入金管理とは？業務内容や管理方法、効率化のポイントを解説

入金管理とは

入金管理とは、提供したサービス等の対価に対する入金状況を確認し、売掛債権の回収状況や残高を管理する業務です。具体的には、入金の照合・記録・追跡・報告などを行い、正確な資金状況を把握します。

単なる確認作業にとどまらず、キャッシュフローの安定化や不正防止、債権回収リスクの低減を図るうえで重要な役割を担っています。

入金管理が必要な理由

入金管理が必要な理由は、主に以下の3つです。

• 資金繰りを安定させるため
• 入金遅延や回収漏れを防止するため
• 請求内容と入金状況の整合性を確認するため

入金管理を徹底すれば、入金額や日程を正確に把握できます。仕入先への支払いや人件費、諸経費などの支出計画を立てやすくなり、資金不足に陥るリスクを低減できるでしょう。

加えて、未入金の把握が可能です。万が一の入金遅延にも早めに対応でき、売掛金の回収漏れリスクを抑え、経営の安定につながります。

また、掛け取引では、取引発生から入金までに時間差があるため、管理が不十分だと請求漏れや金額の誤りが生じやすくなります。入金管理を行うことで、請求内容と入金状況を照合でき、ミスを防止できるでしょう。

入金管理の流れと業務内容

取引先から振込があった際、以下のような手順で管理を進めます。

• 入金管理台帳の作成・管理をする
• 売掛金を照合・管理する
• 入金消込をする
• 未入金を確認して催促をする

企業によって詳細は異なりますが、基本的なフローは共通です。

1.入金管理台帳の作成・管理をする

入金管理で最初に行うのは、取引ごとの情報を網羅した「入金管理台帳」を整備することです。多種多様な商材や取引先を抱える企業にとって、台帳は資金繰りを可視化する重要なツールといえるでしょう。

記載すべき項目は、以下のとおりです。

• 案件番号
• 案件名
• 取引先の担当者名・連絡先
• 受注日・受注額
• 請求日・請求額
• 入金予定日（支払期限日）
• 入金日

案件番号や案件名をはじめ、取引先の担当者名・連絡先を記すことで、社内での取り違えを防ぎ、不測の事態にも迅速な連携が可能になります。

また金額面では、受注額と請求額を区別して管理しましょう。値引き等で両者が異なる場合があるため、差異を明確にすることがトラブル防止につながります。

日付の管理も徹底が必要です。受注日・請求日に加え、消込作業の基準となる入金予定日、実際に入金された受領日を正確に記録してください。

上記の情報を一元化し、常に最新の状態を保つことで、回収漏れの早期発見やキャッシュフローの予測が可能になるでしょう。

2.売掛金を照合・管理する

入金が確認できたら、速やかに売掛金との照合を行います。振込日・名義・金額の3点を請求データと突き合わせ、齟齬がないか確認しましょう。

金額が一致していても、名義が前回と異なる場合や類似名の他社である可能性もあるため注意が必要です。差額が生じた場合、自社の請求ミスや相手方の支払い間違いなど、原因を即座に究明しなければいけません。

問題がなければ、入金消込処理を行い、売掛金残高を更新します。

売掛金について仕訳方法や具体例を知りたい方は、以下の関連記事をご参照ください。

関連記事：売掛金とはどのような勘定科目？間違えやすい仕訳方法と具体例を解説

3.入金消込をする

売掛金を照合・管理し終わったら、入金消込を行いましょう。入金消込とは、入金データと請求・売掛情報を照合し、対象の債権を消し込む作業です。人的ミスが起こりやすい業務なので注意しましょう。

また、手数料の差し引きや合算、分割入金などパターンが複雑で属人化しやすく、不明点があれば迅速な原因究明が求められます。月末などの締日に作業が集中するため、正確な照合が不可欠です。

金額の不一致があれば、自社側・取引先側の要因であるかを早期に特定し、適切に処理することが大切です。

入金消込について、作業の流れや仕訳例などは以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

関連記事：入金消込とは？作業の流れや仕訳例、効率化する方法を解説

4.未入金を確認して催促をする

支払期日を過ぎても入金がない場合、迅速な催促が必要です。まず、未入金一覧表を活用して入金がない取引先を正確に洗い出しましょう。同時に、請求漏れなどの自社ミスがないか入念に確認します。誤った催促は信頼失墜を招くため、慎重に確認しましょう。

確認後は、電話やメール等で状況を伺い、入金を促します。営業と経理が連携し、関係性を維持できるよう丁寧に対応しましょう。また、遅延が頻発する相手には与信管理の見直しも検討します。

