電子請求書とは？関連する法律や導入時のメリット・デメリットを解説

電子請求書とは、PDF形式などの電子データでやり取りされる請求書のことです。近年、ペーパーレス化の促進や電子帳簿保存法・インボイス制度などの開始により、多くの企業で導入が進んでいます。 電子請求書は業務効率化やコスト削減を図れるといったメリットがある一方で、業務フローの見直しや初期費用が必要になるなどのデメリットもあります。そのため、課題を理解したうえで、自社に合った方法で電子請求書を導入することが重要です。 本記事では、電子請求書の概要とメリット・デメリットを紹介します。関連する法律や導入時に確認すべきことも解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.電子請求書とは

電子請求書とは、電子データでやり取りされる請求書のことです。紙のように郵送で交付するのではなく、PDF化したデータをメール添付して送付するのが一般的です。また、専用システムを介して共有する方法もあります。

電子請求書は郵送コストがかからないほか、専用システムを活用すれば作成が容易になり、業務効率化にも役立ちます。紙の請求書のように「ファイリングして所定の棚に保管する」という管理コストもかかりません。

電子請求書にはメリットが多く、近年は電子帳簿保存法やインボイス制度により徹底した請求書管理が求められていることから、導入する企業が増えています。

2.電子請求書に関する法律

電子請求書を扱ううえで、電子帳簿保存法とインボイス制度の理解、適切な対応は欠かせません。

ここでは、電子請求書に関する2つの制度について解説します。

2-1.電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、1998年に施行された電子データ保存に関する基準や要件を定めた法律です。2022年の改正にて、電子取引で受け取った請求書や領収書の電子データ保存が原則義務化されました。2024年1月1日以降は猶予期間が終了し、完全義務化されています。

電子請求書を扱う事業者は、電子帳簿保存法に則った適切な取扱いが必須です。

電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。保存要件や改正内容のほか、保存義務や保管期間も解説しています。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

関連記事：電子帳簿保存法で請求書発行側は控えの保存が必要？義務や保管期間も解説

2-2.インボイス制度

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、消費税の仕入税額控除の要件として適格請求書（インボイス）の保存が求められる制度です。2023年10月1日の導入以降、主に企業間取引を行う事業者は、仕入税額控除の適用を受ける際にインボイスの保存が必要です。

電子請求書はインボイスの形式で発行・保存が可能で、電子データでの対応も進んでいます。ただし、インボイス制度に対応するためには、従来の請求書の内容に加えて、以下を明記する必要があります。

• 適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額
• 適格請求書発行事業者の登録番号

また、電子データで保存する場合は、タイムスタンプや検索機能の確保など、電子帳簿保存法の要件も満たさなければいけません。

こちらの記事では、請求書の保管期間やインボイスの影響について解説しています。気になる方は、ぜひご覧ください。

関連記事：請求書の保管期間は？法人・個人事業主ごとの年数やインボイスの影響を解説

3.電子請求書の種類

ここでは、電子請求書の主な種類を3つ紹介します。

3-1.メール型

メール型は、請求書をPDF形式の電子データに変換してメールに添付し、取引先へ送付する方法です。従来の紙の請求書を電子化した形に近く、特別なシステムを導入しなくても、電子請求書に対応できる点が特徴です。

メール型は導入コストを抑えられることから、多くの企業で利用されています。ただし、メールの誤送信や保存ルールの管理には注意が必要です。

また、電子帳簿保存法に対応するためには、受領・送付したデータを適切な形式で保存する体制が求められます。

3-2.ダウンロード型

ダウンロード型は、請求書をクラウド上や専用ページにアップロードしたものを、取引先が直接ダウンロードする方法です。URLの通知のみで請求書を共有でき、メール添付よりもセキュリティ面で優れています。再発行や履歴管理もしやすいことから、業務効率化にも効果的です。

ただし、ダウンロード型は一定期間が経過するとデータが自動で削除されるものが多い点に注意しなければいけません。ダウンロード状況を把握し、確認できない場合はリマインドが必要です。

3-3.システム型

システム型は、電子請求書発行に特化した専用システムを利用し、請求書の作成から発行・保存・管理までを一元管理する方法です。システム上で請求書を発行し、取引先に通知することで交付できます。

取引先ごとに合わせて、メール送付や印刷・郵送までを任せられるシステムも少なくありません。

データ連携や入金管理などの機能が備わったシステムであれば、必要なデータを抽出して簡単に請求書を作成できます。入力作業の自動化により、請求業務のミス削減や作業効率の向上が期待できるでしょう。

4.電子請求書のメリット

ここでは、電子請求書を導入するメリットを4つ紹介します。

4-1.業務の効率化につながる

電子請求書の大きなメリットは、紙の請求書と比べて、請求業務の大幅な効率化が期待できる点です。請求に関するデータの一元化により、過去の請求書もすぐに検索できるほか、再発行や修正にも迅速に対応可能です。

また、請求書業務に費やしていた時間が減ることで、従業員は他のコア業務に集中でき、生産性の向上にもつながります。電子請求書の導入は、経理・営業双方の業務効率化を実現できる手段として有効な選択肢といえるでしょう。

4-2.コスト削減になる

電子請求書を導入すれば、従来の紙の請求書で発生していたコストを削減できます。電子請求書では、紙代や印刷代・封筒代・郵送料などがかかりません。また、紙の請求書を保管するスペースやファイリングにかかる間接的なコストも不要です。

