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経費精算でミスが多すぎる！申請者・経理担当それぞれの間違いを減らす仕組みと対策
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-11-07
経費精算では、申請者と経理担当者の双方で、さまざまな間違いが発生しがちです。まずは課題を把握し、適切な解決策を検討することが重要です。この記事では、よくある人為的ミスの例と間違いが及ぼす影響から、解決方法を解説し、経費精算システムを導入するなど効率化する方法にも触れます。スムーズな経費精算の実現のために、ぜひ参考にしてください。
経費精算でミスが多すぎる！申請者・経理担当それぞれの間違いを減らす仕組みと対策
【従業員】経費精算時に発生するミスや間違い
経費精算をする際に、従業員（申請者）側が間違ってしまいやすい人為的ミスのポイントを紹介します。
1. 経費精算書の不備
経費精算時に、申請者側で発生しやすい人為的ミスとして、経費精算書の日付や項目の記入漏れが挙げられます。こうしたケアレスミスにより、経費精算書に不備が生じ、精算の遅延や差し戻しが発生することがあります。記入漏れは小さなミスですが、確認を怠ると精算手続きがスムーズに進まなくなり、業務全体に影響を与えることがあるため注意が必要です。
経費精算書は企業や経費精算書の種類によって異なりますが、一般的には以下の項目を記入します。
- 氏名/所属部署名
- 申請日
- 支払日
- 支払先
- 用途（目的）
- 金額
▼経費精算書の書き方については、以下の記事で詳しく説明しています。
2. 金額の計算ミス
金額の計算ミスも、経費精算時に申請者がミスをしやすいよくあるポイントの1つです。例えば、合計額を間違えてしまうケースが多く見られます。また、交通費の申請では、定期区間を差し引かずに申請してしまうこともよくある間違いです。計算ミスは、経費精算が正確に行われない原因となるため、申請前に金額や適用区間をしっかり確認する運用やチェックリストの設定などが有効です。
3. 必要な書類の添付漏れ
経費精算で申請者がミスしがちな点として、必要な書類の添付漏れも挙げられます。例えば、領収書を添付し忘れてしまうケースがよく見られます。領収書は経費の証拠として重要ですが、これを忘れると精算が認められない場合があります。
領収書がない場合は、クレジットカードの明細や支払の証明書を提出する必要がありますが、これも忘れがちです。精算時には必ず必要書類が揃っているかを確認し、漏れがないよう注意する仕組みづくりが大切です。
【経理担当者】経費精算時に発生するミスや間違い
ここからは、経理担当者が経費精算時に陥りがちなミスや間違ってしまいがちなポイントを解説します。
1.手作業による入力・計算ミス
経理担当者が経費精算を手作業で行う際には、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。電卓を使用して集計したり、手書きで帳簿を記入したりすると、数字の転記ミスや計算間違いなど、人的ミスが起こりやすくなるでしょう。
再計算や修正作業が必要になれば、余分な作業が発生してしまいます。結果として、時間の浪費や業務効率の低下を招きます。こうしたミスを防ぐためには、システムの活用や自動化が有効です。
2.小口現金管理のトラブル
小口現金を扱っている会社の場合は、さまざまなトラブルが発生しがちです。例えば、小口現金を数え間違えたまま従業員に渡してしまうことが挙げられます。また、複数の従業員に請求額をそろえて渡しているうちに、硬貨が足りなくなり、銀行に走らなくてはいけなくなるケースもあります。
現金は物理的な管理の手間がかかることに加えて、金額を間違えて渡すようなミスが続くと、帳簿上の現金残高と実際の現金残高が一致しなくなり、管理に混乱を招きます。正確な小口現金管理には、定期的なチェックと明確な記録が不可欠です。
3.勘定科目の選択を間違える
経理担当者が経費精算時に間違えやすいポイントの1つに、不適切な仕訳や勘定科目の選択ミスが挙げられます。例えば、交通費や接待交際費など、似たような経費でも勘定科目が異なる場合があります。選択を誤って記帳すると、正確な財務報告ができず、後に帳簿修正や監査対応が必要になるケースも発生します。
適切な仕訳ができていないと、経費の管理や予算の把握が難しくなり、企業の資金運用に影響を及ぼすこともあるでしょう。