取引先に未入金があることを伝え、入金の催促をする際は、角が立たないよう丁寧に連絡しましょう。

売掛金の回収方法や、未入金の催促メールについては、以下の記事で詳しく解説しています。本記事と併せてご覧ください。

関連記事：売掛金の回収方法と仕訳例、未回収リスクを減らす対策を解説

関連記事：未入金をやんわりと伝える催促メールの例文を注意点とともに解説

入金管理を行う際に気をつけるポイント

入金管理を行う際に気をつけるポイントを見ていきましょう。

振込手数料の負担者を明確にしておく

振込手数料を自社と取引先のどちらが担うかについては、契約時に合意するようにしましょう。実務上、受注側負担になると入金額から手数料が差し引かれ、照合作業が複雑になるため、契約時に振込手数料をどちらが負担するか明確にしておくことが重要です。支払側負担とする場合は、請求書や契約書にその旨を記載しておきましょう。

振込手数料は利用する銀行や送金方法で金額が変動するため、不透明なままでは消込時の手間が増え、トラブルにつながる可能性もあります。

請求書の振込手数料を、取引先に依頼するときの文面は、以下の記事をご確認ください。

関連記事：請求書の振込手数料は「先方負担（支払い側）」が基本！書き方や依頼文を紹介

入金額が異なる場合の対処方法をルール化しておく

請求額と入金額に相違がある際は、迅速な状況確認とルールに基づいた対応が不可欠です。

まず取引先に連絡し、原因を特定しましょう。不足・過剰入金時は返金や再請求、次回請求との相殺など、ルールに基づき対応します。

なお、振込手数料の負担区分に応じ、手数料分を加味した金額を提示します。

新規取引先か継続案件か、また誤差の大小で対応を分けるのが賢明です。たとえば、少額の超過であれば次回の請求で調整するなど、自社の状況に合わせた基準を設けるとスムーズです。

2つの入金管理方法

入金管理方法には、以下の2つがあります。

• Excelで管理する
• システムを導入して効率的に管理する

本章でそれぞれ見ていきましょう。

Excelで管理する

Excelでの管理は、導入コストが低く、関数やマクロを用いて自社専用にカスタマイズできるといったメリットがあります。ネット上で配布されているテンプレートや公式フォーマットを活用すると、即座に運用を開始でき、会計データの集計・分析も容易です。

一方、入金ステータスの更新は手作業が中心となるため、入力ミスや工数の増大を避けられない点がデメリットといえます。また、パソコンの故障や誤操作によるデータ消失リスクがあるため、定期的なバックアップが必要です。

システムを導入して管理する

取引件数の増加に伴い、手動管理の限界を感じた場合はシステムの導入を検討しましょう。

システム導入のメリットは、口座連携による自動照合で人為的ミスを排除し、業務負担を軽減できることです。

未入金明細や回収予定表など、多様な帳票をリアルタイムで生成できるため、迅速な督促判断が可能になるでしょう。

デメリットには導入コストが挙げられますが、クラウド型は提供事業者によって、強固なセキュリティ環境でバックアップも自動化されている場合があります。作業時間の短縮によりコスト削減につながる可能性もあるため、ぜひ検討してみてください。

入金管理でよくある課題と効率化の方法

入金管理業務では、消込作業や未入金確認に多くの工数がかかることが課題といえます。特に手作業で管理している場合、請求データと入金データを1件ずつ照合する必要があり、取引件数が増えるほど担当者の負担も大きくなります。

複数請求の合算入金や分割入金が発生すると確認作業が複雑になり、入力ミスや確認漏れにつながることもあるでしょう。

また自動消込を導入していても、過不足入金や相殺処理などの例外対応は手動確認が必要になるケースがあります。そのため、完全に業務負担をなくすことは難しく、確認作業に時間を取られてしまう企業も少なくありません。

さらに未入金が発生した際は、取引先への確認や督促対応に時間がかかる場合があります。対応が遅れるとキャッシュフローにも影響するため、迅速な状況把握が重要です。

こうした課題を解決するためには、入金管理システムの活用がおすすめです。システムを導入すれば、入金確認や消込作業を効率化できるだけでなく、人的ミスの削減や未入金状況の可視化にもつながります。

関連記事：入金管理システムの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントを紹介

入金管理を効率化したいなら「バクラク債権管理」がおすすめ

入金管理とは、サービスの対価が予定どおり支払われたかを確認する業務です。資金繰りの安定や請求・回収漏れの防止を目的とし、入金管理台帳の作成・照合・未入金時の督促という手順を踏みます。

入金管理の煩雑さを解消し、業務効率を図るなら「バクラク債権管理」がおすすめです。バクラク債権管理は、請求書の送付・入金消込・仕訳の作成・残高管理・督促まで、一連のプロセスを一気通貫で自動化します。

最大の特長は、AIとルールを組み合わせた高度な照合機能です。設定済みのルールに基づく自動照合はもちろん、ルールがない初回取引でもAIが関連性の高い請求候補を提案します。

また、支払期限前のリマインドや未入金時の督促メール送信も自動化でき、心理的負担の大きい回収業務もスムーズに進められるでしょう。

資料請求は無料です。お気軽にお問い合わせください。