債権管理がきついと感じる理由とは？重要性や効率化のポイントを紹介

債権管理は、企業経営や資金繰りの安定に関わる重要な業務ですが、取引先とのやり取りや業務の属人化を「きつい」と感じている方は少なくないでしょう。 本記事では、債権管理がきついと感じる理由や、業務の重要性・効率化のポイントについて解説します。債権管理業務の主な流れも紹介しますので、今後の実務にお役立てください。

1.債権管理がきついと感じる理由

債権管理とは、売掛金などの債権を、計画的に把握・回収する業務のことです。まずは、債権管理がきついと感じる5つの理由を詳しく見ていきましょう。

1-1.業務負担が大きくミスが発生しやすい

債権管理がきついと感じる理由の一つに、業務負担の大きさが挙げられます。照合や消込などの業務は手作業で行うことが多く、代金がまとめて振り込まれたり、書類に請求番号の記載がなかったりすると、確認に膨大な時間を要します。

債権管理にExcelや手書きの台帳を使用している場合、作業に時間がかかるだけでなく、人為的なミスも発生しやすいため、心身の負担が懸念されるでしょう。

以下の記事では、消込を正しく行うためのポイントや、よくあるトラブルを紹介していますので参考にしてください。

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1-2.取引先とのやり取りでストレスを感じる

債権回収後も取引は続く可能性があるため、担当者は取引先との関係が悪化しないように気をつかう必要があります。各種法令やコンプライアンスを遵守しながら、言い回しにも注意しなければいけません。

特定の取引先に何度も督促をしなければいけない状況が続いた場合、精神的負担を感じることもあるでしょう。

そのほか、督促に対して曖昧な答えが返ってきたり、無視されたりする可能性も否定できません。債権回収の遅れを放置した結果、自社の資金繰りが悪化する恐れがあります。

1-3.業務が属人化しやすい

企業によっては債権管理を一人で担うことになり、担当者に負担がかかりやすくなる傾向があります。業務が属人化すると、ほかの社員が対応できないため、休みにくくなったり、不在時に業務が滞ったりする恐れもあるでしょう。

社内規定や取引内容を細かく把握している社員が担当者以外にいないため、ミスに気付きにくいことも、きついと感じる理由の一つです。

1-4.月末月初に忙しさが集中する

債権管理に関する業務は、月末月初に集中する傾向があります。取引先が複数の場合、督促のほかに、請求書の発行や入金の照合・消込といった業務を何件分も並行しなければいけません。

督促に応じない取引先がいた場合、対応に追われてほかの業務が停滞する可能性があります。確認漏れや入力間違いなど、ミスが発生するリスクも懸念されるでしょう。

1-5.システム化が進んでいない

システム化が進んでいない状況下での債権管理は、ミスが発生しやすいです。Excelや手書きの台帳、紙の請求書を用いて債権管理を行うと、業務の進捗状況を確認しにくく、管理が煩雑になります。

膨大な量の帳票類やファイルを管理する必要があり、書類探しに手間と時間がかかる点も課題の一つです。生産性の向上が見込めず、担当者に大きな負担がかかります。

2.債権管理はなぜ重要？

債権管理は、企業にとって重要な業務の一つです。本章では、債権管理が重要とされる3つの理由を詳しく解説します。

2-1.資金繰り安定のため

債権管理は、資金繰りの安定に欠かせない業務です。

十分な売上が計上されていても、取引先からの入金がなければ、仕入やコストの支払いに影響します。支払いに支障をきたした結果、利益があるにもかかわらず資金不足で倒産に至る「黒字倒産」になりかねません。

また、取引先の支払い遅れや倒産による連鎖倒産のリスクを減らすことも、債権管理が重要な理由の一つです。債権回収を怠り、取引先が売掛金を支払えない状況に陥った場合、自社も倒産に追い込まれる恐れがあります。

