領収書の再発行を依頼された時に「二重発行」のリスクを避ける書き方と対応策

経理担当として領収書の処理をしている際、領収書を紛失したと従業員から言われるケースも珍しくありません。以下は、従業員が領収書を紛失した場合の、具体的な対処法とそれぞれの詳細です。

領収書の再発行を依頼してみる

領収書を紛失した際は、領収書の再発行を依頼してみましょう。しかし、領収書の再発行を承諾するかどうかは、事業者の判断に委ねられます。なぜなら、領収書の再発行に法的な義務はないためです。

基本的に、領収書の再発行は拒否される傾向にあります。理由は、経費の水増しに繋がりかねなかったり、脱税の加担を疑われたりする可能性があるからです。

なかには、悪用を防ぐための手順を施した上で再発行に応じてくれる会社もあります。そのため、再発行の依頼が失礼に当たる相手でなければ、まずは再発行の可否について聞いてみましょう。

購入証明書・支払証明書を請求してみる

一部の事業者は、購入証明書や支払証明書の発行に対応しています。購入証明書や支払証明書は、領収書と同じく支払いの証明としての機能を持ちます。

そのため、購入証明書や支払証明書は領収書を紛失した場合に、領収書の代替として使用可能です。しかし、購入証明書や支払証明書を発行する際は、一定の費用が発生することが一般的です。

レシートがないか探してみる

従業員が領収書を紛失した場合の対処法として、レシートを探すことが挙げられます。レシートは、領収書と比べると証憑書類としての信頼性は劣ります。

しかし、レシートには取引に関する情報が記載されているため、領収書の代用として使用することが可能です。領収書の発行に応じてもらえなかった場合は、レシートを探すことを検討しましょう。

カード明細を確認してみる

従業員が領収書を紛失した場合の対処法として挙げられるのが、クレジットカードの利用明細を確認することです。

支払いにクレジットカードを利用していれば、利用明細の記録そのものが領収書として機能します。なぜなら、クレジットカードの利用明細は、第三者による公式記録として税務調査にも対応しているからです。

出金伝票に記録する

出金伝票を活用することで、領収書の紛失に対応できる可能性があります。出金伝票を領収書の代わりとするためには、以下の項目を書きましょう。

• 支払先
• 日付
• 領収書の但し書きに相当する内容
• 金額
• 領収書を紛失した旨

なお、出金伝票の一般的な使い方は、領収書が発行されない支払いを証明するために用いられます。具体的には、香典や自動販売機での購入などです。