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納品書兼請求書とは？作成するメリットや方法、注意点など分かりやすく解説！
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-08-26
事務作業の負担を軽減するための施策として、納品書兼請求書の導入を進める企業が増えています。この記事では、納品書兼請求書の詳細や納品書兼請求書を発行出来るケースについて解説します。
納品書兼請求書を活用するメリットや、納品書兼請求書の書き方・作成方法なども併せて解説するので、参考にしてみてください。
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納品書兼請求書とは？作成するメリットや方法、注意点など分かりやすく解説！
納品書兼請求書とは
納品書兼請求書は、その名前の通り納品書と請求書の機能を兼ね備えた書類です。納品書と請求書の内容を1枚の文書に統合して発行できるため、文書処理の手間を減らせます。
本来であれば、納品書は商品の納品時に発行し、請求書は月末などの後日に発行されます。しかし、納品書兼請求書を用いれば、発行作業を1回で済ませることが可能です。
納品書兼請求書を発行出来るケース
特定の条件下では、納品書と請求書をまとめて1枚の文書にすることができます。納品書兼請求書の発行に適しているケースとして挙げられるのは、単発の取引や、複数回に渡って納品ごとに代金を請求する取引などです。
具体的には、デジタルデザインやイラストの提供などの、物理的な納品物がないサービスの取引に適しています。
納品書兼請求書は一定期間保管する必要がある
納品書兼請求書は、請求書として扱われるため保管義務が発生します。また、期間も通常の請求書と同じく、事業初年度における確定申告の提出期限の翌日からです。
法人の場合は、基本的に7年間に渡って納品書兼請求書を保管することが求められます。なお、欠損金の繰越控除を適用するなら、保管期間が10年間に延長されます。個人事業主の保管期間は5年間であり、消費税納税事業者の場合は7年間の保管が必要です。
納品書兼請求書のメリット
納品書兼請求書にはさまざまなメリットがあります。代表的なメリット3つと、それぞれの詳細は以下の通りです。
経費削減に繋がる
納品書兼請求書を活用すると、経費削減に繋がります。たとえば、納品書と請求書を発行・送付しようとすると、用紙・インク・送料・封筒などのコストがそれぞれの文書で発生します。
しかし、納品書兼請求書としてまとめれば、発行・送付にかかるさまざまなコストを半分にすることが可能です。1つあたりのコスト削減の幅は小さくても、余計なコストを減らせるのは嬉しい点です。
業務効率化に繋がる
業務効率化に繋がることも、納品書兼請求書のメリットとして挙げられます。納品書・請求書の発行や発送に伴う業務をまとめることで、かかる手間と時間を減らせます。
これは、フリーランスや自営業者にとって大きな利点です。なぜなら、本業に集中できる時間が増えて、収入の増加が期待できるからです。
保管が簡単になる
取引の記録を1枚の文書にまとめられるため、保管や管理が簡単になります。保管や管理がしやすくなると、経費業務の効率化を促進できます。
また、取引の追跡が容易になるのも嬉しい点です。依頼主とのやり取りがスムーズになり、良好な関係を築きやすくなります。さらに、依頼主からの印象が良くなると、次回以降の依頼や注文に繋がることが期待できます。
納品書兼請求書の書き方・作成方法
納品書兼請求書を作成する際は、適切な書き方・作成方法を心掛けましょう。以下は、記載が必要な項目とそれぞれの詳細です。
書類作成者の氏名または名称
納品書兼請求書を発行する際は、書類作成者に関する情報を記入する。記入する具体的な情報は、以下の通りです。
- 作成者の個人名
- 作成者が所属する企業名
- 担当者の名前、部署、住所、電話番号
なお、作成者に該当するのは実際に発行した人ではなく、取引の担当者なので注意しましょう。
取引年月日
納品書兼請求書の取引年月日には、基本的に納品日を記載しましょう。納品書兼請求書は、納品書としての役割もあるためです。
しかし、納品日ではなく、出荷日や到着予定日を取引年月日として記載するケースもあります。初めて取引する相手の場合は、事前に取引年月日にどの基準を用いるか確認しましょう。また、混乱を防ぐためにも、取引年月日の基準は統一しておきましょう。
