稟議書を電子化する方法は？ペーパーレス化のメリットやデメリットとあわせて解説

稟議書は意思決定に欠かせない書類ですが、紙運用には多くの課題も存在します。 本記事では、稟議書を電子化する方法や電子化により得られるメリットや、導入時の注意点を詳しく解説します。また、稟議書を電子化して一元管理できるワークフローシステムも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

1.稟議の電子化（電子稟議）とは？

稟議の電子化とは、従来紙で運用していた稟議業務をデジタル化し、オンラインで申請や承認を行う仕組みのことです。電子化により稟議書にかかる手間を解消できるため、業務の効率化につながります。

そもそも稟議とは、企業や組織において意思決定をするために複数の承認を得るプロセスです。たとえば会社で新しい備品を購入する場合、稟議書に購入したい物の金額や購入理由、目的などを記載し、関係者の承認を得ます。

稟議書は購入をはじめ、契約や人事異動などさまざまな業務で利用されますが、承認者に回覧するための時間やコストがかかります。特に大企業では、地理的に離れた拠点間での郵送が必要になるケースも少なくありません。

また承認が停滞したり差戻しが発生したりした際には、さらに業務遅延につながることもあります。

このような課題を解決するために注目されているのが、電子稟議です。電子稟議であればクラウド上に稟議書をデータ化でき、オンラインで申請・承認が完了します。

印刷や郵送が不要で承認フローもシステム上で進められるため、迅速かつ効率的に意思決定を進められます。

2.稟議書の電子化が求められる背景

稟議書の電子化が求められる背景には、主に紙の稟議書特有の問題点と法改正による電子化の推進が挙げられます。

紙の稟議書は回覧に時間がかかる、地理的に離れた承認者に郵送が必要、差戻しや承認停滞で業務が遅延するなど、多くの問題点を抱えています。また稟議書の保存には物理的なスペースが必要で、紙媒体の管理コストや紛失リスクも無視できません。

2022年1月の改正電子保存法も、稟議書の電子化が求められる背景のひとつです。

従来の紙原本の保存義務が緩和され、スキャナ保存制度の承認要件が撤廃されたため、稟議書のデータ保存が可能になりました。

政府が推進する「デジタル社会の実現に向けた重点計画」も、稟議書の電子化に拍車をかける要因です。社会全体のデジタル化を目指すなかで、企業には業務プロセスのデジタル化や内部文書の電子化が求められています。

この計画の一環として行政手続きや企業のDXが推進されており、稟議書の電子化はその一部です。稟議書の電子化は単なる業務効率化の手段にとどまらず、法令遵守やデジタル社会への適応の一環として重要な役割を担っています。

電子帳簿保存法について詳しくは、以下の記事で解説しているためぜひご覧ください。

関連記事：電子帳簿保存法とは？2024年義務化の内容や注意点などわかりやすく解説

3.稟議書を電子化する方法

稟議書を電子化する方法として一般的なのが、紙運用の課題を大幅に改善できるワークフローシステムの導入です。

ワークフローシステムとは、業務における申請や承認などのフローを電子化して管理するためのシステムです。具体的には申請内容に応じて承認ルートを設定し、必要な手続きが自動的に関係者へ通知される仕組みを提供します。

ワークフローシステムを活用すれば、従来紙の稟議書で発生していた印刷や郵送の手間、承認プロセスの停滞の解消ができるほか、稟議書のフォーマットも柔軟な作成が可能です。

また紙の稟議書で必要だった印鑑は電子印鑑に置き換えられ、システム上で承認ボタンを押すだけで決裁が完了します。

さらにワークフローシステムは添付資料の共有や外部からの承認作業も可能で、出張や外出時に承認作業が滞るリスクも軽減できます。システム上で承認状況をリアルタイムで確認できるため、進捗管理も容易です。

4.稟議書を電子化するメリット

稟議書の電子化には、コスト削減や業務効率化など、多くのメリットがあります。従来の紙ベースの運用では手間や時間がかかるだけでなく、管理や保管のコストも大きな負担でした。

ワークフローシステムを活用すれば、紙の稟議書特有の課題を解決し、よりスムーズかつ安全な稟議フローを実現できます。稟議書を電子化するメリットについて、順番に見ていきましょう。

4-1.意思決定のスピード向上

稟議書を電子化するメリットとして、意思決定のスピード向上が挙げられます。紙の稟議書ではフォーマットの準備や印刷、回覧に時間がかかり、承認者の不在が業務の遅延を招くことも少なくありませんでした。

