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請求書の締日の適切な決め方は？適切な日付の設定を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-08-07
請求書を発行する際は、取引先の締め日を確認する必要があります。しかし、そもそも「締め日とは？」と考えている方も多いでしょう。
この記事では、請求書における締め日についてや決め方を解説します。締め日と支払期日との違いなども紹介するので役立ててください。
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請求書の締日の適切な決め方は？適切な日付の設定を解説
請求書の締め日とは何か
請求書の締め日とは、取引の締め切り日のことで、請求書の発行日や請求金額の集計基準となる日です。
一般的には、請求書を受け取る側が締め日を設定することが多いでしょう。請求書を発行する側は、設定した締め日から次の締め日までに発生した取引を、まとめて請求する流れとなります。
締め日を設定する理由
締め日は、請求に関する事務処理をスムーズに進めるために設けられます。締め日があることで、「いつからいつまでの取引をまとめて請求する」というルールを作れます。
一方、締め日を設定しないと、支払時期がまとまらないため管理が煩雑になります。過去の取引について、すでに請求がなされているか否かもわかりづらくなり、二重での請求や請求漏れなど、ミスが起こりやすくなります。
締め日と支払期限との違い
請求書の支払い期日とは、請求金額を支払う最終期限のことです。
これに対して、締め日は事務処理の区切りとなる日であり、実際の支払日や支払の期限（期日）とは関係がありません。「対価を支払ってもらう日」を意味する支払期限と締め日は、性質が異なります。
なお、支払期日は、契約段階で話し合いのうえ決められます。
請求書の締め日の決め方とは
請求書の締め日の決め方には、明確な決まりはありません。一般的には、請求書を受け取る企業が、自社の状況や慣例をもとに設定しています。
あくまで傾向という点では、月単位で締めた方が事務処理をしやすいため、月末締めにする会社が多い傾向です。また、請求書の発行業務や受け取り業務を行うのは経理の担当者です。経理の担当者は他にも金銭の出納業務を抱えていることから、繁忙期や給料の支払日などと被らないよう配慮するケースもよくあります。
請求書に締め日は記載すべきなのか
請求書には、支払期限（支払期日）は記載しますが、締め日を記載する必要はありません。したがって、請求書の記載事項で支払期限とある欄に、締め日を記載してしまわないよう注意してください。
請求書に支払期限を記載するのは、この記載がないと請求書を受け取った企業で事務処理が遅れるなど、支払いが漏れてしまう可能性があるためです。請求書には、「支払期限」ではなく「振込期限」と記載する場合もあります。
なお、実質的に請求書発行日を締め日とする場合もありますが、これは取引先企業との取り決め次第です。
請求書はいつまでに発行するのか
請求書は、あらかじめ取引先と決めた締め日までに発行しなければなりません。
取引先でも締め日を基準に請求書をとりまとめ、支払手続きを行っているため、締め日までに請求書の発行が間に合わない場合は、その旨を取引先へ連絡する必要があります。
相手先から支払いがない場合の対処方法
まずは、取引先のミスや故意による未入金を疑う前に、社内確認を行いましょう。社内確認をして社内でのミスがなかった場合には、取引先に連絡します。
メールや電話での催促を行っても入金されない、音沙汰がないという場合には、催促状を作成して送付しましょう。催促状とは、支払期日までに代金の入金がなかったことを伝えて、再度入金してくれるように求めるための書面です。
催促状を送付しても入金されないという場合には、督促状を送付しましょう。督促状とは支払期日までに代金が支払われなかったことを伝えて、入金するように求める書面です。
督促状を送付しても未入金が続くという場合には、状況に応じて法的措置をとりましょう。
まとめ
請求書の締め日は、事務処理をスムーズに行うために必要なものです。締め日がなければ請求のミスにつながり、混乱が起こる可能性があります。一方で請求書に締め日を記載する必要はなく、これに対して支払期日の記載が必要である点に注意してください。
請求書の発行は担当者にとってストレスが大きく、かつミスの起こりやすい細かい仕事です。効率よく正確に請求書を発行するなら、請求書作成システムの導入が欠かせません。
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