取引内容
取引内容として、納品物の品名や数量などを記載します。なお、品名は自社における管理のしやすさよりも、依頼主にとって分かりやすいことを優先しましょう。
しかし、数量に関しては、明確に記入することが難しい場合もあります。その際は、一式といった表記にしても問題ありません。
取引金額
取引金額には、単価と消費税を記載しつつ、小計と消費税を合わせた合計金額を記入します。なお、単価の記載が難しい場合は空欄にすることも可能です。また、軽減税率の対象品目であれば、その旨も記載しましょう。
書類や金額の改ざんを防ぐために、一定の手順を踏むことも大切です。たとえば、金額の先頭に¥を記入したり、途中にカンマで区切ったりなどが挙げられます。
事業者の氏名または名称
納品書兼請求書にも、依頼主の会社名や屋号を記載する必要があります。また、場合によっては依頼主の会社名や屋号のみならず、担当者の名前まで記載することも必要です。その際は、御中と様を間違えないように注意しましょう。
ほかに記載したほうがよい項目
上記の項目以外にも、記載することが望ましい項目がいくつかあります。具体的な項目として挙げられるのは、以下の通りです。
- 納品番号の記載
- 備考欄への連絡事項やお礼の記入
- 書類の改ざん防止のための捺印
また、フォーマットは一貫して同じものを使用したり、納品書兼請求書であることをタイトルで明確にしたりするのも大切です。
納品書兼請求書を作成する際の注意点
納品書兼請求書を作成する際は、いくつか注意するべき点があります。ここからは、具体的な注意点とそれぞれの詳細を解説します。
取引年月日を確認する
納品書兼請求書の取引年月日は、納品日を記載することが一般的です。しかし、出荷日や到着予定日を記載する場合もあります。
そのため、どの日付を取引年月日に記載する基準とするか、取引相手と認識を合致させておくことが大切です。特に、相手が新規の取引先である場合は、取引年月日をいつにするか確認しておきましょう。
送付先を確認する
法人を相手にする場合に注意したい点として、送付先の選定が挙げられます。法人は、納品先と請求先が異なることが珍しくありません。
基本的には、経理担当部門のある本社に送付することが一般的です。しかし、取引先によっては、納品先に送付したり、納品先とは違う営業所や支店に送付したりする場合もあります。トラブルを避けるためにも、送付先について明確な指示を出してもらいましょう。
担当者不在時は指示を待つ
納品書兼請求書は、基本的に商品を納入する際に渡します。しかし、納品先に担当者が不在の場合は、納品することを避けて相手からの指示を待ちましょう。担当者が不在の状態かつ独断で納品をしてしまうと、トラブルに発展しかねないためです。
また、納品物に添えて届けるように指示された場合は、プライバシーを守るための配慮を心掛けましょう。たとえば、封筒に入れて他人から見られないようにするなどです。
納品物と一緒に送付する
納品書兼請求書は、納品物と一緒に送付しましょう。なぜなら、取引先が納品物の内容と請求情報を同時に確認できるからです。
送付するタイミングを誤ることは、マナー違反とされるため注意しましょう。なお、トラブルが原因で送付が早くなったり遅くなったりする際は、その旨を取引先に連絡することも大切です。
紙ではなく電子化も検討する
納品書兼請求書を作成する際は、電子化も検討しましょう。納品書兼請求書は、納品書や請求書と同様に電子化が許可されています。
電子化すると、効率的な管理や送付が可能になり、業務の効率化が図れます。また、テンプレートや帳票作成システムも多くあり、自身の目的に合った物を選びやすいです。
まとめ
納品書兼請求書は、コスト削減や業務の効率化などの観点から、利便性の高い書類です。しかし、納品書兼請求書の作成自体に手間がかかる状態では、納品書兼請求書の利点を活かしきれません。
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インボイス制度や電子帳簿保存法など、法制度に対応できることも強みです。請求業務を効率的にしたい担当者の方は、ぜひバクラク請求書発行を利用してみてください。
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