出張申請の重要性とは？目的や申請の流れ、記載項目などを詳しく解説

出張申請は、業務効率化や適正な経費管理を実現するために欠かせない手続きです。 本記事では出張申請の役割や、書類に記載すべき項目を解説します。また提出期限や保存期間の重要性についても詳しく説明しているので、ぜひ参考にしてください。

1.出張申請とは？

出張申請とは従業員が業務として出張に行く際、会社に内容を提出し、承認を得る手続きです。たとえば出張中に発生する経費の精算や必要経費の仮払いをスムーズに行うためには、事前の申請が欠かせません。

労務部や人事部が出張期間中のタイムカードを管理し労働時間を確認をする際も、申請書は重要です。出張申請は従業員が自ら出張を申し出る場合や、上司から出張を命じられる場合のどちらでも必要になります。

なお申請書のフォーマットに法的な規定はなく、申請書は企業ごとに独自の様式が用いられます。必要な項目が記載されていなければ経費精算や労働時間管理に支障が出ることがあるため、記入漏れのないよう細部まで確認しましょう。

また提出期限も規定されていない場合が多いものの、円滑な処理のために明確な期限の設定も重要です。

2.出張申請書と出張報告書の違い

出張申請書と出張報告書は言葉が似ているため混同しやすいですが、役割や提出時期が異なります。それぞれの書類の目的やメリットは、以下のとおりです。

	出張申請書	出張報告書
目的	出張に行くための承認を得る	出張先での業務内容や成果を報告する
記載項目	出張目的や予定日程、訪問先、費用の見積もりなど	業務内容や得られた成果、今後の対応など
提出時期	出張前	出張後
メリット	関連部署と情報を共有し、準備や経費精算を効率化	コストと成果を確認し、業務改善や次回の計画に活用

出張申請書は出張の必要性や計画を、事前に共有できるよう使用されるものです。一方で、出張報告書は出張の成果を確認し、業務改善や次回の出張計画に役立てられます。

どちらも提出項目に法的な決まりはなく、企業ごとで必要な情報を盛り込んだフォーマットを作成し運用します。

3.出張申請の重要性と目的

出張申請は単なる事務手続きにとどまらず、企業運営において重要な役割を果たします。ここからは、出張申請の重要性と目的について解説します。

3-1.コスト削減になる

出張申請の導入は、経費管理の観点で大きなメリットがあります。交通費や接待交際費などの出張費用を事前に見積もることで、必要最小限に抑えることが可能です。

申請書に経費の概算を記載すれば、上司や経理部が内容を確認し無駄な出費を防止できます。また予算を先に確保しておけば、高額な出張費用にも対応しやすくなるでしょう。

特に出張頻度が高い企業では、申請プロセスを通じて全体のコストパフォーマンスを向上させられます。

3-2.カラ出張などの不正を防止できる

出張申請は、架空の出張や水増し請求といった不正を防ぐことも、重要な役割です。事前に申請内容を詳細に記録して関連部署で情報を共有すれば、不透明な支出を防げます。

また出張の際に申請書類の提出を義務化すれば、個人的な目的の経費使用を抑制できます。出張後に申請書を再確認して不審な点が見つかれば、早期に対応も可能です。

特に多額の経費が動く企業では、透明性を保つ仕組みとして出張申請が不可欠といえるでしょう。実際に起こった領収書や経費精算の不正事例は、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：領収書・経費精算の不正事例まとめ｜原因や対策を解説

3-3.税務調査での証拠資料となる

出張申請書は、税務調査での証拠資料としても有効です。出張旅費は非課税項目であり、税務署から確認を求められるケースも多いため、出張が正式な業務命令によるものだと証明する必要があります。

申請書に加えて領収書や出張報告書などを揃えておけば、経費の正当性が示せます。出張申請は税務調査のリスクを低減し、適切な経費処理を進めるためにも重要な書類といえるでしょう。

