申請書のペーパーレス化とは？メリットやシステム導入手順を解説

さまざまな業務の電子化が進む昨今、申請書のペーパーレス化を検討している方もいるでしょう。ワークフローシステムを活用したペーパーレス化には多くのメリットがありますが、デメリットや注意点も理解したうえで導入を進めることが大切です。

本記事では、申請書をペーパーレス化するメリット・デメリットや、システム導入の手順などを詳しく解説します。

申請書のペーパーレス化とは？

申請書のペーパーレス化とは、紙で運用していた書類を電子化し、電子データで管理することです。具体的には、ワークフローシステムなどを活用し、申請業務における書類の作成・申請・承認・決裁・管理を行います。

申請書のペーパーレス化が注目されている主な理由は、以下のとおりです。

• 業務効率化・セキュリティ強化・コスト削減を図れる
• 環境保全につながる
• テレワークに対応しやすい

ワークフローシステムは、文書の種類ごとに承認ルートを変更できたり、法改正への自動アップデートに対応していたりと多彩な機能を搭載しているものもあります。

書類の紛失リスクを抑えられ、セキュリティ対策が充実しているシステムを導入することで、安心して業務効率化を実現できます。そのほか、紙代・インク代、人件費といった金銭的・人的コストの削減が可能です。紙代やインク代については、使用量を減らすことにより環境保全にもつながるでしょう。

また、クラウド型のシステムであればテレワークに対応できることも、ペーパーレス化が注目されている理由です。

ペーパーレス化が可能な申請書の例は、以下のとおりです。

• 経費精算書
• 出張申請書・旅費精算書
• 時間外勤務申請書・残業申請書
• 有給休暇申請書
• 各種稟議書

対応している書類の種類はシステムごとに異なるものの、社内で日常的に使用する申請書は電子化できる場合が多いです。

申請書をペーパーレス化するメリット

申請書をペーパーレス化することで、自社にさまざまなメリットがもたらされます。

代表的な5つのメリットを、以下で詳しく見ていきましょう。

申請・承認業務を効率化できる

申請書をペーパーレス化すると、申請側・承認側双方の業務を効率化できます。

たとえば申請側は、申請書の印刷・提出の手間を減らせます。電子化することで過去の申請データを参照できるため、作成にかかる時間も最小限に抑えられる点がメリットです。

承認側は、申請時に通知が届くため、承認漏れを防ぎやすくなります。外出や出張で社外にいるときもシステム上で承認作業ができるため、申請業務を滞りなく進められるでしょう。

また、ペーパーレス化した場合、記入や集計などの手作業による人的ミスを減らせる点もメリットです。業務の正確性が向上し、決裁までのプロセスがスムーズになります。

紙や印刷・保管にかかるコストを削減できる

ペーパーレス化をした場合、紙代・インク代などのさまざまなコストを削減できる点もメリットです。

また、書類の整理や保管スペースの確保にかかる手間を省けるため、人件費の削減効果も期待できます。人的コストが減ることで、担当者がほかの業務に集中しやすくなるでしょう。

申請状況を可視化できる

ワークフローシステムを利用することで、申請がどこまで進んでいるかを一目で把握できます。通知やリマインド機能によって承認漏れなどは最小限に抑えられますが、万一フローに滞りがあった場合も関係者が状況をすぐに確認でき、迅速な対応が可能です。

また、すべての履歴やアクションが記録されるシステムもあり、過去の決定とその根拠について追跡しやすいメリットもあります。

テレワークなど柔軟な働き方に対応できる

クラウド型のシステムを導入した場合、インターネット環境があれば社外でも申請・承認が可能です。テレワークや出張が多い従業員は、申請書をやり取りするだけの目的でオフィスへ足を運ぶ必要がありません。

出張先からでも申請書の作成・申請ができるため、申請側は立替の発生から承認までのタイムラグを短縮できる点もメリットです。

内部統制を強化しやすい

ワークフローシステムは、システム上で承認のルート・権限を設定できます。申請・承認の履歴も残るため、紛失や改ざんのリスクを軽減でき、内部統制の強化につながるでしょう。

