入金確認メールを送るときのポイントや文例、未入金を防ぐ方法を紹介

商品・サービスの代金が期日までに支払われない場合は、自社のミスでないことを確認の上、未入金の旨を取引先に伝えて事実確認を行うのが一般的です。

未入金の事実確認をせずに督促の連絡・書面送付をすると、取引先とのトラブルに発展する恐れがあるため注意が必要です。

本記事では、取引において未入金が発生する理由や未入金時に売り手がとるべき対応、入金確認のメールを送るときのポイントや文例を紹介します。未入金を防ぐ方法も解説しますので、参考にしてください。

未入金が発生する理由

商品・サービスの代金が支払期日までに支払われない「未入金」は、さまざまな理由によって起こるとされています。

未入金が発生する主な理由を、売り手と買い手それぞれの立場で見ていきましょう。

売り手のミス

売り手のミスで未入金が発生する可能性があるのは、以下のような場合です。

• 請求書の送付漏れ・遅れ
• 宛先の記載ミス
• 支払期日の記載ミス

売り手が商品・サービスを納品しても、請求書を送付していないと、買い手は正しい支払いができません。また、請求書の送付が遅れたり、封筒に記載する宛先を誤ったりして、締め日までに買い手が対応できないケースもあります。

そのほか、支払期日の記載ミスも、未入金が発生する理由の一つです。

たとえば、支払期日を当月末日とすべきところを、誤って翌月末日と記載した場合、売り手が認識している期日までに入金されない事態を招く可能性があります。

売り手のミスにもかかわらず、買い手に督促連絡をすると、トラブルに発展する恐れがあります。未入金が発覚した際は、電話やメールによる連絡で、自社のミスでないかを十分に確認することが大切です。

買い手のミス

未入金は以下のように、買い手側のミスや事情によって起こることもあります。

• 請求書の紛失
• 支払い忘れ
• 支払い遅延
• 支払期日の把握ミス
• 資金不足
• 支払う意思がない

買い手のミス・事情による未入金は、必ずしも資金不足や支払う意思がないことによって発生するわけではありません。請求書の紛失や支払い忘れ、社内の承認フローが滞って支払い遅延に至るケースなども多く見られます。

買い手が原因の場合は、慎重な話し合いで未入金の理由を確認し、早急な解決に向けて対応することが重要です。

未入金発生時の取引先への対応ステップ

支払期日までに取引先からの入金を確認できなかった場合、売り手は早急な対応が大切です。

本章では、未入金が発生した際に、売り手がとるべき対応を4つのステップで解説します。

未入金の事実確認をする

未入金は、買い手側ではなく、売り手側が原因で発生することもあります。自社のミスによる未入金でないか、以下の項目を確認しましょう。

• 請求書を作成・送付したか
• 請求内容が適正か
• 実際は入金されているのを未入金と勘違いしていないか
• 事前に取り決めた特別な事情がないか

まずは、請求書を正しく作成・送付したかを、最新の入金状況と併せてチェックします。時期や人員状況によっては請求業務に関するミスが生じやすいため、入念な確認が必要です。

また、営業担当者が取引先と支払条件の変更に合意した旨や、支払遅延の連絡を受けた旨が経理担当者に伝わっていないケースも考えられます。取引先とのトラブルを避けるため、督促の連絡をする前に確認しましょう。

電話やメールで督促連絡をする

未入金の原因が自社でないことを確認したら、以下のような流れで、電話やメールによる督促の連絡をしましょう。

• 取引に対する感謝を述べる
• 請求書が届いているかを確認する
• 入金状況を確認したい旨を伝える

電話で督促の連絡をする際の注意点は、買い手に対して高圧的にならないことです。自社が送付した請求書が届いているかを確認の上、以下のような柔和な表現を用いて、入金が確認できていない旨を伝えましょう。

• 入金の確認ができておりませんが、御社のご状況はいかがでしょうか
• 行き違いでご対応済みでしたら、申し訳ございません

なお、連絡後は、会話の内容を、記録としてメールなどに残しておきましょう。

未入金時に自社がとるべき対応については、以下の記事でも解説していますので併せてご覧ください。

関連記事：請求書を送ったのに未入金のまま！再発行すべき？正しい対処方法を解説

未入金の旨をメールで伝える方法や文例は、本記事内で後述します。

催促状や督促状を送る

督促の連絡をしても未入金の状況が続く場合は、催促状や督促状を書面で送ります。

催促状と督促状は、いずれも入金を促すための書面です。実務においては、まず催促状を送付して支払いを促します。その後も入金が確認できない場合は、より強い意思表示として督促状や催告書を送付するケースが多いです。

支払いを求める書面を内容証明郵便で送ることにより、催告をしたという事実を証明しやすくなります。また、催告を行うと、一度に限り一定の条件下で時効の完成が6カ月間猶予されます。

督促状の書き方や例文、混同しやすい催促状や催告書との違いについて知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連記事：督促状とは？催促状や催告書との違いや書き方を例文とともに解説