旅費交通費について詳しくは以下の記事で解説しているので、ぜひご覧ください。

関連記事：旅費交通費は非課税？課税対象になる状況や節税する方法を解説

4.出張申請の流れ

出張申請は、計画段階から報告までの一連の流れが確立されています。順に手続きしていくことで出張の準備や管理が円滑に進み、経費の正確な把握が可能です。

出張申請の具体的な流れについて、順番に見ていきましょう。

4-1.出張申請書の作成

出張が決定したら、まず出張に行く本人が出張申請書を作成します。申請書には会社で用意されたフォーマットを使用し、出張先や目的、日程、必要経費などを記入しましょう。

特に飛行機や宿泊先の手配が必要な場合は早めに申請書を完成させ、社内での手配がスムーズに進むよう準備しておくと安心です。

4-2.出張申請書の提出

作成した出張申請書は上長に提出し、出張の必要性や内容を確認してもらいます。承認を受けた後は総務部や経理部、人事部など、担当部署へ提出します。

出張申請書の提出により勤怠管理や経費精算に関する情報が適切に共有され、社内手続きが効率化される仕組みです。

4-3.出張旅費の仮払い申請

出張旅費が高額になる場合や立て替えが困難な場合には、出張申請書を提出する際に仮払い申請も同時に行いましょう。仮払い申請とは、出張や業務活動などで発生する経費を事前に会社から受け取るための申請手続きです。

仮払い申請により従業員の経済的負担を軽減できるため、必要な場合は事前に会社のルールを確認し、早めに申請を済ませるとよいでしょう。

仮払いの精算方法については、以下の記事で詳しく解説しています。気になる方はぜひご覧ください。

関連記事：仮払いの精算方法を解説！勘定科目「仮払金」の仕訳例と会計処理を効率化する方法

4-4.出張先で領収書を受領

出張する従業員は、出張中に発生した費用について、すべて領収書を受け取るよう意識しておきましょう。領収書がなければ経費精算ができないことも多いため、忘れないよう注意してください。

領収書は専用のファイルやポーチを準備して、日付順に整理する方法がおすすめです。経費処理をスムーズに進めるために、出張中の領収書はしっかりと管理しましょう。

4-5.出張旅費の精算

出張から戻ったあとは、発生した費用の精算を行います。申請書に記載した項目に加え、実際の支出を精算し、不足や余剰金が発生した場合はその旨も報告して対応しましょう。

出張から精算まで期間が空いてしまうと経理担当者の負担になるため、経費精算の期限を必ず設けることが重要です。

出張旅費精算について詳しくは、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：出張旅費精算とは？混同しやすい経費や精算の流れ・ポイントを解説

4-6.出張報告書の作成・提出

最後に出張の目的や成果、今後の対応を記載した出張報告書を作成します。出張報告書は社内での情報共有や業務改善に役立つため、できるだけ細かく記載しましょう。

作成後は、出張申請書と同様に上司に提出します。多くの企業では出張申請書と領収書、出張報告書と合わせての管理が求められています。

5.出張申請書の書き方・記載項目

出張申請書は、出張の必要性や内容を会社に正確に伝えるための重要な書類です。決まったフォーマットはないものの、申請書に必要な項目を記載して承認を受けることで、円滑な業務進行や経費精算ができます。

ここからは出張申請書に一般的に必要な項目と、そのポイントを解説します。

5-1.提出日・提出先

提出日には和暦または西暦を統一し、記載ミスを防ぐことが重要です。提出先は総務部が一般的です。ただし経理部や人事部など、会社ごとに提出先が異なる場合もあるため確認しておきましょう。

指定された提出先がある場合、書類には「総務部部長　〇〇殿」のように記載されていることもあります。提出先を間違えないよう、社内ルールを事前に確認しておくと安心です。

5-2.申請者の所属先・氏名

申請者の部署名と氏名を記載して、申請内容に責任をもつ人物を明確にしておきましょう。会社によっては同行者全員の名前も記入が求められるケースがありますが、その場合は上司や同行者の氏名を優先して記載し、最後に自分の名前を記入します。