具体的には、第三者による申請書の持ち出しや内容の改ざん、承認者以外の承認などのリスクを軽減できます。

申請書をペーパーレス化するデメリットと注意点

ペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、デメリットもいくつかあります。

ペーパーレス化のデメリットと注意点を、詳しく見ていきましょう。

システムの導入・運用コストがかかる

ペーパーレス化に伴いワークフローシステムを導入する場合、導入・運用に一定のコストがかかります。初期費用や月額料金が発生しないシステムもありますが、コストのみに着目すると適切なものを選べず、導入による効果を十分に実感できない可能性があります。

単純な費用だけでなく機能性や操作性も確認しながら、費用対効果を見極めたうえでシステムの必要性や種類を選ぶことが大切です。導入前のマニュアル作成や社内研修に、人的リソースが必要な点にも留意しましょう。

従業員への定着に時間がかかる場合がある

紙による運用に慣れている従業員は、ペーパーレス化に柔軟な対応ができないことが懸念されます。ペーパーレス化をスムーズに定着させるためには、システム導入の理由・見込まれる効果を社内で事前に周知し、理解を得ることが大切です。

また、マニュアルの整備や問い合わせ窓口の設置、社内研修の実施など、従業員が抵抗なくペーパーレス化に対応できる環境づくりにも取り組みましょう。

申請書をペーパーレス化する手順

申請書をペーパーレス化する際は、段階的に進めることが大切です。システムを導入する場合は、承認ルートの調整や運用ルールの整備も欠かせません。

本章では、ペーパーレス化の手順を4つのステップで解説します。

1.現在使用している申請書を洗い出す

まずは、経費精算書・出張申請書・旅費精算書など、社内で使用している申請書の種類と担当部署を洗い出します。次に、優先的にペーパーレス化を進める申請書の種類を1〜2種類程度決定しましょう。

優先順位を決めるのは、すべての申請書を一斉にペーパーレス化するとプロジェクトの担当者・従業員の双方に負担がかかるためです。経費精算書や有給休暇申請書などの利用頻度が高いものを選ぶと、従業員が最小限の負担でペーパーレス化の効果を実感しやすいでしょう。

2.ワークフローシステムを選定する

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社で扱う申請書の件数や種類、企業規模、予算に合ったものを選びましょう。

複数の候補を挙げて、搭載している機能や操作のしやすさを比較検討することも大切です。「現在利用中の会計ソフトと連携したい」「パソコンに不慣れな従業員が多い」など、希望の条件や自社の課題を挙げておくと、システム選びがしやすくなります。

システム導入で懸念される社内での混乱・トラブルに備えて、サポート体制も確認しておきましょう。

ワークフローシステムの比較ポイントについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連記事：ワークフローシステムの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介

3.承認ルートを調整する

導入するシステムを決定したら、申請の種類ごとに承認ルートの見直しを行います。たとえば、これまで口頭で上司の承認を得てから社長に申請書を回覧していた場合は、新たに上司を組み込んだルートを設定する必要があります。

不要な承認や形骸化したルートがあれば省略するなど、必要に応じた判断で、システム導入効果の最大化を図りましょう。

4.運用ルールを整備して社内に周知する

運用開始前に申請方法や承認ルールをまとめたマニュアルを作成し、社内に周知します。従業員が電子化に抵抗なく対応できるように、キャプチャ画像やFAQも用意しておくとよいでしょう。また、従業員が気軽に相談できる窓口を設けておくのも効果的です。

最初は一部の申請のみを電子化し、従業員の反応や問題点を確認しながら徐々に進めるのが、完全なペーパーレス化を成功させるポイントです。

申請書をペーパーレス化するなら「バクラク申請」

申請書をペーパーレス化することで、申請側・承認側双方の業務効率化だけでなく、コスト削減やテレワークの推進を図れます。また、申請状況の可視化や内部統制の強化がしやすい点もメリットです。

しかし、ペーパーレス化にシステムを導入する場合は、システムの導入・運用にコストがかかります。従業員の定着に時間を要することも懸念されるため、自社に合ったシステム選びと計画的な導入を心がけましょう。

バクラク申請は、社内における申請業務の効率化を図れるシステムです。幅広い申請の電子化に対応しており、人事・労務、法務、情報システムなど、あらゆる部門の申請業務をペーパーレス化できます。

申請時に活用できるAI-OCRや承認経路の自動分岐など、効率化につながる多彩な機能を搭載している点も強みです。また、スマートフォンからの申請・承認が可能で、外出先や移動中でも業務を進められます。

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