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請求書の鏡（かがみ）とは？記載すべき項目や書き方を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-08-07
請求書を郵送する場合、鏡をつける必要があります。鏡とは送付状のことです。鏡は必須なのか疑問に思っている人もいるかもしれません。この記事では、請求書の鏡の役割について解説します。書き方や記載項目などについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
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請求書の鏡（かがみ）とは？記載すべき項目や書き方を解説
請求書の鏡（かがみ）とは「送付状」を指す言葉
請求書の鏡とは、請求書とともに封筒に入れる書類のことです。送付状や添え状と表現される場合もあります。請求書と鏡の同封は商取引の習慣であり、現在も一般的に行われています。鏡を作成すれば請求書の要点をまとめられるため、取引上のミスを防ぐ効果を期待できるでしょう。
鏡以外の表記がされることもある
請求書の鏡は、「かがみ」や「鑑」などと表記される場合もあります。どのように表記されていても、基本的に請求書の送付状のことです。なお、「かがみ」という表現は、同封物を確認する際に規範とすべき資料である点に由来しています。請求書に鏡がついていれば、受け取った相手も確認しやすくなります。
「添え書き」との違いとは
請求書の鏡は、「添え書き」とよばれる場合もあります。「添え書き」は、「鏡」「かがみ」「鑑」と同じ意味です。実際に業務で請求書を扱う場面では、鏡ではなく添え書きと表現するケースも多いです。ただし、人によって言い方が異なる可能性があるため、いずれも送付状を指していると理解しておきましょう。
消費税10％のみの請求をする場合でも適格請求書が必要
請求書に記載する金額にかかる消費税が標準税率の10%のみの場合も、基本的に適格請求書発行事業者は適格請求書を発行する必要があります。インボイス制度が導入され、買い手が仕入税額控除を受けるには適格請求書の保存が必須だからです。標準税率のみだからといって通常の請求書を発行すると、買い手から適格請求書の発行を改めて求められるでしょう。
ただし、標準税率と軽減税率が混在する場合とは、適格請求書の書き方が異なります。軽減税率を含まないなら、適格請求書では軽減税率の合計額の記載は不要です。標準税率のみの適格請求書の書き方については以下で詳しく解説するため、参考にしてください。
請求書の鏡はどうしても必要？
請求書の鏡は必須ではないものの、基本的には同封すべきです。請求書を郵送する際に鏡をつけると、受け取った相手が書類の内容を確認しやすくなります。書類に不足がある場合も、早めに気づける可能性があります。よって、鏡は、請求書のミスの防止や早期発見のために役立つ書類です。
ビジネスマナーの観点から考えても、請求書は鏡とともに送付したほうがよいでしょう。鏡がないと対応が雑な印象になったり、ビジネスマナーに無頓着な企業だと思われたりするリスクがあるからです。
ただし、郵送ではなくメールで請求書を送付するなら、鏡の添付は不要です。メールのタイトルを「請求書送付」にしたり、文章の冒頭に鏡に該当する内容を記載したりし、受け取った相手が確認しやすいよう配慮すれば問題ありません。
請求書の鏡の書き方・記載項目
請求書の鏡には、以下の内容を記載しましょう。
- 送付日
- 宛名
- 自社の情報
- タイトル
- 前文
- 主文
- 末文
送付日は、請求書を発送する日付を記載します。宛名には、相手の会社名、部署名、電話番号、担当者名を記載しましょう。会社名や部署名は省略すると失礼にあたるため、正式名称で記載すべきです。自社の情報についても、宛名と同様の内容とします。
また、タイトルは、どのような取引の請求書かわかるよう、具体的な文言を含めましょう。前文ではあいさつの言葉を記載し、主文で送付した資料の種類や枚数などを示します。末文では、締めのあいさつを簡潔に記載してください。
請求書の鏡の書き方・記載項目・テンプレートは、こちらの記事で詳しく解説しています。
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まとめ
請求書を郵送する際は、基本的に鏡をつける必要があります。送付した請求書の概要を鏡に記載すると、受け取った相手がスムーズに確認できるからです。鏡に記載すべき内容は決まっているため、必要な情報を漏れなく盛り込みましょう。
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