押印が不要な場合もあるため、会社の規定を確認しておくと安心です。

5-3.出張の期間

出張の期間は、出発日から帰着日までを正確に記載します。旅費精算や報告書作成時に必要となるため、予定に基づき漏れなく記入することが重要です。

日程が変更される可能性がある場合は、経理担当者への連絡を忘れないようにしましょう。

5-4.出張先

出張先の会社名や住所を記載します。

訪問先の情報を明確にすれば事前準備や調整がスムーズにできるため、しっかりと記載してください。

5-5.出張の目的や業務内容

出張の目的の欄には「何を達成するための出張か」を具体的に記載します。たとえば「新規顧客との契約交渉」や「取引先の研修参加」など、誰が見てもわかるように記載しておくと安心です。

業務内容や期待される成果を簡潔にまとめれば、出張の重要性が伝わります。

5-6.宿泊施設の連絡先などの詳細

宿泊を伴う出張の場合、ホテルや宿泊施設の名称、住所、連絡先を記載します。連絡先を書いておけば緊急時に迅速な対応が可能となり、なにか不測の事態が起こった際も、出張者の安全を確保する手助けになります。

宿泊費用が経費精算の対象になる場合は、その金額も明記しておきましょう。

5-7.移動手段やルート・費用

新幹線や飛行機、タクシーなどといった移動手段や具体的なルート、移動にかかる運賃を記載しましょう。出張計画の効率性や経済性を把握できます。

移動手段のルートや費用を記載することで、交通費が適正かどうかの判断材料にもなります。

5-8.同行者や出張時の連絡先

同行者がいる場合は、全員の氏名や所属部署を記載します。また出張者自身や同行者の携帯番号などの緊急連絡先も記入し、万が一のトラブルに備えることが重要です。

この項目は、特に長期出張や海外出張で役立ちます。

5-9.出張費用

出張にかかる交通費や宿泊費、日当などの概算を記載します。予算が適正かどうかを判断するための材料となるため、具体的な金額の記載が重要です。

後の精算作業をスムーズに進めるためにも必要な項目であるため、しっかりと調べて記載しましょう。

5-10.承認欄

承認欄は、出張申請の承認を得るための欄です。提出時は空欄で問題ありませんが、必要に応じて複数の承認者欄を用意しておきましょう。

承認印を受けることで、出張の正式な許可を得られます。

6.出張申請の提出期限と保存期間

出張申請書の提出期限について法的な決まりはないものの、経理担当者の負担軽減のために社内で統一したルールを設けることが重要です。

たとえば「出張の三日前まで」や「緊急の場合は即時提出」など、具体的な期限を設定しておけば、関連部署が迅速に対応しやすくなり手続きの遅延を防げます。

提出期限を曖昧にしてしまうと出張準備や経費精算が遅れる原因となるため、社内規定として整備することが大切です。

また出張申請書は法定保存文書に該当し、関連する記録の3年間の保管が義務付けられています。業務活動や経費処理が適正だと示す証拠資料になり、税務調査や監査時に必要とされるためです。

さらに2022年の電子帳簿保存法の改正により、出張申請書を電子データとして保存することが認められるようになりました。この改正により税務署長への事前承認制度が廃止され、紙媒体からデジタル管理への移行が進み、ペーパーレス化や業務効率の向上が期待されています。

提出期限と保存期間を明確にし、紙や電子、いずれの形式でも適切に管理すれば、業務の円滑な進行と法的要件の両方を満たすことが可能です。

7.出張申請を効率化したいなら「バクラク申請」がおすすめ

出張申請は出張の必要性を明確にし、経費精算や不正防止、業務効率化を実現する重要な手続きです。申請書には目的地や費用、期間などを正確に記載し、社内ルールに基づいて提出すれば、適正なコスト管理と法的対応ができます。

出張申請書の保存期間は、3年間です。電子帳簿保存法の改正により、データ管理が簡単になったものの、手作業での申請や管理には時間や手間がかかります。

時間や手間などの課題を解決できるツールが「バクラク申請」です。バクラク申請は出張申請の作成から承認、管理までを簡単に一元化し、業務効率化とコスト削減を実現します。

ペーパーレス化にも対応しているため、法的要件を満たしながらスムーズな運用が可能です。バクラク申請について気になる方は、ぜひ以下のページより詳細をご確認ください。