© 2026 LayerX Inc.
請求書処理を自動化する方法とは？メリットや法的要件も解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2026-04-17
- この記事の3つのポイント
- 請求書処理業務はコストや時間がかかったり、人的ミスが発生したりとさまざまな課題がある
- 請求書を自動化すれば業務負担の軽減やコスト削減、ヒューマンエラー防止などのメリットがある
- 請求書管理・発行システムは、自社が必要とする機能や連携可否など、自社に合ったものを選ぶ
請求書処理は発行や受領、入力、保管など多くの工程があり、担当者の負担が大きくなりがちです。
本記事では、請求書処理を自動化する具体的な方法やメリット、法的要件、システムの選び方などをわかりやすく解説します。業務効率化を検討している方はぜひ参考にしてください。
請求書受領サービス比較資料のご紹介
受領した請求書の受取〜仕訳、支払といった諸業務を効率化するために重要な役割を担う請求書受領サービスの比較表や選定のポイントを紹介した資料が以下のリンクからダウンロードできます。
全6社のサービスの機能や値段の違いを記載した比較表に加え、サービスのトライアル時などに確認しておきたいチェックリスト付きです。システム選定時の参考にぜひお役立てください。
請求書処理を自動化する方法とは？メリットや法的要件も解説
請求書処理業務でよくある5つの課題
請求書に関連する業務には、企業の規模に関わらず多くの課題があります。ここでは、特に多くの企業が抱えている課題について見ていきましょう。
発行や送付にコストと時間がかかる
請求書を紙で発行する場合、用紙や郵送、スペースの確保にコストがかかります。また、複数の工程があり、送付するまでには時間を要します。
業務量に比例して請求書の発行数も多くなることから、繁忙期ほどコストと時間の両面で負担が増えるといえるでしょう。
取引先ごとにフォーマットが異なる
取引先のシステムから出力された請求書は、取引先ごとにフォーマットが異なります。
そのため、会計システムに手入力する際は、項目に気を配りながら行わなくてはいけません。
しかしフォーマットが多岐にわたると、確認にも時間がかかり、入力内容を誤ってしまうリスクも高くなります。また、取引先によって項目の名称などが異なることも、ミスが発生する要因です。新人へ入力業務を指導する際にも、詳しく解説しなければいけません。
受領後の入力作業が負担になりやすい
請求書受領の業務で特に大きな課題とされているのが、受領後の入力作業です。
入力作業は時間や手間を要し、取引先ごとにフォーマットが異なれば、それだけ集中力が必要となります。数多くの請求書を、誤りのないように手入力でシステムへ入れる業務は、担当者にとって大きな負担です。
請求書は月末などの決まった時期に集中する傾向があります。さらに、請求書受領の作業をしつつ通常業務も並行して進めなければいけないため、入力作業はさらに大きな負担となるでしょう。
手入力だと人的ミスが発生しやすい
電卓で請求金額を計算したり、手作業で会計システムへの入力を行ったりする場合、人的ミスのリスクが高まります。
二重チェックなどを行っている企業もありますが、チェック作業が負担となり担当者に余計なストレスを与えモチベーションの低下を招いているケースもあるでしょう。
また、コア業務が圧迫される可能性も高いため、影響を最小限に抑えた仕組みやチェック体制の構築などが必要です。
スキャンやファイリングに手間がかかる
電子取引で授受した請求書は、電子データのまま保存する必要があります。なお、紙で受領した請求書を電子保存したい場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。請求書関連業務では、特にこのスキャンやファイリングが大きな手間となるでしょう。
適切に管理できるよう、細かくラベル付けをして整理するのに時間がかかるのはもちろん、保管スペースの確保も必要となるため、準備が大きな負担になります。請求書関連業務における課題は、以下の記事で解説していますのでご確認ください。
請求書処理を自動化する4つのメリット
請求書処理を自動化すると、業務負担の軽減やコスト削減など、大きく4つのメリットがあります。
ここからは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
業務負担を軽減できる
請求書処理を自動化すれば、これまで多くの時間を要していた作業を大幅に削減できます。
特に取引先ごとに複数の取引内容をまとめて請求する場合、受注データを照合し金額を合算する作業には手間がかかります。件数が多くなるほど処理は煩雑になり、締め日前には負担が集中しやすくなるでしょう。
内容に不明点や変更があれば、その都度担当者へ確認が必要となり、請求内容の確定まで時間を要します。紙の請求書であれば印刷や封入、発送などの工程も発生します。
自動化により、データの取り込みから合算、請求書作成までを一元管理できるため、確認や入力の手間を減らし、業務負担の軽減が期待できる点は、大きなメリットです。
以下の記事では請求書をペーパーレス化するメリットやデメリットについて詳しくまとめています。併せてご覧ください。
関連記事：請求書をペーパーレス化するメリット・デメリット｜進め方も紹介
コストを削減できる
請求書を電子化すれば、紙やインクなどの印刷代、封筒や切手などの郵送費を抑えられる点も、メリットです。紙の請求書を発行する場合、用紙やインク代だけでなく、封入作業や発送にかかる人件費、保管スペースの確保など、さまざまなコストが発生します。
