電子請求書の受け取り側が行う対応とは？保存のポイントも解説

電子請求書は、業務効率化やコスト削減を図れる手段の一つですが、受け取り側は電子帳簿保存法に基づく保存が必要なため、事前に理解を深めておくことが重要です。 本記事では、電子請求書の受け取り側が行う対応や、保存のポイントについて詳しく解説します。受け取り側のメリット・デメリットも紹介しますので、電子請求書の導入を検討中の方は本記事を参考にしてください。

1.電子請求書とは

電子請求書とは、紙ではなく電子データでやり取りをする請求書のことです。PDFファイルをメールに添付して送る方法が一般的ですが、昨今は、Webサイト上やクラウド上でデータを授受するケースも少なくありません。

電子請求書は、郵送や保管にかかる手間やコストを減らせるメリットがありますが、インターネット環境の整備やセキュリティ対策といった事前準備が必要です。

専用システムなどの導入にコストがかかることもあるため、電子請求書を利用する際は、自社の希望や予算に合った電子化の方法を検討しましょう。

2.電子請求書の受け取り側が行う対応

受け取った電子請求書は、電子帳簿保存法に則り、適切に保存する必要があります。電子請求書の受け取り側が行う対応を、注意点とともに詳しく見ていきましょう。

2-1.電子取引のデータ保存要件に基づいた保存をする

電子請求書は、電子帳簿保存法における電子取引のデータ保存要件に基づいた保管が必要です。電子取引のデータ保存要件は、以下のとおりです。

• 改ざん防止の措置を行っている
• ディスプレイ・プリンタを備え付けている
• 取引年月日・取引金額・取引先の3つの記録項目で検索できる

改ざん防止の措置とは、タイムスタンプが付与されたデータを受け取ることや、受領後に付与することなどを指します。ディスプレイ・プリンタの性能や設置台数に決まりはありませんが、税務調査などで電子取引データを確認できるようにしておく必要があります。

詳しくは以下の記事で解説していますので、併せてご覧ください。

関連記事：電子帳簿保存法における請求書の管理方法や保存要件について

2-2.定められた保存期間を守る

保存期間について、紙や電子データなどの保存形式による違いはありません。請求書は、原則として法人は7年間、個人事業主は5年間の保存が義務付けられています。

ただし、欠損金の繰越控除を適用する法人は10年間の保存が必要です。また、個人事業主であっても、消費税の課税事業者には7年間の保存が義務付けられています。

請求書は税務調査時に申告の根拠資料として提示する必要があるため、定められた期間を遵守の上で正しく保存しましょう。

請求書の保管期間については、以下の記事でも詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：請求書の保管期間は？法人・個人事業主ごとの年数やインボイスの影響を解説

2-3.原則電子請求書は電子データとして保管する

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、受け取った電子請求書は印刷せず、原則として電子文書のまま保存することが義務付けられています。

紙に印刷した電子請求書の保存が認められるケースについては、注意点とともに後述していますので参考にしてください。

なお、紙で受け取った請求書をスキャナなどで読み取り、電子データで保存することは問題ありません。電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たす方法で、正しく保存しましょう。

3.電子請求書の受け取り方法

電子請求書の受け取り方法は、大きく分けて2種類です。それぞれの受け取り方法について、特徴や受け取り時の注意点を解説します。

3-1.PDFが添付されたメールで受け取る

1つ目は、電子請求書のPDFファイルをメールに添付してもらう方法です。受け取った電子請求書は、電子帳簿保存法の保存要件を満たした上で、電子データのまま保存する必要があります。

請求書送付のやり取りを記録したメールも保存対象のため、必要なときにすぐ提示できる状態で保存しましょう。

3-2.専用Webサイトからダウンロードする

2つ目は、取引先に指定された専用Webサイトにアクセスして、電子請求書のデータをダウンロードする方法です。アカウントの作成やログインが必要なケースもありますが、Webサイト上で、過去から現在までの請求書をいつでも確認できる点がメリットです。

ダウンロードしたデータは、電子帳簿保存法に則って保存しましょう。

4.電子請求書の受け取り側のメリット

電子請求書は、受け取り側にも多くのメリットがあります。代表的な4つのメリットを見ていきましょう。

4-1.請求書受け取り時の業務効率化ができる

紙の請求書は、受領時に開封や確認、保管などのさまざまな業務が発生しますが、電子請求書の場合は不要です。パソコンやスマートフォンのディスプレイ上で内容を手軽に確認できるため、受け取り時に出社する必要もありません。

請求書の受け取りに関わる作業時間を最小限に抑えて、ほかの業務に利用できる点は大きなメリットといえるでしょう。

4-2.紙の請求書に比べて必要な請求書を見つけやすい

過去の請求書を使用する際、紙の場合は保管場所へ足を運び、膨大な量の書類から該当のものを探す必要がありました。

電子帳簿保存法に則って保存した電子請求書であれば、取引年月日・取引金額・取引先などの条件で容易に検索できます。必要な書類を素早く的確に見つけられるのは、電子請求書の強みです。

