見積書をメール送付する際の注意点や書き方・文例をケース別に解説

見積書の送付は、紙での郵送だけでなく、メールでの送付も可能です。

本記事は、見積書をメール送付する際の注意点や書き方を解説します。ケース別の文例や相手から返事がない場合の対処法も載せていますので、ぜひご活用ください。

請求書作成・発行について、専用システムの導入をご検討中の方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：【2025年最新版】請求書作成・発行システムの徹底比較とおすすめポイントの紹介

見積書はメールで送付しても問題ない

見積書をメールで送付することは、法的に問題ありません。実際、現代のビジネス環境では、見積書をメールに添付して送付することが一般的です。

メールでの見積書送付は即時性が高く、取引先へすぐに情報を届けられます。商談のスピードが上がり、ビジネスチャンスを逃さずに済む点もメリットです。また、紙の使用量を減らすことで、環境への配慮にもつながります。

見積書を作成する理由や記入事項については、以下の記事をご確認ください。

関連記事：見積書の書き方って？必要なものや記入項目、作成する理由を解説！

見積書をメール送付する際のポイント・注意点

見積書をメールで送付する際は、以下のポイントを意識して送付しましょう。

内容が一目でわかる件名にする

メールの件名だけで「何の書類か・どの案件か」が判別できるように、わかりやすく記載するのが基本です。

たとえば「【見積書送付】〇〇案件／株式会社〇〇」のように、書類名＋案件名（＋差出人）を入れると迷いがありません。

取引先には日々大量のメールが届くため、曖昧な件名だと他の連絡に埋もれたり、迷惑メールと誤認されて開封が後回しになったりします。明確な件名にすることで、相手方の仕分け作業や処理スピードも効率化し、見落としや返信遅れを防ぎやすくなるでしょう。

改ざんできないようにPDF形式で送付する

見積書は金額や取引条件が記載されたお金に直結する書類のため、受け取り側が内容を書き換えられない形で渡すのがマナーです。

WordやExcelでは修正が容易で、意図せず数値が変わる可能性や、第三者に編集されるリスクもあります。送付時は、改ざんリスクが低く、多くのデバイスで閲覧が可能な「PDF」に変換して添付するのが原則です。

PDFも完全に改変不能ではないものの、パスワード設定など適切な設定を行えば、内容の変更や追記されるリスクを抑えられます。実務上の改ざん防止だけでなく、改ざんが難しいPDFに変換してから送付するようにしましょう。

商品やサービスを再度アピールする

見積書のメール送付は、価格を提示すると同時に、商品やサービスの価値を再確認してもらえるタイミングです。

具体的には、商品の説明や特徴を伝えるほか、見積書提示のプランや数量の提案理由・メリットを添えておくと説得力が増します。

ただし、本文では長々と語らず、相手の課題に直結する強みを2〜3点に絞って端的に伝えましょう。必要に応じて関連オプションや上位プランの選択肢を加えておくと、比較してもらいやすく、成約の後押しにつながります。

【ケース別】 見積書をメール送付する際の書き方・文例

見積書をメール送付するときに使える文例をケース別に3つ紹介します。ぜひご活用ください。

初めて見積書を送付するときの文例

初めて見積書を送付する際には、見積もり依頼に対する感謝の言葉と会社の紹介、担当者の記載を入れると親切です。

件名

【見積書送付】〇〇株式会社様 △△案件／××株式会社

本文

〇〇株式会社

ご担当者様

平素よりお世話になっております。××株式会社の【自社担当者名】と申します。

このたびは、△△案件につきましてご相談をいただき、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、貴社のご要望に沿って見積書を作成しPDFファイルを添付いたしましたので、ご確認ください。

ご提案の内容は、弊社の強みである△△を採り入れており、▲▲な点で多くのお客様から大変ご好評いただいているプランです。

添付ファイル【◇◇◇ _2026.01.01.pdf】

見積金額：￥〇〇〇

見積書の内容にご不明な点やご要望がございましたら、担当：【自社担当者名】までお気軽にお問い合わせください。できる限りご要望に沿えるよう努めます。

本見積書の有効期限は、〇年〇月〇日まででございます。期限までにお返事・お問い合わせ等いただけますと幸いです。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

