳に、指定のフォーマットはありません。フォーマットは厚生労働省のホームページなどからダウンロードできますが、記載に漏れがない場合は自社で用意したものも認められます。

賃金台帳は従業員ごとに作成し、以下6点の記載が必要です。

• 従業員の氏名・性別
• 賃金の計算期間
• 労働日数・労働時間数
• 時間外・深夜・休日労働時間数
• 基本給や手当の種類と金額
• 控除項目と金額

各項目の記載内容や注意点を、以下で詳しく見ていきましょう。

従業員の氏名・性別

給与を支払った従業員の、氏名と性別を記載します。

従業員番号がある場合は、併記することで管理の効率化を図れます。特に、多くの従業員を雇用する事業所では、記載ミス・漏れの防止に役立つでしょう。

賃金の計算期間

賃金の計算期間とは給与を計算する対象期間のことです。計算期間（締め日）は企業が任意で設定できますが、給与は、原則として1カ月に1回以上かつ毎月一定の期日に支払う必要があります。

たとえば、毎月20日締めの場合は「10月21日〜11月20日」、月末締めの場合は「11月1日〜11月30日」が計算期間です。

ただし、日雇い従業員の賃金台帳には、期間ではなく実際に勤務した日付を記載する決まりです。日雇い労働者は1日単位で契約する雇用形態のため、勤務状況を帳簿上で明確にする必要があります。

労働日数・労働時間数

実際に働いた労働日数および時間数を、残業時間も含めて記載します。

注意すべきポイントは、就業規則に定める所定労働日数やシフト表に記載の出勤予定ではなく、実際に働いた日数・時間数（実働日数・時間数）を記載することです。タイムカードや打刻システムの記録に基づき、正確に記載しましょう。

なお、有給休暇分の労働日数と時間数は、実働分の記載と分けると管理がしやすくなります。有給休暇に関する情報は、専用の記載欄を設けて記載するとよいでしょう。

労働時間と実働時間の違いについて理解を深めたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連記事：就業時間とは？労働時間や実働時間との違いや計算方法について解説

時間外・深夜・休日労働時間数

時間外労働時間数とは、1日8時間・週40時間の法定労働時間を超えた時間数のことです。労働時間に関する契約を別途締結している場合は、そちらに従って記載します。

深夜労働時間数は、22時から翌5時までの間で働いた時間数のことです。休日労働時間数は、法定休日または法定外休日（雇用契約上の休日）に働いた時間数を指します。それぞれ分けて記載しましょう。

ただし、管理監督者や労働者に該当しない取締役（役員）の場合はルールが異なります。

管理監督者には深夜割増賃金の支払義務があるため、深夜労働時間数は記載しますが、時間外・休日労働時間数の記載は必要ありません。取締役の役員報酬は賃金に該当しないことから、原則として賃金台帳の作成対象外です。

基本給や手当の種類と金額

基本給や手当の種類・金額を記載します。時給制の場合は時給に労働時間を掛けたもの、日給制の場合は日給に労働日数を掛けたものが基本給です。

手当は、通勤手当や残業手当、役職手当などの金額をそれぞれ記載します。手当の種類を分けて記載することで、割増賃金の支払い状況や課税・非課税所得を確認しやすくなります。

記載方法を誤ると、労働基準監督署の調査で指摘される可能性があるため注意が必要です。調査では、給与計算の正確性や、最低賃金を下回る基本給を設定していないかなどを確認されることがあります。

給与計算の方法については、以下の記事で解説していますのでご覧ください。

関連記事：給料計算のやり方とは？手順やポイント・注意点をわかりやすく解説

控除項目と金額

賃金から控除される項目・金額を記載します。記載項目の例は、以下のとおりです。

• 欠勤や遅刻・早退で減額した給与の額
• 所得税・住民税の源泉徴収額
• 厚生年金保険料・健康保険料などの社会保険料額
• 企業年金の保険料額など、企業独自の取り組みに伴う控除

企業独自の取り組みとして、懇親会費用や積立金を控除するケースもあります。企業ごとに取り決めが異なるため、就業規則などを確認しましょう。