納品書送付のマナーは？同梱・郵送の違いや「納品書在中」の書き方を解説

紙ベースの納品書を送付する際は、同梱する場合と郵送する場合とで、それぞれ異なるマナーが存在します。企業間取引では、多くの企業が相手のビジネスマナーを重視しているため、丁寧な対応をとることが大切です。

本記事では、納品書送付時のマナーを同梱・郵送別に解説します。送付時に押さえておくべき「納品書在中」の文言や記載方法、注意点まで詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

納品書を納品物に同梱して送付する場合のマナー

納品書を納品物に同梱して送付する際のマナーは、以下のとおりです。

• 納品書を封筒に入れる場合：無封で同梱する（貨物に添付する無封の添え状又は送り状の範囲内）
• 納品書を箱に貼り付ける場合：専用ビニールに入れ、内側または外側に貼り付ける

納品書は、本来「信書」に該当する文書です。信書とは、特定の受取人に対して差出人の意思を伝える、または事実を通知する文書を指し、原則として宅配便での配送ができません。

しかし「貨物に添付する無封の添え状又は送り状」は例外扱いとなり、納品物に同梱して送付できます。そのため納品書を同梱する場合は、必ず無封の状態で梱包する必要があります。

一方、納品書を箱に貼り付ける場合は、受取人が確認しやすいように、箱の内側もしくは外側に納品書を貼り付けておくのがマナーです。

また「納品書在中」の文言が印刷された専用ビニールに入れることで、見栄えがよく、雨に濡れても安心なため、より親切な対応といえるでしょう。

納品書の書き方や請求書との違いを詳しく知りたい方は、以下の記事もぜひご覧ください。

関連記事：納品書とは？必須項目や書き方、請求書との違いなどわかりやすく解説

納品書を郵送する場合のマナーと注意点

本章では、納品書を郵送する場合のマナーと注意点を紹介します。

封筒のサイズ

納品書を郵送する場合は、長形3号または角形2号サイズの封筒を使用するのが一般的です。それぞれの具体的なサイズと郵便分類は、以下をご覧ください。

封筒の種類	サイズ	郵便分類
長形3号	120mm×235mm	定形郵便
角形2号	240mm×332mm	定形外郵便（規格内）

参考：日本郵便「JIS S5502:2010「封筒」に適合する封筒の条件」

参考：日本郵便「第一種郵便物 手紙」

長形3号の封筒は、A4サイズの書類を3つ折りにして封入できるサイズです。一方、角形2号はA4の書類がそのまま収まります。

いずれもA4サイズの納品書を入れやすい封筒ですが、長形3号は定形郵便のため、角形2号よりも幅広いビジネスシーンで利用されています。

また、納品書を郵送する場合は、シール付きや窓付きの封筒を活用するのがおすすめです。シール付きの封筒を選択すると、のり付けが不要です。窓付きは納品書記載の宛先が見えるため、追加で手書きする必要がなく、送付作業の手間を削減できます。

表書き

表書きとは、受取人の宛名や住所、中身の内容を明記する部分のことです。納品書の表書きには、一般的に以下の項目を記載します。

• 郵便番号
• 住所
• 宛名

郵便番号は、封筒の右上に横書きで記載します。郵便番号の枠がある場合は、枠内に記載しましょう。

住所は、郵便番号から一文字分のスペースを空けて、縦書きで書き始めます。宛名（会社名・部署名・個人名）は、住所の左側に記載しますが、それぞれ右隣の文章よりも一文字分低い位置から書き始めるのがよいでしょう。

個人名の下には、少し空白を空けて「様」を付けてください。担当者や個人名を記載せず、会社名や部署名のみで送付する場合は、封筒の中央に記載したうえで、直下に「御中」を記載するのがマナーです。

