領収書・レシートはスキャン保存で問題ない？保存要件・方法を解説

領収書・レシートをスキャン保存する際は、スキャナや複合機、スマートフォン、デジタルカメラなどの機器を使用することが可能です。 ただしスキャン保存の場合も、電子帳簿保存法で保存要件が定められているのはご存じでしょうか？法人や個人事業主に関わらず、領収書・レシートは定められた保存要件に則って管理する必要があります。 本記事では、領収書・レシートの保存要件や保存方法、スキャナ保存するメリットを紹介します。

1.電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件

領収書・レシートを、スキャナ保存する場合の詳しい要件を紹介します。保存の際は、以下の表にある要件を満たしているかご確認ください。

参考：国税庁「Ⅱ　適用要件【基本的事項】」

参考：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました 〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」

経費精算時における領収書の原本の扱い方、電子保存の方法や注意点について詳しく知りたい方は以下の関連記事をご参照ください。

関連記事：経費精算で領収書の原本はどう保管する？メリットの多い電子保存の方法や注意点を解説

2.領収書をスキャン保存するメリット

領収書・レシートをスキャン保存するメリットには、主に「保管スペースの削減とペーパーレス化」「業務効率の向上」「テレワークとデジタル化の推進」が挙げられます。

法人は7年、個人は5年間の書類保存が法律で義務付けられているため、領収書を全て保管しておくと量が多くなってしまいます。

スキャン保存により紙の書類を廃棄できれば、保管スペースとコストを大幅に削減できるでしょう。また、帳簿と紐付けることで監査や税務調査にスムーズに対応できることもポイントです。

スキャン保存によって、データでの書類検索も可能になります。ファイリングやタグ付けなどの作業が不要になり、本来の業務に集中できる時間をつくれます。

さらに、クラウド型の経費精算システムを導入すれば、オフィスに出向かずに書類確認が可能になるでしょう。領収書の提出や承認手続きもスマートフォンでできるので、テレワークの推進にもつながります。

スマートフォンでの領収書を撮影するときの注意点について詳しく知りたい方は、関連記事をご参照ください。

関連記事：領収書はスマホの撮影データでも経費精算が可能｜撮影・保存の要件や注意点を解説

3.スキャンした領収書の原本は必要か

以前の電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件では、領収書の原本は保存する必要がありました。しかし電子帳簿保存法の改正により令和4年1月以降、スキャンした領収書の原本は基本的に破棄できるようになりました。

領収書をスキャンする際は、先述した要件を全て満たしているかどうか確認しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしていない場合や、領収書のスキャンデータが不明瞭で文字が見切れている場合などは、原本を破棄してしまうと税務調査に対応できないので注意しましょう。

4.スキャンの時の注意点

領収書・レシートをスキャナ保存する際には注意点があります。以下の表でご確認ください。

上記の点に注意することで、スキャナ保存のメリットを最大限に活かしつつ、法令遵守と業務効率化を両立させることができます。

5.領収書などの書類を電子保存するなら「バクラク電子帳簿保存」

領収書・レシートのスキャンには、スキャナや複合機、スマートフォン、デジタルカメラなどが使用できます。しかし保存の際には、解像度が200dpi以上、タイムスタンプの付与などの要件を満たさなくてはいけないので注意しましょう。

要件を満たした方法で領収書などの書類を電子保存するなら、クラウド型電子帳簿保存システム「バクラク電子帳簿保存」がおすすめです。

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