▼迷いがちな経費の勘定科目については、以下の記事で詳しく説明しています。
「経費の主な勘定科目16選｜正しく仕訳をするための注意点や間違えないポイントも解説」
なぜ経費申請時に間違いや差し戻しが起きる？
なぜ経費申請時に間違いや書類の差し戻しが起きてしまうのか、ここでは根本的な原因を解説します。
【従業員】経費精算で間違えてしまう原因
従業員側の間違いやミスで、経費申請時に書類の差し戻しが起きてしまうことも少なくありません。例えば、経費申請を後回しにして期日前に溜め込み、紛失するケースです。また、社内ルールや提出書類のフォーマットをよく把握していない場合、申請時に都度確認が必要となり、結果として差し戻しが発生することにつながります。
▼つい後回しにしてしまう心理状況は以下の記事で詳しく触れています。
めんどくさい経費精算をなんとかしたい！立場別の状況と解決策とは
【経理担当者】経費精算で間違えてしまう原因
人員不足で業務が常に圧迫され、業務の属人化が進んでいると、特定の担当者に依存しがちになり、ミスが発生しやすくなります。
また、経費精算書が手書きの場合、従業員が乱雑に書いた内容を正確に読み取れず、計算や入力で誤りが生じやすくなるでしょう。特に、紙の書類が多いと処理に時間がかかり、目視確認と手作業が増えることで作業量が膨大になりがちです。結果、業務フローが複雑化し、ミスのリスクが高くなっていることが考えられます。
経費精算の間違いを減らすための対策
ここまで紹介してきたような経費精算の間違いを削減するための対策や効率化のためのアイディアを解説します。
1.社内ルールを見直し周知する
経費精算の間違いを削減するためには、業務フローを簡略化し、誰でも理解できるルール設定が必要です。例えば、経費精算のフォーマットを用意し、経費として認められるもののガイドラインを明確にすることで、申請ミスを減らせます。
また、経費精算の社内ルールをしっかり周知することで、従業員が適切に対応できるようにします。ルール順守を促すために、ミスや遅延が続く場合にはペナルティを導入することも検討するとよいでしょう。
2.人員確保のため、アウトソーシングを検討する
経費精算ミスを減らし、業務の効率化を図るためには、経理担当の人員確保が欠かせません。人的リソースを増やすことで、1人当たりの業務負担を軽減し、ミスの発生を抑えられます。しかし、経理の人員が不足している場合や、補充が難しい状況では、経費精算業務を外部委託する、つまりアウトソーシングを検討することも有効です。経費精算のみを専門業者に委託することで、経理担当者は他の重要な業務に集中でき、全体の業務効率が向上します。
3.経費精算システムを導入する
経費精算業務を電子化することで、ペーパーレス化が進み、紙の書類作成や入力などで経理担当者の作業量は大幅に減少します。
ネット上で完結でき、場所を問わず申請が可能なため、社外で仕事をする社員も円滑な経費精算が可能です。経費の一元管理も可能になり、ミスや経費の水増しなどの不正を防ぐ仕組みも備えています。情報処理が高速化され、業務全体の効率の向上が見込まれることで、人的コスト削減や生産性向上も期待できます。
バクラク経費精算を導入してスムーズな経費処理を！
「バクラク経費精算」は、経費精算のミスを防ぎ、スムーズな経費処理を実現できるシステムです。申請側にとっては、移動時間などのスキマ時間に経費申請ができる点が大きなメリットです。また、「バクラクビジネスカード」と連携できるため、従業員は経費を使用するたびに申請する必要がなく、申請作業の負担が軽減されます。
経理担当者もカード使用データを自動で取り込めるため、仕訳作業が不要になり、時間と手間が大幅に削減されます。ミスのリスクが減るだけでなく、業務の効率化が進むでしょう。
まとめ
経費精算の業務でミスが多発する理由から、経費精算での間違いをなくす工夫や対策、経費精算で間違えにくい仕組みづくりまで詳しく解説しました。経費精算のミス多発に困っているのに適切に対応できていない場合は、スムーズな経費処理が実現できるシステムの導入がおすすめです。
バクラク請求書発行を導入すると、支払業務を自動化し、早く正確に業務を行えます。 稟議から仕訳、支払、管理などの一連のフローが連携され、インボイス制度や電子帳簿保存法にも簡単に対応可能です。バクラク請求書受取機能も充実しています。経費精算の間違い対応に悩んでいる場合は、ぜひ気軽にご相談ください。