支払管理の重要性とは？業務の流れやよくある課題を解説

支払管理とは、取引先への支払代金や期日を管理する業務のことです。支払管理が適切でない場合、支払いミスを招く可能性があります。

企業間における請求・支払業務は、良好な関係性を維持するために欠かせないプロセスの一つです。支払管理表を用いた適切な支払管理が求められます。

本記事では、支払管理の重要性や業務の流れを紹介します。よくある課題や支払管理を行うメリットも解説しますので、ぜひ参考にしてください。

支払管理とは

支払管理とは、取引先への仕入れやサービス利用に伴う代金の支払いを管理する業務です。具体的には、以下のような一連のプロセスを指します。

• 請求書の受領
• 請求情報の確認（突き合わせ）
• 支払実行
• 支払消込

支払管理の主な目的は、支払い漏れや二重支払いなどのトラブル防止に加え、内部統制の強化や不正防止、キャッシュフローの安定化を図ることです。財務の透明性向上や法規制の遵守により、企業間の信用維持にもつながります。

支払管理は単なる事務作業ではなく、企業の信用維持や内部統制の観点からも極めて重要な業務です。

支払管理の主な流れ

本章では、支払管理の主な流れを紹介します。

1.請求書の受領・確認

まず、請求書の受領と確認を行いましょう。取引先から届く請求書と契約内容を照らし合わせ、以下の項目に相違がないかをチェックします。

• 商品・サービスの内容
• 数量
• 金額
• 支払期日
• 振込先

金額を確認する際は、小計・消費税・合計などの計算ミスに留意しましょう。また、2023年10月以降はインボイス制度の開始に伴い、適格請求書発行事業者の登録番号や、税率ごとの消費税額など、法定要件を満たしているかの確認も必要です。

請求内容が正しければ、支払金額を確定してから社内承認を得ます。多くの企業では、不正防止や内部統制の観点から、上長や経営層の承認フローを設けるのが一般的です。

2.支払管理表の作成

支払管理表とは「いつ・誰に・いくら支払うのか」を記す一覧表です。以下の項目を作成し、取引先への支払金額や状況を管理します。

• 支払日
• 支払先の名称
• 取引区分
• 取引内容
• 支払金額

支払管理表を作成する際は、ドロップダウンリストやセルの塗りつぶしなどを活用し、ステータス状況を把握しやすい仕様にするのがポイントです。

3.支払いを行う

支払い準備が完了したら、期日までに支払いを行います。取引先が複数ある場合でも、インターネットバンキングや自動振替などを活用することで、支払業務を効率化できます。支払時には、必ず振込先や金額に誤りがないか最終確認を行いましょう。

4.支払管理表の更新

支払い完了後には、処理漏れが起こらないよう、支払管理表を更新します。取引先や金額などを照らし合わせたうえで「支払い済み」であることがわかるようにしましょう。

5.記帳・消込処理を行う

最後に出金伝票の記帳と消込処理を行います。出金伝票に記帳する項目は以下のとおりです。

• 出金日
• 支払先
• 勘定科目
• 支払金額

記帳することで、会計記録や書類に反映され、財務状況を正確に把握できるようになります。

記帳後は、支払情報と請求書を突き合わせたうえで消込作業を行いましょう。消込作業を実施することで、支払済取引と買掛金残高を正確に照合できます。

請求書処理の業務フローを詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

関連記事：請求書処理の業務フローとは？受領から支払い・保管まで詳しく解説

支払管理を行うメリット

本章では、支払管理を行うメリットを4つ紹介します。

支払いのミスや漏れを防ぐ

支払管理を行う大きなメリットは、支払いのミスや漏れを防止できることです。請求情報や支払状況を適切に管理することで、支払金額や入力時のミス、二重支払い、振込漏れなどのリスクを防げます。

支払管理表を常に最新の状態に保つことや、定期的に内容を確認することで、処理漏れや重複リスクを大幅に軽減できます。

取引先との信頼関係を維持する

取引先との良好な関係性を保つためにも、徹底した支払管理は欠かせません。

適切な支払管理が行われず、支払期日を遅延してしまったり、金額ミスが続いたりすると、取引先企業に悪い印象を与える可能性があります。最悪の場合「信頼できない会社」として、取引が終了してしまうリスクもあります。

支払い業務を遅延やミスなく行うことは、取引先からの信頼獲得や良好な関係性構築につながるでしょう。

資金繰りで困らないようにする

適切な支払管理は、資金繰りにも役立ちます。支払金額や期日が明確になることで、将来の資金需要を予測しやすくなり、計画的な資金確保を図れるでしょう。

支払管理を徹底すると、取引先ごとで支払日が異なる場合でも、資金がショートせずに対応できます。また、資金に余裕がある場合は、先行投資や追加発注などの経営判断も下しやすくなります。

