稟議のワークフローとは？システム導入のメリットや選び方を解説

稟議のワークフローとは、起案から決裁までの流れを体系化したものです。ビジネス機会を逃さないための、迅速な意思決定による決裁は、企業成長に欠かせない要素です。一方、紙や物理的な押印に依存する「従来の稟議ワークフロー」では、決裁までに時間を要したり、内部統制上のリスクを伴ったりなど、課題が生じやすくなります。本記事では、稟議のワークフローについて、システム導入のメリットや選び方を解説します。ワークフローに関する悩みを抱える方は、ぜひご活用ください。

稟議のワークフローとは？

稟議とは、個人の権限では決定できない事案について、関係者の承認を得るためのプロセスです。一定の金額を超える備品の購入やシステム導入、外部との契約締結や新規事業の立ち上げなど、企業の資金やリソースを動かす際に必要となる傾向にあります。

稟議のワークフローは、上記プロセスの一連の流れを指します。起案・回覧・承認・決裁まで、複数の段階が設けられるのが一般的です。企業規模によってはプロセスが分かれていたり、承認者が複数いたりなど、ワークフローが複雑化するケースも珍しくありません。

稟議におけるワークフローの適切な設計は、業務のスピードや意思決定の質向上、内部統制の強化などにつながります。

稟議について詳しく知りたい方は、以下の記事を参照ください。

関連記事：稟議とは？決裁までの流れや稟議書を書く際のポイントもあわせて解説

一般的な稟議の流れ

一般的な稟議の流れは以下のとおりです。

プロセス	概要
起案	起案者が稟議書を作成し、システムや紙を通じて申請する
回覧	直属の上司が内容を確認し、必要に応じて法務・財務・総務・ITなどの関連部署が確認や精査を行う
承認	課長・部長・本部長といった承認ルート上の責任者が承認を行う
決裁	職務権限の規定で定められた最終決裁者が決裁を行う

稟議は、独断による不正の防止・ガバナンス強化・会議の削減・業務効率化などを図るうえで重要な役割を担います。

企業規模や組織体制によってはワークフローが複雑になる場合もありますが、いずれも組織内での意見集約や意思決定における透明性の確保などを目的として行われます。

従来の稟議業務で起こりやすい課題

紙の書類や物理的な押印を伴う稟議業務では、手続きの長期化・進捗の把握困難・内部統制上のリスクといった課題が生じるケースも珍しくありません。

本章では、従来の稟議業務で起こりやすい課題を紹介します。

承認・決裁に時間がかかる

従来の稟議業務が抱える大きな課題は、承認・決裁に時間を要することです。

たとえば、紙の書類を提出し、承認の際に承認者の押印が必要といったワークフローを採用する企業は少なくありません。

しかし、承認者が外出・出張・テレワークなどで不在の場合、書類の回覧待ちが生じて稟議が止まり、決裁までに時間がかかります。差し戻しがあった際はさらに複雑化し、修正や手戻りといった負担が生じる場合もあるでしょう。

契約締結における稟議では、決裁が行われるまで契約や発注ができず、後続する業務にも影響を与える可能性があります。

稟議の進捗状況を把握しにくい

稟議の進捗状況を把握しづらくなる点も、従来の稟議業務が抱える課題の一つです。稟議の回覧を紙やメールで行う場合、承認者や滞留場所を把握するのが難しくなります。

状況を把握するためには各担当者に確認する必要がありますが、複数部署にまたがっている場合は、確認作業に時間と手間を要します。進捗状況がわかりにくいことは、従業員のモチベーション低下にもつながりかねません。

内部統制上のリスクが生じる

従来の稟議業務は、内部統制上のリスクも抱えています。紙や押印といった物理的な手続きに依存するワークフローは、承認ルートの飛び越しや書類の改ざん、不在時の代理押印によるなりすましなどが生じる可能性があるためです。

また、決裁済みの書類が紛失・隠蔽される恐れもあり、権限の規定が機能しなくなる点も課題です。「誰がいつ承認したか」の正確な証跡を残せないアナログな運用は、不正やミスを誘発しやすく、監査や税務調査における企業の信用失墜につながります。

稟議ワークフローを効率化するならシステム化がおすすめ

従来の稟議業務による課題を解決し、かつ稟議ワークフローを効率化するならシステム化がおすすめです。本章では、ワークフローシステムの概要や導入するメリットを紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、稟議業務を電子化・一元管理できるシステムのことです。稟議書の作成・回覧・承認・決裁までをシステム上で行え、業務効率化や内部統制の強化などを図れます。

ワークフローを導入する場合の一般的な稟議の流れは以下のとおりです。

• 起案：起案者がシステム上で稟議を申請
• 回覧：承認者に通知が届き、デバイス上で確認
• 承認・決裁：上層部に通知が届き、デバイス上で承認や決裁のボタンを押す