自社の資金繰りを安定させるには、債権管理を徹底し、支払いが遅延している売掛金の早期回収と現金化を行うことが重要です。

2-2.企業の信頼のため

未回収の債権が増えると、自社の財務状況が悪化し、社内外からの信頼を失う恐れがあります。不信感を抱いた取引先や金融機関に、今後の取引や融資を打ち切られかねません。

社内でも、社員が「売掛金の回収に難航しているのではないか」と不安になり、信頼関係や雇用状況に影響する可能性があるでしょう。

2-3.漏れなく売掛金を回収するため

債権管理は、本来支払われるべき売掛金を、確実に回収するためにも欠かせない業務です。

債権には消滅時効が定められており、債権者が権利を行使できると知ったときから5年、権利を行使できるときから10年が経過すると、法的に回収ができなくなります。

企業間の取引では取引が決定した段階で期日を設定するのが基本のため、債権は、弁済期日から原則5年で時効を迎えると考えてよいでしょう。

企業は債権管理を徹底し、請求書の発行や入金確認に漏れがないように努めなければいけません。各債権の消滅時効を把握し、場合によっては、内容証明の送付や訴訟提起で時効を延長する対応が必要なケースもあることを理解しておきましょう。

3.債権管理業務の主な流れ

債権管理をスムーズに行うには、業務全体の流れを把握しておくことが重要です。本章では、債権管理業務の主な流れを5つのステップで解説します。

3-1.取引前に信用調査

企業間取引の多くは、相手の信用に基づいて弁済期を設定し、商品・サービスの提供後に支払いをしてもらう与信取引です。債権リスクを最小限に抑えるには、取引前に信用調査を行う必要があります。

商業登記簿や東京商工リサーチ、帝国データバンクなどの信用調査レポートを活用し、以下の情報を確認します。

• 財務状況（資本金・売上・利益など）
• 支払能力の有無
• 業界内での評判・トラブルの有無
• 反社会的勢力との関わりの有無

決算書の数値に基づく分析や、取引先に直接聞き取り調査を行う方法でも問題ありません。調査結果を参考にしながら、取引の可否と与信額、支払期限を決定します。

3-2.契約の締結

支払条件を明記した契約書を作成し、取引先と契約を締結します。債権回収が可能な内容で契約締結ができるように、契約書の作成や確認は、極力弁護士に依頼するとよいでしょう。

契約書に記載すべき項目は、以下のとおりです。

• 支払方法（振込・手形・前払い など）
• 支払期日
• 分割払いの可否
• 債権管理に必要な契約条項

債権管理に必要な契約条項として、反社会的勢力排除条項・損害賠償条項・期限の利益喪失条項・合意管轄条項が挙げられます。

契約書は、万一のトラブルが発生した際に法的根拠となる重要な書類です。取引の内容や条件を明確にして、書面に残しておきましょう。取引金額や支払期日などは、数字を用いて具体的に記載することが重要です。

3-3.請求書の発行

債権が発生したら、支払期日などを明記した請求書を速やかに発行・送付し、債権管理のリストに追加します。

請求書に記載すべき項目の例は、以下のとおりです。

• 取引内容
• 請求金額
• 支払期日
• 振込先情報
• 遅延時の対応方針

請求書のフォーマットに決まりはありませんが、統一しておくと、取引の進捗状況をスムーズに管理できます。

債権管理のリストには、以下の項目を一覧で記載しましょう。

• 取引先名
• 取引金額
• 請求日
• 支払期限（弁済期）
• 入金状況
• 消滅時効を迎える日

請求書の発行と同時にリストへ追加することで、売掛金の総額や回収状況を把握しやすくなります。Excelや管理ツールを活用し、作成・管理を徹底しましょう。

3-4.入金確認・消込

支払期日までに入金が確認できたら、リスト上の入金状況を「回収済み」に変更します。会計システム上でも消込処理を行い、帳簿に反映させましょう。入金消込を正しく整理しておくことで、複数の取引先がある場合も、入金状況を即時に把握できます。

入金額に過不足があった場合は、取引先の担当者に連絡して差分の原因を確認します。原因が判明したら、債権の消込科目に相当するか、別の科目で計上すべきかを判断しましょう。

入金確認・消込は手作業で行うことも多く、人為的ミスが発生しやすいため、慎重に進めることが重要です。

3-5.督促・回収の対応

支払期限を過ぎても入金が確認できない場合は、取引先の担当者に連絡し、督促の対応を開始します。まずはメールや電話で連絡し、無反応または曖昧な返答をされた場合は、督促状として内容証明郵便で請求書を送付するなどの対応が必要です。