4-3.請求書の保管スペースが不要になる

紙の請求書の場合、取引数によっては膨大なスペースを確保しなければいけませんが、電子請求書に物理的な保管スペースは必要ありません。電子請求書を導入することで、これまで保管場所としていたスペースを、ほかの用途に有効活用できます。

4-4.発行された日に確認できる

紙の請求書を郵送してもらう場合は届くまでに数日かかります。一方、電子請求書であれば、発行された当日に確認が可能です。

請求書が締め日間際に発送されると、担当者は自身の業務に支障をきたす不安が生じますが、即時確認できる電子請求書であれば心配無用です。書類の内容に不備があった際、修正したものをすぐに送付してもらえるメリットもあります。

5.電子請求書の受け取り側のデメリット

電子請求書の受け取りには多くのメリットがありますが、デメリットもあるため注意が必要です。本章では、電子請求書の導入前に知っておくべきデメリットを2つ紹介します。

5-1.電子帳簿保存法の対応が必要になる

電子請求書を受け取るには、電子帳簿保存法への対応が必要です。電子帳簿保存法の保存要件を満たしていないことが国税調査などで指摘された場合、青色申告の承認取消や追徴課税の対象となる可能性があります。

電子帳簿保存法について理解を深めたい方は、以下の記事をご参照ください。対象書類や保存要件、対応時の注意点などをわかりやすく解説しています。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

5-2.業務フローを定めルールを従業員へ周知する必要がある

受け取った電子請求書を正しく保存するには、事前に業務フローを定めて、従業員にルールを周知する必要があります。電子請求書の受け取りや保存、検索の手順を、電子帳簿保存法に基づいてそれぞれ明確化することが重要です。

専用システムを導入する場合は、電子機器やデータの取り扱い方法に加えて、システムの操作方法も知らせておかなければいけません。作成したマニュアルを使用して研修を開催するなど、導入前の社員教育を徹底しましょう。

6.電子請求書を保存する際のポイント

電子請求書を保存する際、注意すべきポイントがいくつかあります。3つの注意点を紹介しますので、電子請求書への対応を検討中の方は、今後の実務にお役立てください。

6-1.電子請求書を印刷する場合は電子データの保管も行う

電子取引で授受した請求書は、電子データのまま保存することが電子帳簿保存法で義務付けられています。しかし、2024年1月の法改正で電子取引データの保存要件が緩和され、以下の条件をすべて満たす場合は、紙での保存が認められるようになりました。

• 元の電子データを保存している
• 税務調査時に、電子取引データと印刷した書面をすぐに提示できる
• 相当の理由があることを所轄税務署長が認めている

相当の理由として認められる可能性があるのは、資金繰りの悪化や人手不足、システム導入の遅れなどです。

ただし、電子請求書を紙に印刷して保存する場合も、元の電子データは削除せず保管する必要があるため注意しましょう。

6-2.タイムスタンプを付与する

電子請求書を電子データで保存する際は、真実性の確保として、データが特定の日時に存在していたことや、改ざんされていないことを証明しなければいけません。具体的には、以下のいずれかの措置をとる必要があります。

• タイムスタンプ付きの電子請求書を受領する
• 受領後にタイムスタンプを付与する
• データの訂正・削除ができない、または記録を残せるシステムを利用する
• データの訂正・削除の防止に関する事務処理規定を作成し、運用する

タイムスタンプの付与は、電子データの受領後、約2カ月と7営業日以内に行いましょう。

電子帳簿保存法のタイムスタンプについては、以下の記事で詳しく解説しています。タイムスタンプの仕組みや付与が不要なケースなどを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは｜仕組みや改正の変更点、不要なケースなど解説

6-3.保存した請求書をすぐに検索できるようにする

電子請求書を保存する際は、可視性の確保も求められます。可視性とは、特定の電子データを速やかかつ明瞭に提示できる状態にしておくことです。

具体的には、電子データを以下の3項目でいつでも検索できるようにする必要があります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

データの整理方法に決まりはなく、電子請求書のファイル名に上記の項目を入れる、Excelで一覧表を作成するなどの方法が一般的です。近年は、電子データの検索機能が搭載された、電子帳簿保存法のシステムを導入する企業も少なくありません。

ただし、税務調査時にダウンロードの求めに応じられない場合は、追加で以下による検索が可能な状態にしておく必要があるため注意しましょう。

• 範囲検索
• 複数条件検索

7.請求書の受け取りを効率化するなら「バクラク請求書受取」がおすすめ

電子請求書の受け取り側は、電子帳簿保存法で定められた方法・期間を遵守の上、電子データで保存する必要があります。一定の要件を満たした場合は紙に印刷して保存できますが、電子データの保管も必要なため、誤って削除しないように注意しましょう。

請求書の受け取りに関する業務を効率化するには、請求書受取システムの導入がおすすめです。バクラク請求書受取は、電子請求書のPDFファイルをメールやWeb上から自動で回収し、請求書に記載された取引年月日・取引金額・取引先を読み取ります。

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