小口精算とは？廃止するメリットや代わりとなる精算方法を紹介

小口精算は、従業員が立て替えた費用をすぐに経費精算できるメリットがありますが、会社側の課題や懸念点も少なくありません。 本記事では、小口精算を廃止するメリットや、小口精算以外の精算方法、口座振込に変更する場合の注意点などを解説します。自社の精算方法を見直したい方は、本記事を参考にしてください。

1.小口現金・小口精算とは？

小口現金とは、少額の支出に備えて、会社が手元に用意する現金のことです。一般的には、部署・店舗ごとに数万円程度の現金を用意します。

小口現金の主な利用シーンは、収入印紙や切手、事務用品などを購入するときです。また、従業員が立て替えた費用や、業務上の移動で発生した交通費の精算に小口現金を使用する場合もあります。

小口現金による経費精算を小口精算といい、支払いを証明する領収書・レシートと引き換えに精算を行います。小口精算は、立て替えた費用をすぐに経費精算できるため、従業員の金銭的負担の軽減につながるでしょう。

小口現金の仕訳例や管理方法については、以下の記事で解説していますのでご覧ください。

関連記事：小口現金の仕訳例は？管理方法やよく使う勘定科目についても紹介

2.小口精算を廃止するメリット

小口精算は従業員に大きなメリットがありますが、会社は業務の効率性や正確性、不正リスクの問題を抱えています。小口精算を廃止するとどのようなメリットがあるか、詳しく見ていきましょう。

2-1.経理担当の業務効率化につながる

小口精算の廃止は、経理担当の業務効率化につながります。

小口精算の場合、従業員から受け取った領収書を確認して現金を渡し、帳簿に記録しなければいけません。現金残高が帳簿に記載した額と一致しているかの確認も必要で、一つひとつの業務に手間と時間がかかります。

小口精算を廃止すれば、現金の管理や残高と帳簿を照合する業務がなくなり、業務全体の効率化につながります。経理担当が、経費精算の処理を自身のタイミングで進められる点もメリットといえるでしょう。

2-2.精算時のミスをなくすことができる

小口精算を廃止することで、精算時のミスをなくせる点もメリットです。

小口精算は申請のたびに処理が必要で、記帳漏れや仕訳間違いが発生しやすい精算方法です。領収書の確認ミスや紛失、現金を受け渡す際の数え間違いが起こる可能性も否定できません。

たとえば口座振込の場合は、経費精算申請書の記載内容を基に振込をします。申請の電子化や会計システムとの連携をすることで、データの入力ミスを最小限に抑えた正確な処理が可能です。

2-3.紛失・盗難の防止になる

小口精算を廃止することで、現金を社内に置く必要がなくなり、紛失・盗難を防止できます。従業員の不正を未然に防ぐことは、社内のガバナンス強化にも効果的です。外部の侵入による被害のリスクも軽減でき、従業員や経理担当が安心して業務に臨めます。

3.小口精算以外の精算方法

小口精算以外の主な精算方法は、以下の3種類です。

• 口座振込
• 法人カード
• プリペイドカード

口座振込は、従業員が立て替えた費用の領収書を締め日にまとめて提出し、決まった日に従業員の口座へ振り込む方法です。従業員が多いと処理が煩雑になりやすいため、少人数の会社に向いています。

また、事前に配布した法人カードで従業員にクレジット決済をしてもらう方法もあります。帳簿の記載が不要になるほか、入力ミスや記入漏れなどを防げる点がメリットです。利用明細をリアルタイムで確認できるカードもあり、従業員の不正防止に役立つでしょう。

しかしながら、法人カードは用途や上限金額を利用者ごとに細かく設定できない、発行可能枚数が限られているなどのデメリットがあります。

経費の使いすぎを防ぐには、決まった金額をあらかじめチャージできる法人プリペイドカードの利用がおすすめです。プリペイドカードは審査不要で発行できるほか、年会費が比較的安価で導入しやすいメリットもあります。