相手の状況を確認しながら、必要に応じて分割払いなども提案しましょう。それでも債権回収が難航する場合、訴訟提起などの法的手段も視野に入れなければいけません。

債権者が支払いを請求するときの流れや法的措置については、以下の記事で解説していますのでご覧ください。

関連記事：債権者が支払いを請求するには？具体的な流れや法的措置など詳しく解説！

4.債権管理と似た業務の違い

債権管理と似ている業務に、与信管理や債務管理があります。本章では、与信管理と債務管理の主な業務内容や、債権管理との違いについて解説します。

4-1.与信管理との違い

与信管理とは、リスクがある取引を未然に防ぐ目的で、取引先の信用状況を事前に確認する業務のことです。具体的には、支払条件や与信枠の設定などが該当します。

債権管理は、取引後に発生した売掛金を、取引先から確実に回収するための業務です。取引の進行とともに発生する、請求書発行や入金の照合・消込、督促などの業務を管理します。

与信管理と債権管理は業務の実施時期と役割が異なり、前者は取引前の予防策、後者は取引後の管理策として機能するでしょう。いずれも、債権の未回収リスクを減らすために欠かせない業務です。

4-2.債務管理との違い

債務管理とは、買掛金や借入金などの、自社に支払義務がある代金を管理することです。債権管理は、自社が支払いを受けるべき代金の管理を指します。

債務管理と債権管理は、いずれも企業の資金繰りにつながる重要な管理業務ですが、目的が異なります。債務管理は支払遅延防止による企業の信用維持、債権管理は安定した債権回収が主な目的です。

具体的に、債務管理は借入先や仕入先への支払予定を管理し、債権管理は取引先からの入金を管理します。両者をバランス良く行うことで、資金繰りの安定化を図ることができるでしょう。

5.きつい債権管理を効率化するポイント

自社の債権管理業務を見直すことで、担当者の負担を軽減できる可能性があります。債権管理を効率化する3つのポイントを紹介しますので、業務がきついと感じている方は今後の参考にしてください。

5-1.社内ルールの整備・周知を徹底する

債権管理業務の負担を減らすには、社内ルールを整備し、周知することが重要です。作成した業務フローやフォーマットを、担当以外の部署にも周知しておくことで、社内で情報共有がしやすくなります。また、業務の属人化を防げる点もメリットです。

社内ルールは、社員からの意見などを参考にしながら、定期的に見直して最適化を図りましょう。

5-2.標準的な支払条件を設定する

請求の時期や支払方法が取引先ごとに異なると、管理が複雑化してミスも生じやすくなります。管理の負担を減らすには、標準的な支払条件を事前に設定しておくとよいでしょう。

処理内容の平準化によって業務のばらつきが抑えられ、効率的に管理できます。

5-3.債権管理システムを導入する

債権管理をスムーズかつ確実に行うには、債権管理システムの導入が効果的です。債権管理システムの多くは、請求書発行や入金状況の消込、督促業務などの進捗状況をシステム上で一元的に管理できます。

請求情報と入金情報を自動で照合できるシステムであれば、担当者の負担を軽減できるほか、誤入力や見落としも防止できます。

6.債権管理は「バクラク債権管理」でもっと楽になる

債権管理がきついと感じるのは、業務が属人化しやすく、取引先とのやり取りに気をつかうためです。手作業が多くミスが発生しやすい上に、月末月初に忙しさが集中することから負担を感じることもあります。

債権管理業務は、企業の資金繰り安定や信頼維持、売掛金の確実な回収のために欠かせない業務です。社内ルールの整備・周知や標準的な支払条件の設定、システムの導入などにより、債権管理業務の効率化を図る必要があります。

バクラク債権管理は、担当者に負担がかかりやすい債権管理業務を効率的に管理できるシステムです。AIを活用した消込機能や、入金・消込のタイミングで仕訳を自動作成する機能が搭載されており、担当者の負担を軽減できます。

また、取引先へのリマインドや未入金債権の督促に関するメールを半自動化で送信できるため、スムーズな債権回収も可能です。

バクラク債権管理について詳しく知りたい方は、以下のページをご参照ください。