請求書発行から送付までをデジタル化することで、作業時間の短縮にもつながり、人件費の削減効果も期待できます。月間・年間といった長期的な単位で見ると、大きなコストメリットを得られます。

4-3.送付履歴の確認・再発行がすぐできる

電子請求書を利用すると、送付履歴の確認や再発行が容易です。

紙の請求書では、ファイリングされた膨大な書類を1枚ずつ確認しなければいけません。しかし、電子請求書なら「いつ・誰に・どの請求書を送付したか」といった履歴を簡単に確認できます。

また、請求書の未着確認や再発行の依頼があった場合でも、迅速な対応が可能です。郵送トラブルによる遅延や紛失のリスクも減らせるため、取引先とのやり取りをスムーズに行えます。

4-4.テレワークにも対応できる

テレワークに対応できる点も、電子請求書を導入するメリットの一つです。電子請求書はインターネット環境があれば発行・送付でき、場所やデバイスを問いません。

テレワークや在宅勤務でも請求業務を行えるため、柔軟な働き方に対応できます。災害時や緊急時にも業務を継続しやすい点もメリットです。

5.電子請求書のデメリット

電子請求書には、メリットだけでなく、一部デメリットも存在します。デメリットを理解したうえで、自社に合った手段を選択することが大切です。

ここでは、電子請求書を利用するデメリットについて解説します。

5-1.業務フローの見直し・変更が必要

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するためには、法制度を正しく理解し、要件を満たした形で請求書を発行・保存しなければいけません。そのため、従来の紙中心の業務フローを見直し、社内ルールや運用体制を変更する手間が発生します。

業務フローの見直しや運用体制の変更には手間と時間を要するため、電子請求書の導入に対して消極的なイメージを抱く方もいるでしょう。

5-2.システム導入のコストはかかる

電子請求書のデメリットには、システム導入にコストがかかる点も挙げられます。専用システムの導入費用や月額利用料金が発生するほか、運用後も保守管理や設定変更などの対応が必要になることもあります。

長期的にはコスト削減につながるケースが多いものの、初期費用や費用対効果を考慮した設計が欠かせません。

5-3.紙での発行対応が残ることもある

電子請求書を導入しても、紙での発行対応が残ることがあるため注意が必要です。取引先のなかには、電子請求書に対応しておらず、紙の請求書を希望するケースもあります。

紙の請求書を希望される場合は、電子と紙の両方で請求書を管理する必要があり、完全な業務効率化が難しくなるかもしれません。

電子請求書による業務効率化を実現するためには、取引先ごとの対応方針を整理し、電子化への丁寧な交渉とフォローを行う必要があります。

5-4.セキュリティや誤操作への対策をとる

電子請求書はデータで交付・保管するため、情報漏えいや誤送信への対策が欠かせません。セキュリティ対策が不十分でトラブルが発生した場合、社会的信用の低下や訴訟などに発展する恐れがあります。

そのため、電子請求書を利用する際は、アクセス権限の管理・パスワード設定・暗号化などのセキュリティ対策を徹底する必要があります。特に、メール送付は誤送信リスクがあるため、システム型やダウンロード型の活用を検討するのがおすすめです。

こちらの記事では、請求書をペーパーレス化するメリット・デメリットのほか、電子請求書の導入方法も紹介しています。気になる方は、ぜひ合わせて読んでみてください。

関連記事：請求書をペーパーレス化するメリット・デメリット｜進め方も紹介

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6.電子請求書の導入時に取引先へ確認すべきポイント

ここでは、電子請求書の導入時に取引先へ確認すべきポイントを紹介します。

6-1.電子請求書でも押印が必要か

電子請求書には、原則押印は必要ありません。ただし、取引先によっては社内ルールとして、電子請求書にも押印、または印影データの表示を求められることがあります。

そのため、導入前に請求書の様式や押印の要否を確認しておくことが大切です。

6-2.原本の郵送も必要か

電子請求書を導入する際は、原本の郵送が必要か否かも確認しましょう。電子請求書は法的に有効ですが、取引先によっては紙の請求書原本の郵送を求められることがあります。

そのため、電子データのみで問題ないのか、当面は電子と紙の両方が必要なのかを、事前にすり合わせておくことが大切です。対応方法を明確にしておくことで、送付漏れやトラブルを防げます。

7.「バクラク請求書発行」で電子請求書への切り替えがスムーズに！

電子請求書とは、電子データで交付・保存される請求書のことです。従来の紙ベースよりも手間がかからず、管理も容易といったメリットがあります。

電子請求書には、主に3つの種類があり、なかでもメール型は導入コストを抑えやすく、多くの企業で利用されています。ただし、メール型はセキュリティ面の不安や、請求業務全体の効率化が難しい点が課題です。

電子請求書への切り替えをスムーズに、かつ大幅な業務効率化を目指す場合は「バクラク請求書発行」の活用がおすすめです。

従来の業務を大きく変えずに、請求書や納品書、見積書など、あらゆる帳票を発行できます。取引先ごとに送付方法や宛先、添付書類の有無を設定できる点も魅力です。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、今後の改正にも備えられます。

電子請求書の利用で業務効率化を実現したい場合は、ぜひ「バクラク請求書発行」の導入をご検討ください。