法的手段を検討する

督促状を送付しても未入金の状況が続く場合は、法的手段を検討するのも選択肢の一つです。代金を回収できないときの法的手段には、以下のようなものがあります。

• 支払督促
• 民事調停
• 少額訴訟
• 即決和解

支払督促は、簡易裁判所を通じて支払いを促す手段です。簡易裁判所に申し立てをして、文書による支払いの督促を行います。

そのほかの手段に、裁判所で調停委員を介して、相手方との話し合いで解決を目指す民事調停や、請求額が60万円以下の場合に行える少額訴訟があります。

当事者間で支払条件などに関して合意を形成している場合は、訴訟を起こす前に簡易裁判所へ申し立てを行い、和解を成立させる即決和解も有効といえるでしょう。

上記の手段による解決が困難な場合は、弁護士に相談するのも一つの選択肢です。

入金確認メールを送るときのポイント

入金確認メールとは、以下のような場面で、売り手が買い手に送付するメールのことです。

• 入金のお礼を伝えるとき
• 入金に過不足があった旨を報告するとき
• 未入金の旨を通知し、支払いを促すとき

まずは、入金確認メールを送るときのポイントを詳しく見ていきましょう。

入金を確認したら早めにメールを送る

取引先の多くは振込日を把握した上で支払いを行うため、すぐに連絡をしないと、担当者が「入金の手続きを誤ったかもしれない」と不安を抱く可能性があります。取引先に安心感を与えるためには、入金を確認したら速やかにメールを送るのが望ましいでしょう。

入金確認メールの送付を遅らせないためには、入金状況のこまめなチェックが不可欠です。ルーティン業務の一つに入金確認を組み込むことで、確認漏れを防ぎやすくなるでしょう。

件名に入金確認の旨を明記する

入金確認メールに限らず、メールの送付時は、件名に用件を明記するのが実務的なビジネスマナーです。メールの受信者は件名を確認して対応の優先度を決定するケースも多く、入金確認メールである旨を判別できないと、対応が後手になる可能性があります。

読み飛ばしや未読状態での破棄といったリスクを避けるために、件名には「【ご入金確認のお知らせ】株式会社○○（自社名）」などと、メールの内容を簡潔に記載しましょう。

注文の内容や金額を記載する

入金確認メールには、入金を確認できた旨や感謝の言葉だけでなく、注文の内容・金額などの請求情報も記載しておくとトラブルを回避しやすくなります。

たとえば、50,000円の商品代金が入金された場合は「○月○日にご注文いただいた□□につきまして、50,000円の入金を確認いたしました」と明記しましょう。

詳しく記載することで、入金額などの誤りがあった場合に原因を追究しやすいほか、万一請求書を紛失しても取引記録のスムーズな追跡が可能です。

必要であれば今後の流れを併記する

前払い取引などで入金確認後に商品の発送を行う場合は、今後の流れも具体的に記載しておくと親切です。たとえば「ご購入いただきました商品（○○○○）は×月×日に発送予定です」と一言添えることで、買い手は取引に対する疑問や不安を解消できます。

領収書を別途送付する予定の場合も「領収書は本社宛に×月×日頃郵送いたします」などと、詳しく記載しておきましょう。

入金確認メールの文例

入金確認メールは、買い手に対して入金のお礼を伝えるほか、入金過不足の報告や未入金時の事実確認・支払いの催促を行う場面で送付します。

入金確認メールの文例を内容別に紹介しますので、今後の実務にお役立てください。

入金のお礼メール

入金確認後にお礼を伝えるときは、取引先情報や挨拶に加えて感謝の言葉を簡潔に記載します。メールの文例は以下のとおりです。

件名：【ご入金を確認いたしました】株式会社○○（自社名）

株式会社△△ △△様 平素よりたいへんお世話になっております。 株式会社○○　経理部の○○です。 このたびは、早々のお振込をありがとうございました。 ×月×日にご注文いただいた□□につきまして、××,×××円の入金を確認いたしました。 迅速なご対応ありがとうございます。 領収書を添付しておりますので、ご査収の程お願い申し上げます。 取り急ぎ、メールにて恐縮ですがお礼申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社○○ 経理部　○○

お礼を伝えるメールの書き方や例文は、以下の記事でも紹介していますのでご覧ください。

関連記事：入金確認のお礼メールの書き方と例文、ポイントをわかりやすく解説

入金過不足を報告するメール

入金確認時に過不足が発覚した場合も、メールで伝えればタイムラグが発生しにくいです。

過入金時と入金不足時における、メールの文例を詳しく見ていきましょう。

過入金時の報告メール

入金額が請求金額を上回っている場合、過入金分を返金または次回取引時に請求金額から差し引くなどの方法で対応します。以下のように入金額が多かった事実を丁寧に伝えながら、複数の対応方法を提案し、取引先に決定権を委ねましょう。

件名：【×月×日お振込分】入金額に関するご連絡

株式会社△△ △△様 平素よりたいへんお世話になっております。 株式会社○○　経理部の○○です。 このたびは、早々のお振込をありがとうございました。 ×月×日付でのお振込を確認しましたが、ご入金額（××,×××円）が請求金額の××,×××円を×××円上回っております。 お手数をおかけして申し訳ございませんが、過払い分の×××円につきましては、以下の方法で対応させていただけますと幸いです。 指定口座へのご返金 次回ご請求時に充当 そのほか、ご希望の対応方法がございましたらご相談ください。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社○○ 経理部　○○