しかしワークフローシステムでは申請フォーマットが一元管理され、適切な承認ルートが自動で設定可能です。スマートフォンやタブレットを利用すれば、外出先からでも承認ができるため、どこからでも即座に対応できます。

承認プロセスの進捗も可視化されるため停滞や漏れを防ぎ、スムーズな意思決定が可能です。

4-2.ペーパーレス化によるコスト削減

稟議書の電子化により、紙代や印刷費、保管スペースにかかるコスト、人件費を削減できる点もメリットです。

電子化された稟議書は、データとして保存されるため場所を問わずに管理可能です。適切なフローを設定すれば、不正行為の防止や内部統制強化にもつながります。

特に上場企業や監査が必要な企業にとっては、決裁データの可視化と迅速な対応が重要なメリットといえるでしょう。

4-3.業務効率化

業務効率化も、稟議書を電子化するメリットです。電子化された稟議書は、テンプレートを使用すれば簡単に作成できます。また、クラウドシステムにより外出先からでもアクセスできるため、稟議書の確認や承認を効率的に進められます。

過去の稟議書を迅速に検索し活用できる点も、業務効率化のメリットの一つです。紛失リスクも軽減され、管理業務の負担が大幅に減少します。

4-4.セキュリティ強化

電子化により、稟議書のセキュリティが大幅に向上する点もメリットです。ワークフローシステムでは役職や部署ごとにアクセス権限を細かく設定可能で、機密情報の保護が徹底されます。

また暗号化技術や操作ログの記録により、不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるほか、電子署名技術を活用すれば稟議書の改ざんを防ぎ、法的有効性を確保できます。

紙媒体に比べ災害リスクも低く、安全な運用が可能です。

5.稟議書を電子化するデメリットと注意点

稟議書の電子化は多くのメリットをもたらしますが、導入する際にはいくつかのデメリットや注意点を把握しておかなければなりません。特に導入コストや業務フローの変更、システム障害のリスクについては、事前に対策を講じることが必要です。

ここからは、稟議書を電子化するデメリットと注意点について解説します。

5-1.導入コスト

稟議書の電子化は、システム導入費用がかかります。オンプレミス型システムでは初期費用が高額になり、社内メンテナンスにも手間とコストがかかる傾向があるため注意が必要です。

一方でクラウド型のワークフローシステムを採用すれば、初期費用を抑えられる場合が多く、1ユーザーあたり月額料金も低く利用できるサービスもあります。

ただしシステムの選定や設定には時間が必要なため、導入計画を慎重に立てることが重要です。将来的な運用コストや、追加機能の有無も考慮して選びましょう。

5-2.業務フローの見直しと変更

電子化には既存の業務フローをシステムに反映させる必要があり、その過程でフロー全体の見直しを求められる可能性もあります。

申請内容に応じた承認ルートやフォームの設定をする際、現状のフローに無駄がないかの検討が必要なほか、社内ルールおよび運用体制の変更は避けられません。

業務フローの変更をスムーズに進めるためには、全従業員への周知やシステム操作に関する教育が重要です。長期的な運用を見据えたサポート体制を整え、業務効率化の目標を共有しましょう。

5-3.システム障害のリスク

電子化には、システム障害のリスクが伴います。

クラウドサービスを利用している場合、サービス提供者の障害により稟議プロセスが一時停止する可能性や、ネットワーク障害やシステムトラブルによるアクセス不能が業務に影響を及ぼすことも考えられます。

システム障害のリスクを軽減するには、定期的なバックアップの実施や、冗長性をもたせたネットワーク構成が有効です。さらに万が一の障害時に備えた紙ベースでの代替プロセスや、緊急対応手順を準備しておくことが求められます。

ベンダーのサポート体制や契約内容も、慎重に確認しておきましょう。

6.稟議書を電子化して一元管理するなら「バクラク申請」

稟議書の電子化は業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化を実現する重要な取り組みです。紙運用では時間や手間がかかるだけではなく、管理コストや紛失リスクも課題でしたが、電子化によって問題点を解消できます。

一方で導入コストや業務フローの見直し、システム障害リスクといった課題もあるため、事前の準備や運用体制の整備が求められます。適切なワークフローシステムを導入し、企業全体で効率的な稟議プロセスの実現が、稟議書電子化の成功のカギとなるでしょう。

稟議書の電子化におすすめなのが「バクラク申請」です。バクラク申請は稟議書をはじめとする申請業務を一元管理できるクラウド型ワークフローシステムで、承認ルートを自動設定して業務フローを効率化します。

ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現するバクラク申請について詳しくは、以下のページをご覧ください。