取引の履歴を記録する

支払管理表を適切に保存・管理すると、取引の履歴の確認が容易です。支出の変化もわかりやすく、支払条件や取引先との交渉見直しにも役立ちます。

支払管理で起こりがちな課題

Excelを用いた支払管理を行っている企業は少なくありません。しかし、従来の支払管理では、人為的ミスのリスクや業務の煩雑化など、さまざまな課題が起こりやすいです。

本章では、支払管理でよくある課題を紹介します。

支払い漏れ・二重払いなどのミスが起きる

支払管理が適切に行われていない場合、請求書の見落としによる支払い漏れや、同一請求に対する二重払いといったミスが発生しやすくなります。

支払いに関するミスは、取引先からの信頼低下を招くだけでなく、関係悪化によって取引停止につながる恐れがあるため注意が必要です。

特に、Excelを用いた支払管理は、入力ミスや更新漏れが起こりやすい点が大きな課題です。支払管理の業務フローの確立や請求業務の自動化といった対策を講じ、リスクを最小限に抑える必要があります。

業務が煩雑で属人化しやすい

従来の支払管理では、運用ルールが明確でない場合、業務内容が煩雑になることで属人化しやすくなります。結果として、担当者の不在時に業務が滞ったり、引き継ぎがうまく進まなかったりするなどのリスクが高まるでしょう。

また、従来の支払管理では、請求書を印刷して人の手で回すため、進捗を把握するのが困難です。複数の請求業務が集中し、経理の業務が逼迫するケースも少なくありません。

管理に工数がかかる

取引先や請求件数が増えるほど、支払管理にかかる作業量も増加します。支払予定日の確認や入力などに多くの時間を取られ、本来注力すべきコア業務が進まなくなるケースもあるでしょう。手作業中心の管理は、業務効率の低下も大きな課題の一つといえます。

支払管理表の作成方法

本章では、適切な支払管理に欠かせない「支払管理表」の作成方法を紹介します。

導入コストが少ないExcelやスプレッドシートだけでなく、業務効率化を目指すうえでおすすめの専用システムも紹介しますので、参考にしてください。

Excel・スプレッドシートを利用する

多くの企業で採用されているのは、Excelやスプレッドシートを利用した方法です。導入コストがかからず、早期に作成・運用開始できる点がメリットです。

支払日や取引先名、支払金額などの項目を入力するだけで、簡易的な管理表を作成できます。Excelやスプレッドシートは、カスタマイズの柔軟性が比較的高いため、取引先が少ない小規模の企業には適しています。

一方、Excelを利用する場合、入力ミスや更新漏れが起こりやすいほか、適切な権限管理やバージョン管理を行わない場合は履歴管理が煩雑になりやすい点に注意が必要です。また、管理件数が増えると確認作業の負担が大きくなり、ミスが起こっても早期の発見が困難です。

上記のようなミスを最小限に抑えるためには、運用ルールの明確化が欠かせません。

専用システムを導入する

専用システムを導入すると、支払管理表の作成や運用が容易です。支払管理の専用システムを活用することで、請求情報の一元管理や支払期日の自動管理だけでなく、支払い漏れに関するアラート通知なども可能です。

手作業を大幅に削減でき、支払い漏れや二重払いの防止につながります。また、業務フローが標準化されることで属人化を防止し、管理工数の削減効果も期待できます。

一定の初期費用や月額費用は発生するものの、長期的には業務効率化とリスク低減のメリットが大きいといえるでしょう。

以下の記事では、請求書受領サービスについて解説していますので、ぜひご覧ください。

関連記事：請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方

請求書の受領から支払いを効率的に！「バクラク請求書受取」を活用しよう

支払管理は、支払いミスの防止や取引先との関係性維持、円滑な資金繰りなどにつながる重要なプロセスの一つです。しかし、Excelを用いた管理方法は属人化しやすく、支払い漏れや管理の煩雑化といった課題が生じがちです。

一方、支払管理の専用システムを活用すると、請求情報の一元管理だけでなく、人為的ミスのリスク防止や業務効率化を実現できます。

「バクラク請求書受取」は、受け取った請求書の処理を効率化できるシステムです。証憑の受取から仕訳・振込データの出力までをシステム上で完結できます。

高精度なAI-OCRで手入力業務を自動化するため、工数の大幅な削減も可能です。また、二重処理が見つかった場合、画面にアラートが表示される点も魅力です。

請求書の受領から支払いまでを効率化したい場合は、ぜひ「バクラク請求書受取」の導入をご検討ください。