取引先や件数が増えるほどコストは膨らみ、消耗品の管理や印刷トラブルへの対応にも手間がかかるでしょう。請求書の発行や送付を自動化すれば、こうした物理的コストと見えにくい人的コストの両方を削減できます。
ヒューマンエラーを防止できる
請求書処理を自動化すれば手作業の工程が減るため、入力漏れや金額計算の誤り、請求漏れといったヒューマンエラーを防止できる点もメリットです。販売管理データをそのまま反映できれば、転記ミスや宛先間違いも起こりにくくなります。
さらに請求漏れや未入金を通知するアラート機能を活用すれば、見落としを防ぎながら債権管理の精度向上も期待できるでしょう。
リモートワークでも対応できる
業務体制を見直し、リモートワークを導入する企業も増えました。請求書業務も環境を整えることで、オンラインで完結できます。
請求書の受領を自動化すると、ネット環境があれば請求書のチェック・承認ができます。請求書の発行であれば、作成から送付・保管・検索の一連の工程ができるでしょう。
育児や介護を抱える社員でも、自宅で業務できるようになります。また、居住地に関わらず優秀な人材を発掘しやすくなるのもメリットです。経理部門だけでなく部門間のやり取りもスムーズになり、企業全体の業務効率化が見込めます。
請求書処理を効率化・自動化する方法
請求書の受領・発行を自動化・効率化することで、業務にまつわる課題を解決できます。
ここでは、請求書処理業務をスムーズに行える自動化・効率化の方法を確認しておきましょう。
ペーパーレス化を推進する
ペーパーレス化することで、原本をファイリングする手間を排除でき、保管場所が不要になります。しかし、ペーパーレス化を進める際には「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」など最新の法令を正しく理解し、法令に沿って電子化を行うことが必要です。
ペーパーレス化は適切なシステムを導入すれば、比較的スムーズに始められます。特別な費用をかけずできるため、自動化・効率化しやすいといえるでしょう。
ワークフローシステムを導入する
請求書受領・発行に「ワークフローシステム」があれば、承認プロセスをスムーズに行えます。ワークフローとは、請求書受領・発行を行うための一連の作業や手続きのことです。
請求書受領・発行に複雑な承認プロセスを導入している企業も少なくありません。承認可能となるステップ数、適用条件について改めて確認し、工数を見直すことが効率化につながります。
以下は、ワークフローシステムを徹底比較した記事です。ぜひご覧ください。
関連記事：ワークフローシステムの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介
請求書管理・発行システムを導入する
請求書処理を自動化する代表的な方法として、クラウド型の請求書管理・発行システムの導入もあります。
クラウド型システムは請求書の作成や送付、受領、保管までをインターネット上で一元管理できる点が特長で、ソフトのインストールが不要なため、場所を問わず利用可能です。
請求書発行システムでは請求額の算出から帳票作成、メールや郵送での送付までを一括で管理できるほか、CSVや販売管理データを取り込めば、請求書を自動作成できるサービスもあり、入力や転記の手間を大幅に削減できます。
一方で受領・管理システムでは、受け取った請求書を電子保管し、検索やデータ連携が可能であるため、業務効率の向上と法令対応の強化を同時に実現できるでしょう。
請求書発行システムの詳細は、以下の記事でご確認ください。
関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介
関連記事：請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方
請求業務代行サービスを導入する
アウトソーシングを利用して業務を効率化する方法もあります。請求書発行のアウトソーシングでは、取引データを提出すると、作成から送付までを代行会社が行います。入金確認や未回収金の催促、消込業務を代行するサービスの導入も有効です。
受領業務では、書類の開封やデータ化が委託できます。アウトソーシングの活用によって本来のコア業務に集中できるため、全体的な生産性向上につながるでしょう。
請求書処理を自動化する際に押さえておくべき法的要件
請求書処理を自動化する際は、業務効率だけでなく法令への適合も確認しておく必要があります。特に重要なのが、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応です。自動化を進める前に、それぞれの要件を整理しておきましょう。
電子帳簿保存法で気を付けるべきポイントは、以下のとおりです。
- 電子取引データは電子保存が義務化されていること
- 取引日・金額・取引先で検索できること
- 日付や金額の範囲指定検索が可能であること
- タイムスタンプや訂正・削除履歴などの改ざん防止措置があること
2024年1月以降、電子で授受した請求書は紙保存が認められていません。検索機能や改ざん防止機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
次に、インボイス制度で気を付けるポイントは、以下のとおりです。
- 適格請求書発行事業者の登録番号を記載すること
- 税率ごとに区分した金額および消費税額を記載すること