入金不足時の報告メール

入金額が不足している場合は、請求金額に誤りがないかを確認した上で不足金額を請求します。入金不足時のメール文例は、以下のとおりです。

件名：【×月×日お振込分】入金額に関するご連絡

株式会社△△ △△様 平素よりたいへんお世話になっております。 株式会社○○　経理部の○○です。 このたび×月×日付でお振込いただいた金額（××,×××円）が、弊社からのご請求金額と一致していないようです。お手数ではございますが、請求金額のご確認をお願い申し上げます。 今回のご請求金額は下記のとおりです。 商品：□□ 数量：×点 金額：××,×××円（税込） 誠に勝手ながら、不足分×××円を【×月×日】までにご入金いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。 株式会社○○ 経理部　○○

未入金時の催促メール

支払期日を過ぎても取引先からの入金が確認できないときは、行き違いや失念の可能性を考慮しながら、丁寧な文面で支払いを促すことが重要です。以下のように、入金状況を確認するメールを作成・送付しましょう。

件名：【ご確認】×月分のご請求と入金状況につきまして

株式会社△△ △△様 平素よりたいへんお世話になっております。 株式会社○○　経理部の○○です。 このたび×月×日付でお送りしている×月分の請求書（請求書No.××××）につきまして、本日現在、ご入金を確認できておりません。 お手続きがお済みでない場合は、誠に恐れ入りますが、×月×日までにお振込をお願い申し上げます。 なお、行き違いでご入金いただいた場合は、何卒ご容赦くださいませ。 ご不明な点がございましたら、お手数ではございますがご連絡をお願いいたします。 株式会社○○ 経理部　○○

2回目や最終の入金催促メールについては、以下の記事で文例を紹介していますのでご参照ください。

関連記事：入金確認できないときの催促メール例文・やんわり伝えるコツを解説

未入金を未然に防ぐ方法

未入金の発生を防ぐには、与信管理の徹底や入金管理の適正化が不可欠です。また、債権管理システムの導入も効果的です。

以下で詳しく見ていきましょう。

取引する際の与信管理を徹底する

与信管理とは、売掛金の未回収リスクに備えて、取引先企業の信用力を調査・分析することです。具体的には、以下のような方法を組み合わせて、取引先の支払能力や倒産リスクなどを確認します。

• 取引先との直接的な対話
• 登記情報や財務諸表の確認
• 専門機関による信用調査

必要に応じて、インターネットにおける企業の評判といった公開情報も参考にしましょう。

企業の業績や経営状況は常に変動するため、与信管理は定期的に行うことが大切です。調査結果を基に与信限度額の見直しをすることで、未入金の発生リスクを最小限に抑えられます。

入金管理を適正化する

未入金の発生を防ぐには、適正な入金管理も大切です。具体的には、売掛金元帳や売掛金年齢表、専用システムなどを活用し「どの取引先に」「いくらの売掛金が」「いつ発生したか」を可視化します。

また、自社の業務フローや管理体制を見直し、請求書の送付漏れ・ミスを防ぐことも有効です。マニュアルの作成や請求書のダブルチェック、社内の情報共有を徹底するなどの対策で、入金管理の適正化を図りましょう。

債権管理システムを導入する

売掛金の未回収リスクを最小限に抑えるには、債権管理業務の一元化が可能な債権管理システムの導入も効果的です。

機能性はシステムごとに異なりますが、多くの場合は入金の確認・消込や滞留債権の可視化ができます。また、督促対応のサポートを受けられるシステムの場合、未入金の発生を知らせるアラートや、督促メールの自動送付機能が備わっていることが多いです。

経理・請求業務全体の効率化を図りたい場合は、会計システムや既存システムとの連携が可能なものを選ぶとよいでしょう。自動化により手作業を減らすことで、人為的ミスの軽減も見込めます。

債権管理システムのメリットや選び方について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：債権管理システムとは？主な機能やメリット・導入時の選び方を解説！

入金管理や督促を効率化するなら「バクラク債権管理」

商品・サービスの代金が期日までに支払われない「未入金」は、買い手の故意だけでなく両者の過失によって起こるケースも多いとされています。未入金が発覚した際は、自社のミスによるものでないことを確認の上、電話やメールで事実確認を行いましょう。

買い手のミスや事情で未入金が発生している場合も、高圧的な態度をとらず、丁寧に支払いを催促することが大切です。未入金を放置すると自社の資金繰りに悪影響を及ぼす可能性もあるため、迅速かつ適切に対応しましょう。

入金管理や督促といった債権管理業務の効率化を図るには、専用システムの導入が効果的です。バクラク債権管理は、自動リマインドメールや未入金債権への督促メールに対応しており、督促に関する社内外のやり取りを半自動化できます。

バクラク債権管理の機能性や操作性は、以下のページで詳しく紹介していますので、導入を検討中の方はご参照ください。