すべてシステム上で管理するため、進捗を把握しやすいほか、承認者の場所を問わないことで承認・決裁までにかかる時間を短縮できます。進捗が滞る場合に、自動で督促を行うシステムもあります。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入する主なメリットは以下のとおりです。

• 決裁スピードが向上する
• 煩雑なワークフローに対応できる
• 承認ルートや承認状況を可視化できる
• 内部統制を強化できる
• 柔軟な働き方に対応できる
• コストを削減できる
• 効率的かつ安全に情報を管理できる

ワークフローシステムの導入は、企業の意思決定スピードと内部統制の向上に有効です。稟議業務をシステム化すれば、時間や場所を問わずに承認・決裁が可能になるため、承認者の外出やテレワークなどにも柔軟に対応できます。

また、金額や案件に応じて条件分岐ルートを自動判別できるシステムであれば、設定ミスや飛び越し承認を防ぎやすくなり、内部統制の強化につながります。

印刷代・郵送費・保管スペースなど物理的コストの削減に加え、過去の稟議データを即座に検索・活用できる安全な情報管理体制が確立され、組織全体の知見蓄積にもつながるでしょう。

以下の記事では、稟議書の電子化について解説しています。ペーパーレス化のメリット・デメリットも紹介していますので、併せてご覧ください。

関連記事：稟議書を電子化する方法は？ペーパーレス化のメリットやデメリットとあわせて解説

稟議に使うワークフローシステムの選び方

本章では、稟議に使うワークフローの選び方を紹介します。

自社に必要な機能が揃っているか

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているかを確認することが大切です。ワークフローシステムには、主に以下のような機能があります。

• 稟議書の作成機能
• フロー定義機能
• 承認・決裁機能
• 他システムとの連携機能
• 運用管理機能
• セキュリティ機能

上記の機能が社内の規定や既存の運用に適合しているかを確認しましょう。特に承認ルートの柔軟性や、既存の紙・Excelフォーマットを再現できるフォーム作成機能の有無は、導入後の定着を左右する重要な鍵となります。

費用対効果は見合っているか

ワークフローシステムを選ぶ際は、料金に対して費用対効果が見合っているかも確認すべきです。価格だけを比較するのではなく、導入によって削減できる時間やコストを算出し、総合的なリターンを見極めることで、運用後も定着しやすくなります。

金額や案件内容に応じた条件分岐のほか、承認者不在時の代理承認や不備があった際のスムーズな差し戻しなど、拡張性の高さを確認しましょう。自社で必要となる承認プロセスに対応できるものを選ぶことが大切です。

既存システムと連携できるか

運用後の負担を軽減するためには、既存システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。たとえば、稟議が承認された後にデータをそのまま会計ソフトに連携できたり、チャットツールでの承認通知の受け取りから承認までを完結できたりするシステムもあります。

上記のような連携機能があるシステムであれば、二重転記や確認の手間を削減できます。ワークフローシステム導入後も併用したい既存ツールを挙げ、連携可能なものを選ぶのも一つの選択肢です。

セキュリティ対策が十分か

稟議書には企業の予算や契約、取引に関する重要な機密情報が多く含まれるため、ワークフローを選ぶ際はセキュリティ対策が十分かどうかの確認も不可欠です。

たとえば、アクセス権限を柔軟に設定できるか、IPアドレスの制限・二要素認証、追跡機能が備わっているかなどを確認します。また、クラウドサービスの場合はベンダー側の信頼性や、ISMSといった認証取得状況も併せて確認しましょう。

サポート体制は十分か

サポート体制が十分かという点も、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントです。初期設定や操作教育、運用後の不具合発生といったトラブル時の対応などが充実しているかを確認しましょう。

万が一の際にも、迅速かつ適切に対応してくれるシステムであれば、運用後の挫折を防ぎつつ現場での円滑な定着を図れます。

以下の記事では、バクラクと他3タイプのワークフローシステムを徹底比較しています。タイプ別のおすすめポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：ワークフローシステムの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介

稟議のワークフローを効率化するなら「バクラク申請」

稟議ワークフローの整備は、迅速な意思決定と内部統制の強化を両立させるうえで欠かせない要素です。紙や物理的な押印に依存する従来のワークフローでは、手続きの長期化・進捗の把握困難・内部統制上のリスクといった課題が生じるケースも珍しくありません。

稟議のワークフローを効率化させるためには、専用システムの活用がおすすめです。稟議ワークフローをシステム化すると、ペーパーレス化や稟議業務の負担軽減に加え、承認プロセスの可視化によって組織全体の意思決定の最適化を図れます。

「バクラク申請」は、稟議をはじめとする社内の申請・承認業務を効率化できるワークフローシステムです。申請フォームや承認経路を柔軟に設定できるため、自社のルールに沿ったワークフローを構築・運用できます。

また、申請内容に応じた承認経路の分岐を設定することで、申請者が承認先を都度判断する負担も軽減できます。

稟議ワークフローの効率化を実現したい方は、ぜひ「バクラク申請」の導入をご検討ください。