必須ではないものの、表書きの左下に「納品書在中」と記載しておくと、受取人が納品書だと認識しやすくなります。

手書きの場合は、定規を使って文言の周囲を四角で囲むのがポイントです。スタンプを使用しても問題ありません。

裏書き

裏書きとは、封筒の裏側に差出人の住所や会社名、氏名などを記載することです。

封筒の裏側には、左上側に封緘日（ふうかんび）を記載します。左下側に、差出人の情報を住所・会社名・部署名・氏名の順に書きましょう。

表書きと同様、一文字分ずつ下げた位置に記載するのがマナーです。住所と氏名の下のラインを揃えることで、よりきれいな印象に仕上がります。

切手の位置・金額

切手を貼る位置は、封筒が縦長か横長かで異なります。それぞれの適切な位置は、以下のとおりです。

• 縦長：封筒の左上
• 横長：封筒の右上

また、切手の金額は封筒のサイズや重さによって変動します。たとえば、定形郵便物（50gまで）は一通110円、定形外郵便物の場合は一通140円〜です。納品書を郵送する際は、事前に切手の金額を確認しておきましょう。

参考：日本郵便「国内の料金表（手紙・はがき）」

「納品書在中」の文字色と書く場所

「納品書在中」の文字色に指定はないものの、青色を使うのが一般的です。経営の赤字を連想させる赤色を使用するのは避けましょう。

なお、文言は縦書きの場合は封筒の左下、横書きの場合は右下に記載します。可能な範囲で、氏名や住所などに重ならないよう注意してください。

「納品書在中」は納品書を封筒にいれる前に記載

「納品書在中」の文言は、納品書を封筒に入れる前に記載、またはスタンプを押すのがポイントです。書類を入れたあとに記載すると、文字が歪んでしまったり、スタンプが滲んでしまう可能性があるためです。

特に、スタンプを使用する場合は、滲んだインクが封筒の中に染み込み、書類を汚してしまう恐れがあります。書類をきれいな状態に保つためにも、納品書を入れる前に「納品書在中」を記載しましょう。

封筒に「納品書在中」と記載する理由

納品書を入れる封筒には「納品書在中」と記載するのがマナーです。本章では、封筒に「納品書在中」と記載する理由を詳しく解説します。

取引先の担当者へスムーズに届けるため

封筒に「納品書在中」と記載する大きな理由は、取引先の担当者へスムーズに納品書を届けるためです。

取引先の規模が大きいほど、毎日大量の書類が届きます。「納品書在中」の文言があれば、社内の誰が見ても中身を認識でき、早期に担当者へ届きやすくなるでしょう。

重要書類であることを認識してもらうため

「納品書在中」と記載しておくと、ひと目で重要な書類として認識してもらえます。不要な手紙だと判断されて紛失されたり、破棄されたりするリスクを防げます。また、担当者も納品書であることを把握しやすく、早期の開封・対応が期待できるでしょう。

取引先の負担を減らすため

取引先の負担を減らすことも、封筒に「納品書在中」と記載する理由の一つです。開封前から中身を把握できるため、内容の確認や仕分け作業の負担を軽減でき、取引先に好印象を与えられます。

信頼度を高めるため

納品書を入れた封筒に「納品書在中」と記載するのは、一般的なビジネスマナーの一つとして広く認識されています。そのため、取引先に「ビジネスマナーを守れる企業」として認識され、信頼度の向上も期待できるでしょう。

ビジネスマナーを守り、信頼度を高めることで、円滑な取引を行いやすくなります。

納品書を封筒に入れる方法

納品書を封筒に入れる際のポイントは、書類の「折り方」と「向き」です。

長形3号の封筒を用いる場合、印刷面が内側になるように三つ折りにします。封筒を裏側にし、開封時にすぐ書類を開けられるよう、納品書の上部分が右側になるようにして入れましょう。

一方、窓付き封筒を使う場合は、宛名が窓部分から見えるように、外向きにして折るのが適切です。書類の上部分が上側になるように封入します。

送付する書類が複数ある場合は、1枚ずつではなく、複数枚をまとめて折るのが基本です。まとめて折ることで、取引先は開封時に一度開くだけで書類の中身を確認できます。

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納品書送付時のマナーは、同梱するか郵送するかで異なります。箱に貼り付けたり「納品書在中」の文言を記載したりすることで、取引先が納品書を探す手間を軽減し「気遣いができる企業」という好印象を与えられるでしょう。

しかし納品書の枚数が多い場合は、発行や封入、配送手配など、さまざまな業務負担がかかります。業務効率化やペーパーレス化を図りたい場合は、納品書をデジタル化するのがおすすめです。

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