法人カードで経費精算するメリット・デメリットとは？流れや注意点も解説

法人カードの利用により、立替や仮払い、小口現金に関する経費精算業務の負担が軽減します。さらに、経費精算システムとの連携により、経費の不正や計上漏れを防止することも可能です。

立替精算や仮払精算の負担が軽減される

立替や仮払いによる経費精算は、従業員と経理担当者の両方にさまざまな負担がかかります。法人カードで経費精算を行えば、従業員は費用を立て替える負担や仮払いのために2度も申請を行う必要がありません。経理担当者も、立替精算や仮払精算の都度必要だった個人口座への振込作業などが不要となり、経費精算の作業が簡略化されます。さらに、会計ソフトと連携できる法人カードを使用すれば、経理担当者の仕分け作業も軽減されます。これにより、立替や仮払いの精算作業が減り、他の業務にリソースを充てることができます。

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手入力による経費精算のミスや手間・不正が省ける

法人カードには経費精算システムと連携できるものも多く、システムに利用明細データを自動的に取り込むことが可能です。この連携により、申請者である従業員が精算内容を手入力する必要がなくなります。そのため、人為的なミスが減少し、経理担当者も修正作業などを行う手間が省けます。

また、法人カードの利用明細データを経費精算システムに自動で取り込むことで、金額の改ざんを防ぎ、経費の水増しなどの不正を防ぐことも可能です。

小口現金の管理が必要ない

法人カードを導入すると、現金支払いがなくなり小口現金を管理する必要がなくなります。これにより残高確認や現金出納に関連する業務が不要となり、経理担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

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経費の計上漏れを防げる

法人カードを利用することで、経費精算の申請の漏れや領収書の紛失による計上漏れを防止できます。法人カードでは、カード会社から発行される利用明細データから、利用日時や利用者の確認が可能です。利用状況が一元管理されたうえで把握できるため、経費申請を忘れたり領収書を紛失したりしても、経費の計上漏れが回避できるのです。