東京都××区××丁目××番〇〇ビル××株式会社

担当　【自社担当者名】

TEL：000-000-000メールアドレス：◯◯@example.com

見積書が複数にわたる際の文例

見積書が複数になる場合には、何のプランを何通送るのかを記載しましょう。

件名

【見積書送付】〇〇株式会社様 △△案件／××株式会社

本文

〇〇株式会社

ご担当者様

平素よりお世話になっております。××株式会社の【自社担当者名】と申します。

このたびは、見積の依頼をいただきまして、誠にありがとうございます。

ご相談の△△について、貴社のご要望に沿って見積書を作成しPDFファイルを添付いたしましたので、ご確認ください。

先日のお打ち合わせ内容を踏まえ、A・B・Cと3つのプランをご提案いたします。

【添付ファイル】

・△△Aプラン見積書【△△A _2026.01.01.pdf】

・△△Bプラン見積書【△△B _2026.01.01.pdf】

・△△Cプラン見積書【△△C _2026.01.01.pdf】

・商品資料一式

いずれのプランも弊社で長年安定した評価をいただいております基本プランをベースに、貴社のご要望に沿ったオプションをそれぞれ組み合わせております。商品をよりご理解いただける資料も添付いたしましたので、併せてご確認ください。

内容にご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。できる限りご要望に沿えるよう努めます。

本見積書の有効期限は、〇年〇月〇日まででございます。期限までにお返事・お問い合わせ等いただけますと幸いです。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

東京都××区××丁目××番〇〇ビル××株式会社

担当　【自社担当者名】

TEL：000-000-000メールアドレス：◯◯@example.com

継続取引の場合における文例

継続取引での見積書送付では、初回よりやや砕けた言い回しでも問題ありません。ただし、内容がすぐに伝わるよう簡潔に記載するのが鉄則です。

また、前回の注文から変更した部分などを伝えると検討材料となり、取引に効果的です。

件名

【見積書送付】△△案件

本文

〇〇株式会社

ご担当者様

いつもお世話になっております。××株式会社の【自社担当者名】です。

先日は見積もりのご依頼、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、△△案件につきまして貴社のご要望に沿って見積書を作成しPDFファイルを添付いたしましたので、ご確認ください。

弊社では、◯年◯月◯日より新たに▲▲プランを設け、早速◯%効率アップのお声もいただいております。今回の内容とは別に、新プランについてもご提案しておりますので、ぜひご検討いただけますと幸いです。

添付ファイル【◇◇◇ _2026.01.01.pdf】

※見積の有効期限は◯年◯月◯日まででございます。

ご不明点・ご質問がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

東京都××区××丁目××番〇〇ビル××株式会社

担当　【自社担当者名】

TEL：000-000-000メールアドレス：◯◯@example.com

返信がない場合は確認のメールを送る

返信がない場合は、以下のような自社のミスがないかを確認したうえで、メールを送付します。

• 送信先のメールアドレスが間違っていないか
• 返信メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
• メールが正常に送信されたかどうか
• 相手先の担当者の状況（不在や多忙など）

メールは、丁寧かつ柔軟なトーンで作成し、相手の都合を尊重する姿勢を示すことがポイントです。

押し付けがましくならないよう、慎重に文面を作成しましょう。確認メールにおける文例は以下のとおりです。

件名

【確認依頼】先日送付の見積書について

本文

〇〇株式会社

ご担当者様

〇月〇日に、見積書をお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。

万が一お手元に届いていない場合は再送いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。

お忙しい中恐縮ですが、お送りした見積書には期限がございます。〇月〇日までにご返答いただけますでしょうか。

誠に勝手ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

見積書をスピーディに送付したいなら「バクラク請求書発行」

見積書をメール送付することは、商談のスピードアップや紙の印刷コスト削減などにつながります。ただし、送付する際は改ざんできないようPDF形式に変換してから添付し、相手が理解しやすい件名・本文でメールを作成しましょう。

また、見積書の返信がない場合は、自社のミスがないか確認したうえで、丁寧な確認メールを送るのがマナーです。

取引先が多く、見積書の発行や送付、確認に手間がかかっているなら、専門のシステムを導入してフローを自動・効率化するのもおすすめです。

バクラク請求書発行は、見積書・請求書・納品書・領収書などあらゆる帳票の作成ができるシステムで、レイアウトも自在に変更できます。既存の書式をベースに必要な項目を新たに追加することも可能です。

作成済みの書類PDFを取り込むと、そのまま電子送付・保存ができ、工数削減につながります。さらに、取引先が書類を閲覧したか確認できる機能も備えており、管理もスムーズです。

見積書のやり取りについて効率化を図る際は、ぜひバクラク請求書発行をご活用ください。