4.小口精算・口座振込の運用フローの違い

小口精算と口座振込は、運用フローが異なります。口座振込は小口精算に比べて手順が多いものの、システムの導入や連携次第によって効率化が可能です。

本章では、それぞれの運用フローをわかりやすく紹介します。

4-1.小口精算

小口精算の運用フローは、以下のとおりです。

• 立替費用の支払い時に領収書またはレシートを受け取る（従業員）
• 受け取った領収書の内容を確認する（経理担当）
• 内容に問題がなければ小口現金で精算をする（経理担当）
• 経費精算の会計処理をする（経理担当）
• 取引内容を小口現金出納帳に記録する（経理担当）
• 帳簿と小口現金の残高が一致しているかを確認する（経理担当）

小口現金で扱う取引は少額のケースが多いため、基本的には小口現金の管理者がその場で経費精算を行います。従業員は申請当日に精算できるメリットがありますが、経理担当は工程が多く、負担増大が懸念されます。

4-2.口座振込

口座振込の運用フローは、以下のとおりです。例として、給与日に口座振込をする場合の手順を紹介します。

• 立替費用の支払い時に領収書またはレシートを受け取る（従業員）
• 経費精算申請書と領収書を提出する（従業員）
• 経費精算申請書を確認し、承認または差戻しをする（従業員の上長など）
• 承認を受けた経費精算申請書の確認をする（経理担当）
• 申請内容を基に会計処理をする（経理担当）
• 給与計算のときに立替精算分を反映させる（給与担当）
• 給与の振込と同時に精算を行う（給与担当）
• 立替経費精算の会計処理をする（経理担当）

従業員数が多い会社は経理担当に負担が集中しやすいため、上長による確認を挟む点が、口座振込による経費精算の特徴です。正確かつスムーズな経費精算を実現したい方は、承認フローを自動化できる専用システムの導入を検討するとよいでしょう。

なお、口座振込のタイミングに決まりはありません。振込のサイクルを1週間ごとや隔週に設定しても問題ありませんが、手続きが都度発生するため注意しましょう。

5.小口精算から口座振込に変更したときの注意点

精算方法を切り替えて後悔しないためには、変更点を事前に理解しておくことが重要です。小口精算から口座振込に切り替えたときの主な変更点について、詳しく解説します。

5-1.立て替えから精算までに時間がかかる

小口精算は申請当日の経費精算が可能でしたが、口座振込は精算までに時間を要するため注意が必要です。給与日と同じ日に振込をする会社も多く、費用の立て替えから精算までが長いと、従業員の金銭的負担につながる可能性があります。

小口精算を廃止する場合は、従業員に十分な説明をして、理解を得ておくことが重要です。支払い日については、特に丁寧な説明を心がけましょう。

立て替えから精算までのタイムラグに不安を抱える従業員が多い場合は、経理担当の業務量を考慮しつつ、支払いのサイクルを短くするのも一つの選択肢です。高額な立替が予想される場合は、事前に仮払い申請をしてもらうのも有効といえるでしょう。

5-2.振込手数料がかかる

口座振込のサイクルを短く設定した場合、振込手数料がかさむ可能性があります。振込手数料を最小限に抑えるには、支払い日を給与の振込日に設定するのが効果的です。

また、法人カードを導入する方法もあります。従業員用の追加カードを発行して渡しておけば、従業員は自己負担なく立替費用の支払いが可能です。追加カードを無料で発行できるカード会社もあり、コストを抑えて利用できる点も安心です。

支払った費用は基本的に法人口座から引き落とされるため、経費精算業務自体をなくせるメリットもあります。

6.「バクラク経費精算」「バクラクビジネスカード」で経理業務をスムーズに！

小口精算は、少額の支出のために会社が用意した小口現金を使う精算方法です。立て替え後すぐに精算できる一方、経理担当の負担増大や精算時のミス、紛失・盗難リスクなどの懸念点もあります。

小口精算を廃止し、経理精算システムの導入と口座振込への切り替えを行うことで、承認フローの自動化による業務効率化の実現が可能です。立て替えから精算までのタイムラグ、振込手数料の問題を解消したい方は、法人カードの導入を検討するとよいでしょう。

バクラク経費精算は、自社開発の高精度AI-OCRで申請時の手入力をなくせます。電子帳簿保存法などの法令に対応しており、経理担当の負担軽減を図れる点も強みです。

法人カードの導入を検討中の方には、バクラクビジネスカードがおすすめです。決済情報はWeb明細へ即時に反映され、管理画面上で一元管理できます。

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