- 消費税の端数処理を税率ごとに1回とすること
記載事項が増えていますが、対応したシステムを導入すれば、記載漏れや計算ミスの防止につながります。
請求書管理・発行システムの選び方
請求書管理・発行システムは、必要な機能の有無と自動化できる範囲を基準に選ぶと、自社に最適なものを選定できます。
ここからは、請求書管理・発行システムの選び方を見ていきましょう。また、請求書作成ツールについて徹底比較した以下の記事も、ぜひ併せてご覧ください。
関連記事：請求書作成ツールの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介
自社が必要とする機能が備わっているか
自動化する目的を明確にすることで、自社に必要な機能を見極めやすくなります。請求書には発行者名や支払期限、請求金額、税額などの情報記載が必要です。業種によっては源泉徴収税や軽減税率への対応が必要な場合もあります。
データの詳細な記録やマスター情報との連携機能があるシステムを選定することで、仕訳作業の効率化や入力ミスの防止が期待できます。
たとえば、請求書発行システムは作成・送付・保管・入金管理などを一元化できるツールですが、作成から送付のみを効率化したいのであれば、多くの機能を搭載していなくてもよいでしょう。
そのため、現在の業務課題や状況、将来的なニーズまでを分析して、必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。
また、業務負担を減らすのがメインなのか、人的ミスを減らすことに注力したいのか、導入目的もはっきりさせておくようにしましょう。
どの業務範囲まで自動化できるか
請求書管理・発行システムは、製品ごとに自動化できる範囲が異なるため、どこまで対応できるのかを事前に確認することが大切です。AI-OCRによるデータ化や承認ワークフロー、会計システム連携、郵送代行や入金管理など、自動化できる範囲はさまざまです。
まずは自社がどこまで自動化したいのかを整理し、残したい業務との線引きを明確にしましょう。目的と要件を明確にすることで、自社に適したシステムを選びやすくなります。
自社で使用しているシステムと連携できるか
請求書管理・発行システムを選ぶ際は、現在使用している会計ソフトや販売管理システムと連携できるかを確認することが重要です。連携ができなければ、請求データを手入力する手間が残ってしまいます。
特に、API連携に対応していればデータの自動取り込みが可能です。入力作業を減らし、業務全体の効率化を図ることができるでしょう。
業務環境に合う導入形態か
ツール導入を行う際は、導入形態にも気を配りましょう。一般的なツールは、オンプレミス型・クラウド型・インストール型の3つです。
オンプレミス型は、自社サーバーでの管理が必要で、運用には知識のある人材が欠かせません。一方で既存システムとの親和性を高めるカスタマイズが可能なため、大企業や長期的に使用する企業に向いています。
クラウド型は、オンラインでサービスを利用するため、社外での運用が可能です。少人数〜中規模の企業に適しているでしょう。インストール型は、専用のソフトウェアを購入し、パソコンに導入する形態で、外部と接続せずに管理したい場合や、コストを抑えたい企業に向いています。
ただし、法改正やバージョンアップについては、最新バージョンを再度購入する必要があります。
導入形態により、業務環境・効果は大きく変わるため、比較しながら慎重に検討しましょう。
コストは見合っているか
クラウド型システムの場合、月額課金制が主流で、利用者が増えるほどコストが高くなる可能性があります。そのため、自社の取引件数や業務規模に適したプラン選びが重要です。
取引件数が少ないのに大規模なシステムを導入するとコストが無駄になり、反対に取引先が多いのに小規模なツールを使うと業務効率が低下します。初期費用は抑えられるものの、長期的なランニングコストを考慮しなければ、結果的に割高になることもあります。
必要最小限のプランから始め、業務の拡大に応じてアップグレードするなど、無駄のない運用ができるようコスト面も考慮しましょう。
サポート体制は整っているか
ツールの提供元のサポート体制も選定のポイントとして重要です。ツールを導入した初期は、問題やトラブルが発生しやすくなります。問い合わせた時に、素早い対応をしてくれるサポート体制が整っていると、業務の効率がさらに高まります。
スピーディで安心感のあるサポートが受けられるかどうかをしっかりと確認するようにしましょう。
請求書処理を自動化するなら「バクラク請求書発行」
請求書業務は発行や入力、保管に手間がかかり、ミスやコスト増の原因になりやすい業務です。自動化によって負担やコストを削減できるだけでなく、法令対応もスムーズに進められます。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も含め、今後は効率化と正確性の両立が欠かせません。請求書処理の自動化には「バクラク請求書発行」の活用がおすすめです。
帳票の作成から稟議、送付、保存までを一気通貫でデジタル化でき、業務の流れを大きく変えずに導入できるほか、取引先に合わせた送付方法を選択可能で、さまざまなフォーマットのテンプレート登録にも対応しています。
さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、効率化と法令遵守を同時に実現できます。バクラク請求書発行について詳しくは、以下のページをご覧ください。